1.4. Комп’ютеризація бюджетування зовнішньоекономічної діяльності на підприємстві

При впровадженні та застосуванні на підприємствах бюджетування зазвичай виникає запитання, коли необхідно здійснювати його автоматизацію. Оптимальним варіантом при цьому є здійснення системної автоматизації бюджетування на підприємстві вже після відпрацювання методики, методології бюджетування, вибору форм основних, допоміжних та спеціальних бюджетів, кошторисів, розроблення моделі консолідування бюджетних показників, відпрацювання каналів оперативної передачі фінансової інформації та здійснення декількох циклів розроблення, аналізу та корегування бюджетів. Доцільно водночас зазначити, що повноцінне бюджетування неможливе без автоматизації цієї управлінської технології, тому що здійснити оперативний збір, оброблення і консолідування фактичних даних без автоматизації практично неможливо.

Типовий проект автоматизації бюджетування на підприємстві охоплює такі етапи:

1. Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування та вивчення пропозицій на ринку.

2. Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної архітектури.

3. Вибір, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції.

4. Навчання користувачів.

5. Впровадження в експлуатацію, підтримка та супровід проекту.

Розглянемо кожний із етапів ретельніше.

Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування передбачає підбір такої автоматизованої бюджетної системи, яка би відповідала галузі діяльності, особливостям побудови організаційної структури управління, дозволяла би швидко акумулювати необхідні дані відповідно до управлінських цілей та забезпечувала би високий рівень їх достовірності. Тобто основними вимогами щодо автоматизації бюджетування є:

• відповідність фінансовим можливостям підприємства;

• адаптивність автоматизованої системи бюджетування;

• забезпечення багатоваріантності бюджетування на гнучких засадах;

• швидкість навчання користувачів та можливість внесення змін;

• комплексне охоплення усього інформаційного масиву даних;

• прозорість взаємозв’язків між різними модулями програмної продукції;

• наявність консультативної допомоги користувачам;

• здатність пристосування до будь-якої організаційної структури управління тощо.

Комп’ютерні програми для цілей бюджетування повинні дозволяти:

• формувати необхідний набір показників управління при мінімальній вартості програмного забезпечення;

• формувати необхідні макети бюджетних форм;

• мати можливість інтегрування з іншими програмами;

• одночасно працювати в мережі великій кількості користувачів.

Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної архітектури передбачає вибір параметрів та характеристику майбутньої автоматизованої бюджетної системи а також визначення складу технічних засобів (комп’ютерів, сереверів, передавальних пристроїв, операційних систем тощо), необхідних для фунукціонування бюджетної системи.

Етап вибору, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції є найбільш складним та відповідальним, оскільки він часто визначає ефективність автоматизації бюджетування. Доцільно зауважити, що для автоматизації бюджетування у великих корпораціях, холдингових компаніях часто використовують програмну продукцію, що належить до певного класу інтегрованих систем управління (ІСУ). Фахівці згруповують ІСУ у такі основні класи:

• MRP (Manufacturing Requirements Planning): передбачає управління лише виробництвом;

• MRP II (Manufacturing Resource Planning): включає бізнес-планування, планування попиту, реалізації, виробництва, потреби у матеріальних ресурсах, виробничих потужностях, управління замовленнями клієнтів, оцінку виконання тошо;

• ERP (Enterprise Resource Planning): передбачає управління усіма різновидами ресурсів підприємства, включаючи моделювання, різноманітні аналітичні інструменти, оптимізацію прийняття управлінських рішень (даний стандарт трансформував систему MRP II та поповнився такими функціональними модулями, як прогнозування попиту, управління проектами, витратами, складами, опрацюванням технологічної інформації тощо);

• ERP II (Enterprise Resource and Relationship Planning): створює можливості для управління на противагу попереднім системам зовнішніми стосунками підприємства із постачальниками, замовниками, партнерами тощо;

• S-MES (Standartised Manufacturing Executions System): забезпечує контролювання стану і розподілу ресурсів, диспетчеризацію виробничих процесів, збір і обробку даних, управління виробничими процесами, планування і супровід виробництва, управління якістю продукції, аналіз продуктивності, складання графіків робіт, формування системи документообігу, управління персоналом, управління виробничими фондами тощо.

