1.3. Місце бюджетування у системі управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємства

Управління зовнішньоекономічною діяльністю організації доцільно розглядати як конкретну функцію менеджменту (конкретний вид управлінської діяльності), яка для забезпечення ефективної реалізації повинна виконуватись шляхом загальних функцій (рис. 1.2):

1. Планування зовнішньоекономічної діяльності організації;

2. Організування зовнішньоекономічної діяльності (створення відповідних спеціалізованих чи вбудованих підрозділів для управління зовнішньоекономічної діяльності, забезпечення функціонального розподілу, визначення повноважень та відповідальності працівників, що задіяні у зовнішньоекономічній діяльності тощо);

3. Мотивування працівників, задіяних у зовнішньоекономічній діяльності (встановлення форм, систем оплати праці, розмірів та характеру надбавок, доплат і премій за результати здійснення зовнішньоекономічної діяльності);

4. Контролювання зовнішньоекономічної діяльності (попереднє, поточне та завершальне відносно усіх ресурсів, що використовуються у сфері зовнішньоекономічної діяльності);

5. Регулювання зовнішньоекономічної діяльності (може здійснюватись на будь-якому із попередніх етапів залежно від результатів контролювання зовнішньоекономічної діяльності).

Як видно з рис. 1.2 та вищенаведеної послідовності планування зовнішньоекономічної діяльності є першим етапом реалізації управління зовнішньоекономічної діяльності в межах технології менеджменту. Отже, планування зовнішньоекономічної діяльності – це вид управлінської діяльності, що визначає перспективу розвитку та майбутній стан зовнішньоекономічної діяльності організації. Необхідно наголосити, що планування зовнішньоекономічної діяльності виступає першим етапом технології менеджменту, формує інформаційну базу для подальшого організування, мотивування працівників, контролювання та регулювання у сфері зовнішньоекономічної діяльності. Планування зовнішньоекономічної діяльності – це цілеспрямована діяльність щодо передбачення, прогнозування умов, процесів, результатів та інших складових зовнішньоекономічної діяльності організацій з урахуванням стану та перспектив розвитку середовища функціонування. Фактично це є процес або сукупність дій, спрямованих на визначення перспектив здійснення та розвитку зовнішньоекономічної діяльності підприємства. При здійсненні планування зовнішньоекономічної діяльності організації відбувається планування усіх видів ресурсів (трудових, інформаційних, матеріальних, фінансових, енергетичних), необхідних для здійснення зовнішньоекономічної діяльності, діяльність працівників щодо реалізації зовнішньоекономічної діяльності, розраховується сукупність планових параметрів, визначається перелік заходів щодо реалізації встановлених цілей у сфері зовнішньоекономічної діяльності. Тобто мова йде про системний підхід до планування зовнішньоекономічної діяльності організацій, що повинен враховувати усі складові та елементи зовнішньоекономічної діяльності організацій та їх взаємозв’язки із іншими видами та сферами діяльності підприємств.

Організування у сфері зовнішньоекономічної діяльності передбачає побудову організаційної структури управління організації в основному залежно від розмірів підприємства та масштабів зовнішньоекономічної діяльності. При цьому різноманітність організаційних форм передбачають широкий діапазон формування структур управління зовнішньоекономічною діяльністю: від створення вбудованого відділу зовнішньоекономічної діяльності до формування дочірніх підприємств з управління зовнішньоекономічної діяльності організації. В умовах зовнішньоекономічної діяльності зазвичай використовуються дивізійні структури управління (продуктові, територіальні, споживчі тощо). Крім побудови організаційної структури управління зовнішньоекономічною діяльністю, в межах організування визначаються функції, обов’язки, повноваження, відповідальність працівників, задіяних у зовнішньоекономічній сфері, проробляються організаційні аспекти здійснення зовнішньоекономічних операцій, схеми взаємодії, документообігу тощо.

Рис. 1.2. Місце управління зовнішньоекономічної діяльності в системі менеджменту організації

Мотивування працівників, задіяних у зовнішньоекономічній діяльності, передбачає надання дієвих форм та систем оплати праці. Наприклад, для стимулювання експортної діяльності працівникам зазвичай надають прогресивну комісійну форму оплати праці, яка передбачає отримання ними визначеної комісійної винагороди, що розраховується як відсоток від виручки від реалізації продукції за кордон. Крім того, дієвими стимулами також виступають надбавки за знання іноземних мов, доплати за розширення зони обслуговування та роботу у понаднормовий, нічний час та святкові дні, премії за перевиконання встановлених завдань, економію фінансових ресурсів тощо.

