4.3. Отпуск запасов в производство и их перемещение

Выдача производственных запасов со склада в цеха, на участки непосредственно для изготовления продукции рассматривается как отпуск их в производство.

Запасы отпускаются в производство по весу, объему или по счету в соответствии с установленными на предприятии нормативами и объемом производства продукции. Отпуск запасов в производство, как правило, должен производиться на основании установленных лимитов.

Лимитирование отпуска запасов в производство оформляется лимитно-заборными картами по формам № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху - потребителю запасов, другой - на склад или в кладовую цеха. Отпуск запасов со склада в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов. В лимитно-заборной карте цеха расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха.

При отпуске запасов сверх установленного лимита или при замене запасов одного вида другим используется акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (ф. №М-10).

Отпуск запасов, потребность в которых возникает периодически, осуществляется по накладным-требованиям (ф. № М-11).

Перемещение запасов из одного склада в другой оформляется накладной-требованием (ф. № М-11) или лимитно-заборными картами.

4.4. Отпуск запасов на сторону

Отпуск производственных запасов на сторону оформляется на основании договоров и нарядов при наличии письменного разрешения руководителя предприятия путем выписки накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-11) или накладной на отпуск товарно-материальных ценностей (ф. № М-20).

При использовании автотранспорта (собственного или привлеченного) для перевозки отпущенных запасов выписывается вместо накладной-требования или накладной товарно-транспортная накладная (далее - ТТН) (ф. № 1-ТН), утв. приказом №488¹⁴ - комбинированный документ, который составляется из трех самостоятельных разделов: сведения о грузе, погрузо-разгрузочные работы, другая информация.

В тех случаях, когда в разделе ТТН "Сведения о грузе" невозможно перечислить все названия и характеристики отпущенных для перевозки ценностей, к ТТН в обязательном порядке должны прикладываться товарные накладные (сертификат, накладная ф. № М-11 или ф. № М-20).

При этом в товарном разделе ТТН делается соответствующая отметка (номера и даты выписки накладных). В этих случах ТТН без приложенной товарной накладной считается недействительной.

Отпуск запасов на сторону производится при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей (ф. М-2 или № М-2б), заполненной в соответствии с Инструкцией № 99.

4.5. Документальное оформление учета запасов на складах (в кладовых)

Аналитический учет производственных запасов на складах осуществляется материально ответственным лицом на карточках складского учета материалов по ф.М-12. Учет производственных запасов на такой карточке ведется по каждому наименованию, сорту, виду и размеру запасов с указанием номенклатурного номера и учетной цены. Записи в карточках производятся на основании первичных приходно-расходных документов в день осуществления операций.

Карточки открываются в бухгалтерии и выдаются под роспись материально ответственному лицу (завскладом или кладовщику). В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, указывающие места хранения запасов (стеллажи, ячейки и т.п.).

К месту хранения прикрепляется материальный ярлык по форме № М-17.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета, в которых предусматриваются те же реквизиты, что и в карточках.

Систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) кладовщик обязан составить реестр приема-сдачи документов по форме № М-13 и вместе с первичными документами по приходу и расходу запасов сдать в бухгалтерию под роспись бухгалтера, ведущего учет материалов.

Сдача складом лимитно-заборных карт (ф. № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а) производится сразу после использования лимита. В конце месяца сдаются все лимитно-заборные карты независимо от использования лимита. Итоговые данные лимитно-заборных карт склада должны быть сверены с данными цеховых экземпляров таких карт.

Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) производить на складах контрольные проверки своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям и записей в карточках складского учета. Проверку записей операций и выведенные завскладом (кладовщиком) остатки по каждой операции бухгалтер подтверждает своей подписью в соответствующей строке карточки складского учета (ф. № М-12).

Есть учет запасов ведется по оперативно-бухгалтерскому методу, завскладом (кладовщик) обязан представить в бухгалтерию в установленные сроки ведомость учета остатков материалов на складе на конец отчетного месяца по форме № М-14 (ее еще называют "сальдовой" книгой).

Сущность оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода заключается в том, что в карточках, открытых на каждый номенклатурный номер материалов, записи ведутся позиционным способом.

Это значит, что в каждой строке указывается приход или расход на основании первичных документов и в специальной графе выводится остаток материалов, что позволяет кладовщику в любой момент представить оперативные сведения об остатках материалов.

Ведомость (форма № М-14) составляется по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией, из которых проставляется количество материалов, а сумма определяется умножением количества единиц материалов на их учетную цену.

В строительных организациях вместо ведомости учета остатков материалов на складе (ф. № М-14) представляется в бухгалтерию материальный отчет по форме № М-19 с приложением первичных документов, в который заносятся по перечню все материалы на начало месяца (количество), обороты за месяц (приход, расход) и остатки на конец месяца (независимо от того, было или не было движения этих материалов за отчетный месяц).