Усі інтегровані управлінські системи дозволяють упорядкувати виробничі процеси, мінімізувати часові втрати за усіма операціями, знизити брак, відпрацювати документообіг тощо. Але водночас системи таких класів є надзвичайно дорогими, характеризуються низьким рівнем адаптивності, тривалістю впровадження, налагодження та тестування, складністю навчання користувачів. Найбільш відомими системами автоматизації бюджетування, які розробляються у високорозвинутих країнах на засадах відповідних класів інтегрованих управлінських систем, є SAP/R3, BAAN IV, IFS та інші. Наприклад, SAP/R3 є найвідомішим програмним продуктом німецького виоробництва класу ERP. Ця програма може підлягати будь-яким модифікаціям та змінам. Звичайно для цього необхідні великі фінансові витрати, а також ретельне відпрацювання усіх регламентів та процедур бюджетування для забезпечення їх сумісності з іншими модулями. При цьому мова фактично йде про докорінну перебудову усіх сфер діяльності підприємства від системи документообігу, до системи обліку під західні вимоги, що зазвичай не кореспондується із національним закорнодавством. Отже перевагами таких систем є можливість застосування у великій, територіально диверсифікованій організації, надійність та широкий спектр функцій, урахування усіх сфер функціонування організації. Але вони для вітчизняних підприємств характеризуються значним переліком недоліків, а саме: складності у галузевій та ринковій адаптації, надлишковий аналітичний інструментарій, висока вартість (наприклад, середня вартість проекту впровадження, включаючи вартість ліцензії, технологічний консалтинг та підтримку, становить від 40 до 1200 тис. дол. США). Відповідно такі системи є, як правило доступними лише для великих фінансово могутніх підприємств та різних об’єднань.

Конкурентами для таких систем є розробки російських програмістів, спеціалізовані програмні продукти яких за функціональними характеристиками та технологічним рівнем є достатньо привабливими. Параметри російських автоматизованих бюджетних систем охарактеризовано у табл. 1.9 .

Таблиця 1.9

Параметри російських автоматизованих бюджетних систем

Програмні продукти	Підприємство-виробник	Переваги	Недоліки	Мінімальна вартість ліцензії, дол. США
1	2	3	4	5
Bplan	IТeam	Простота в оволодінні та використанні; максимальна адаптивність.	Настольний клас; відсутність інструментарію для узгодження бюджетів.	1020
Красный Директор	Бмикро	Повний облік фактичних операцій; простота в оволодінні та використанні.	Необхідність введення повної та точної інформації відносно майбутніх операцій; настольний клас; мінімальна адаптивність.	330
Business Builder Plan Designer	СофтПром	Високий рівень адаптивності; графічна інтерпретація бюджетної моделі в усіх деталях; високий рівень узгодженості усіх бюджетів; простота в оволодінні та використанні.	Локальний клас; залучення до роботи у програмі декількох спеціалістів вимагає втручання спеціалістів.	9900
Инталев: Управление финансами	Инталев	Висока якість програмного продукту; широкі можливості щодо планування бюджетів на моментному та агрегованому рівнях.	Обмеженість напрямів планування; основні форми звітності є жорстко фіксовані; мінімальна адаптивність.	500
Инталев: Бюджетное управление	Инталев	Містить процес управління фінансами на основі платіжного календаря; автоматизовано формування замовлень та реєстр платежів.	Мінімальна адаптивність; жорсткий взаємозв’язок із бухгалтерським обліком.	960
Инталев: Корпора-тивные финансы	Инталев	Високий рівень адаптивності; можливості формування систем планування та обліку за напрямами, видами діяльності тощо.	При плануванні вимагається значна деталізація інформації; базується на бухгалтерському підході, відповідно з програмою можуть працювати лише фахівці-бухгалтери.	1200
Контур Корпорация. Бюджет	IntersoftLab	Високий технологічний рівень; охоплення усієї управлінської документації; можливості планування та обліку за бізнес-напрямами та структурними підрозділами.	Найбільш придатна для організацій банківської сфери.	3840
КИС: Бюджетиро- вание	Компью-терные Информа-ционные Системы	Існує ретельно пророблена і документально оформлена процедура впровадження на підприємствах.	Мінімальна адаптивність та гнучкість.	980

Також значної популярності на російському ринку набув фінансовий органайзер серії “Тор-Консультант”, який поєднує у собі управлінську технологію з повним набором оперативних керівництв, інструкцій та коментарів із розроблення та застосування конкретних бюджетних форм та комп’ютерні програми, що дозволяють не лише автоматизувати усі розрахунки з бюджетування, але за необхідності і змоделювати адаптовану бюджетну схему для підприємств різних галузей діяльності.