Контролювання у сфері зовнішньоекономічної діяльності передбачає здійснення попереднього, поточного та завершального видів контролю стосовно матеріальних, трудових, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів, що використовуються при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності. Контролювання передбачає оцінювання фактичних параметрів, що характеризують різноманітні аспекти зовнішньоекономічної діяльності, зіставлення їх із плановими, нормативними, визначення масштабів відхилень та прийняття рішення про необхідність здійснення корегувальних дій. Якщо таке рішення є позитивним, то виникає необхідність у забезпеченні регулювання зовнішньоекономічної діяльності, яке може здійснюватись на будь-якому із попередніх етапів: плануванні, організування, мотивуванні.

У результаті реалізації конкретної функції менеджменту – управління зовнішньоекономічною діяльністю – шляхом виконання загальних функцій поетапно керуючою системою формуються методи менеджменту (потенційні способи впливу керуючої системи організації на керовану). Прикладами таких методів менеджменту є: графік здійснення зовнішньоекономічної операції; план зовнішньоекономічної діяльності; кошториси витрат, пов’язаних із зовнішньоекономічною діяльністю; зовнішньоекономічний договір; план-графік платежів за зовнішньоекономічною операцією; бюджет зовнішньоекономічної операції; посадові інструкції працівників відділу зовнішньоекономічної діяльності; положення про комісійну форму оплати праці працівників експортного відділу; акт про крадіжку товарів, призначених на експорт тощо.

Надалі сформовані методи менеджменту повинні пройти відбір за встановленими критеріями (оскільки в ринковій економіці методи менеджменту, як правило, формуються на альтернативних засадах з урахуванням оптимістичних та песимістичних прогнозів) та юридично узаконитись. Іншими словами, для забезпечення безпосереднього впливу керуючої системи організації на керовану методи менеджменту необхідно на альтернативній основі трансформувати в управлінські рішення, які є прямими важелями впливу на підлеглих. Доцільно зауважити, що представники керуючої системи, виробивши оптимальні управлінські рішення, впливають за допомогою них на виконавців із застосуванням керівництва (форм влади, стилів керівництва, лідерства тощо). Тому керівництво доцільно вважати об’єднувальною функцією менеджменту, яка формує механізми впливу на працівників на засадах лідерства та влади. Усі процеси, що відбуваються в організації супроводжуються комунікаціями, тобто обміном інформацією між працівниками.

Щодо послідовності реалізації бюджетування в організаціях, зокрема і бюджетування зовнішньоекономічної діяльності, то з цього питання у літературі і на практиці є також багато розбіжностей.

Як зазначається у літературi, у корпораціях західних країн процес бюджетування включає такі етапи:

1. Визначення загальної цілі;

2. Встановлення завдань підрозділам (філіям) компанії;

3. Оцінювання ключових напрямів фінансової діяльності (потреби у капіталі, величини обсягу продаж, фінансового стану тощо);

4. Підготовка бюджетів: за доходами від реалізації, витратами виробництва, з руху грошових коштів, активів і пасивів баланса тощо;

5. Підготовка бюджетів підрозділів і зведеного (консолідованого) бюджету по корпорації в цілому;

6. Перевірка бюджетів на предмет внесення необхідних змін;

7. Розробка щомісячних звітів про виконання бюджетів;

8. Визначення відхилень між запланованими та фактичними статтями доходів і витрат;

9. Підготовка рекомендацій з покращання майбутньої діяльності.

У Росії процес бюджетування включає такі етапи:

1. Попередня підготовка бюджетів;

2. Обговорення бюджетів з вищим керівництвом;

3. Координація та аналіз бюджетів, що розглядаються;

4. Кінцеве прийняття бюджетів;

5. Аналіз та контроль бюджетів.

В Україні бюджетування реалізовується через такі послідовні етапи:

1. Ознайомлення відповідальних за бюджет осіб з основними напрямами політики підприємства;

2. Визначення основних обмежувальних факторів;

3. Обгрунтування та підготовка бюджету продажу;

4. Попереднє складання бюджетів;

5. Обговорення бюджетів із вищим керівництвом;

6. Координування та аналіз обговорених бюджетів;

7. Затвердження бюджетів.