На російському та українському ринках найбільш прогресивні управлінські системи, які застосовуються також і у сфері бюджетування, пропонує корпорація “Галактика”. Наприклад система “Галактика”, що формується на засадах концепції MRP II передбачено: планування для масового, серійного, індивідуального виробництва при зборці на замовлення, виготовлення на замовлення і на склад; єдиний механізм планування збуту, виробництва і постачання; довготермінове і оперативне планування; консолідацію і декомпозицію планів; реєстрацію фактів виконання за товарно-супровідними документами; автоматичне порівняння планових і фактичних показників з розрахунком відхилень; планування у довільній структурі часових періодів; відображення планів у різних спрямуваннях; наскрізне перепланування при зміні попиту чи стану виробництва. Дана система містить модуль “Управління бюджетом”, який призначений для автоматичного формування планових і фактичних показників бюджетів на основі первинної виробничо-господарської та бухгалтерської документації. Бюджетування в системі “Галактика” забезпечує виконання таких завдань:

• автоматичну побудову консолідованих бюджетів за будь-якою складною організаційною структурою управління підприємства (від холдингової структури до структури відділів та підрозділів);

• автоматизацію процедури узгодження бюджетів і зберігання даних на усіх етапах узгодження;

• забезпечення гнучкості бюджетування, що сттворює можливості для формування та аналізу різних варіантів бюджетів;

• гнучке налаштування аналітичних ознак статей та їх візуального зображення у типових формах бюджетів;

• гнучке налаштування відображення форм бюджетів для кожного підрозділу;

• формування планових показників бюджетів за оперативними планами в системі “Галактика” (наприклад, формування бюджету на основі календарних планів договорів);

• формування фактичних показників бюджету в автоматичному режимі на основі оперативних і бухгалтерських даних системи “Галактика”;

• можливість одночасно агрегувати бюджет за різними об’єктами (функціональними сферами, підрозділами тощо), забезпечуючи таким чином наскрізне матричне бюджетування.

Доцільно зауважити, що корпорація “Галактика” пропонує адаптовані програмні системи відповідно до сфер та видів діяльності. При цьому галузеву систему “Галактика” для харчової галузі використовують такі підприємства, як “Nemiroff”, “Київський міський молокозавод №3”, “Союз Віктан” та інші; для будівельної галузі – “АЙ БІ Україна”, “Лісбуд”, “Алюмпласт-Львів”, ВАТ “Івано-Франківськцемент” тощо. Спеціалізовані галузеві системи також розроблені для гірно-металургійного комплексу, хімічної та фармацевтичної галузей, нафтогазового комплексу, лісопереробної та целюлознопаперової промисловості, торгівлі, зв’язку, транспорту, страхових підприємств та спеціалізованих державних структур (митних, податкових, судових і правоохоронних органів).

Крім цього, на вітчизняному ринку пропонує свої спеціалізовані пакети прикладних програм компанія “Диск”, а саме програмний продукт “ДИСК: універсальна облікова система + ФП + ПП”, в системі якого реалізовано бюджетування (створення бюджетів для окремих підрозділів і всього підприємства, контроль за виконанням бюджетів). Клієнтами компанії є підприємства, які працюють у різних сферах національної економіки: “Енран-Телеком”, “Сапсан”, мережа магазинів “Роксолана”, українське представництво “Віссман”, СП “Свема-Драгоні”, ЗАТ “Львівський жиркомбінат”, ВАТ “Шкіряник” та інші. ТзОВ “Програмні системи розвитку” є розробником програмних продуктів та технологічних рішень сімейства “Менеджер” (“Менеджер-Олігарх”, “Менеджер-Інвестор”, “Менеджер-Стратег”, “Менеджер-Гроші”, “Менеджер-Фінанси” та інші), які також включають модулі бюджетування у відповідних сферах.

НПП “Інформаційні технології” провідний український розробник корпоративних інформаційних систем для великих та середніх промислових підприємст пропонує на ринку повнофункціональну ERP, MRP II систему “ІТ - Підприємство”, яка створює умови для комплексної автоматизації діяльності усіх служб промислового підприємства. Дана система містить мобуль “Фінансове та техніко-економічне планування”, який охоплює:

• бюджетування: бюджет доходів та витрат (бюджети підрозділів, підприємства, видів діяльності), бюджет руху грошоих коштів, контроль бюджетів при виписці документів, автоматичний розрахунок фактичних бюджетів;

• платіжний календар;

• фінансовий аналіз: фінансові коефіцієнти (ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості, ділової активності), табличний та графічний аналіз;

• техніко-економічне планування: багатоваріантні розрахунки собівартості та цін на продукцію, планування собівартості випуску, багаторівневе калькулювання, розрахунок точки беззбитковості, аналіз обсягів та номенклатури, гнучке налагодження методик калькулювання тощо.

Доцільно зауважити, що розроблено галузеві версії системи “ІТ - Підприємство” для підприємств машинобудівної та приладобудівної галузей (ВАТ “Завод “Київпродмаш”, ВАТ “Кременчуцький колісний завод”, ВАТ “Вінницький завод тракторних агрегатів”, Луганський машинобудівний завод ім. А.Я. Пархоменко), суднобудування (ВАТ “Завод “Ленінська кузня”, Феодосійська суднобудівна компанія “Море”, Іллічівський судоремонтний завод), хімічної промисловості (ВАТ “Хімволокно”, ВАТ “Демітекс”, Поліграфічний комбінат “Україна”), металургії (ЗАТ “Нікопольський завод безшовних труб “Ніко Тьюб”, ВАТ “Єнакиївський металургійний завод”, ВАТ “Український графіт”), кабельної промисловості (ВАТ “Завод “Чувашкабель”, ВАТ “Завод “Саранскабель”, ВАТ “Завод “Кірскабель”), харчової промисловості (ЗАТ “Житомирські ласощі”, фабрика “Світязь”, ВАТ “Одесавінпром”) тощо.

Варто зазначити, що для ефективного застосування бюджетування, забезпечення оптимального співвідношення “витрати-вигоди” необхідно для автоматизації бюджетування починати не із закупівлі дорогого програмного та технічного забезпечення, а зі створення власної спеціалізованої програми із застосування можливостей табличного процесора Microsoft Excel (для автоматизації розрахунків) та Microsoft Access (для формування баз даних первинної документації, збору та оброблення даних управлінського обліку). Коли мова йде про автоматизацію бюджетування зовнішньоекономічної діяльності, то, як правило, воно провадиться паралельно із комплексною автоматизацією системи бюджетування на підприємстві, або ж характеризується одиничною елементною автоматизацією із використанням Microsoft Excel та Microsoft Access.

Після вибору програмної продукції, її встановлення, налагодження та тестування, а інколи і паралельно відбувається навчання користувачів роботі з новою програмою. На даному етапі необхідно враховувати, що якісне та висококваліфіковане навчання є дорогим та вимагає відповідної попередньої підготовки працівників (наприклад, вивчення основ бухгалтерського обліку, фінансів та економіки підприємства). Бажано, щоб працівники брали участь і у розробленні програмної продукції, чітко уявляли взаємозв’язки між її елементами та модель консолідування бюджетних показників. Це значно полегшить роботу із їх навчання та забезпечуватиме якіснішу підготовку до взаємодії із програмною продукцією.

Впровадження в експлуатацію проекту автоматизації бюджетування є найбільш складним та трудомістким етапом, оскільки зумовлює зростання навантаження на працівників, часто викликає опір з їх боку, супроводжується чисельними помилками та незадоволенням керівництва тощо. Підтримка та супровід проекту передбачає необхідне доопрацювання програмного пробутку, його підтримання у належному вигляді, обслуговування, переналагодження, консультування тощо.

Доцільно зазначити, що на вітчизняному ринку основною проблемою автоматизації бюджетування є те, що програмна продукція безпосередньо прив’язана до бухгалтерського обліку, а бюджетування, як відомо базується на даних управлінського обліку. Найбільш перспективним вирішенням цієї проблеми є прилаштування бухгалтерських програм та програм бюджетування до єдиної бази первинної документації відповідно до визначених організаційних цілей.