Вищенаведені варіанти послідовностей реалізації бюджетування більше нагадують здійснення бюджетного планування та, частково, бюджетного контролювання і регулювання, але не відображають сутності бюджетування як управлінської технології, не висвітлюють питання, пов’язані з організаційними та мотиваційними аспектами цього процесу. Пропонується реалізовувати бюджетування як управлінську технологію через такі послідовні етапи, які іманентно випливають з технології менеджменту: бюджетне планування, бюджетне організування, бюджетне мотивування, бюджетне контролювання та бюджетне регулювання. При цьому бюджетування зовнішньоекономічної діяльності доцільно розглядати як інтегровану управлінську технологію, що супроводжує управління зовнішньоекономічною діяльністю на етапі технології менеджменту та реалізовується шляхом послідовних етапів (рис. 1.3): бюджетне планування зовнішньоекономічної діяльності, бюджетне організування у зовнішньоекономічній сфері, бюджетне мотивування працівників, задіяних у зовнішньоекономічній діяльності, бюджетне контролювання та бюджетне регулювання зовнішньоекономічної діяльності.

Рис. 2.6. Місце бюджетування в системі управління підприємством

Рис. 1.3. Місце бюджетування ЗЕД в системі управління підприємством та етапи його реалізації

Бюджетування зовнішньоекономічної діяльності як інтегрована управлінська технологія безпосередньо реалізовується на першому етапі процесу менеджменту та формує базу для виконання усіх наступних етапів процесу менеджменту (створення методів менеджменту; формалізації методів менеджменту в управлінські рішення; забезпечення впливу керуючої системи організації на керовану з використанням механізмів керівництва). У табл. 1.7 наведено коротку змістову та функціональну характеристики етапів бюджетування зовнішньоекономічної діяльності.

Таким чином, бюджетування зовнішньоекономічної діяльності охоплює розроблення бюджетів різних видів на підприємстві, побудову в організаційній структурі управління органів, що займатимуться бюджетуванням зовнішньоекономічної діяльності, формування положень щодо стимулювання розробників та виконавців бюджетів у сфері ЗЕД, перевірку та оцінювання результативності функціонування бюджетної системи на підприємстві в умовах ЗЕД, усунення недоліків та відхилень, що виявлені у процесі бюджетного контролювання зовнішньоекономічної дліяльності, на основі забезпечення необхідних регулювальних заходів.

Бюджетування зовнішньоекономічної діяльності може реалізовуватись у межах комплексної системи бюджетування підприємства, або відокремлено, спрямовано лише на окремий вид діяльності.

Таблиця 1.7

Змістова та функціональна характеристика етапів бюджетування зовнішньоекономічної діяльності

Етапи бюджетування	Змістова характеристика етапів	Функціональна характеристика етапів
1. Бюджетне планування зовнішньоекономічної діяльності	Процес формування бюджетів на обмежений період (рік, квартал, місяць) з метою визначення на засадах багатоваріантного аналізу у кількісній формі обсягу потреб та ресурсів (доходів і витрат, надходжень і видатків, активів і пасивів), оптимізації їх структури та кореспонденції з метою досягнення установлених цілей організації у зовнішньоекономічній сфері із врахуванням наявності певних обмежень та впливу чинників середовища функціонування	Забезпечує формування орієнтирів зовнішньоекономічної діяльності підприємства у сферах фінасової результативності, платоспроможності, ліквідності, ділової активності, визначає перспективи розвитку та потенційні проблеми
2. Бюджетне організування зовнішньоекономічної діяльності	Процес формування та упорядкування організаційної структури управління відповідно до цілей бюджетування й розроблення організаційних механізмів реалізації та використання бюджетів зовнішньоекономічної діяльності	Формує механізми відповідальності за витрати, доходи, видатки та надходження підприємства, визначає обсяги повноважень та функцій працівників при реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності, визначає координуючий орган, за яким закріплено функції кінцевого розподілу ресурсів організації та вирішення бюджетних конфліктів
3. Бюджетне мотивування працівників, задіяних у зовнішньоекономічній сфері	Процес стимулювання працівників при розробленні та виконанні бюджетів організації з метою досягнення визначених організаційних цілей у зовнішньоекономічній сфері	Формує мотиваційні механізми до активізації та якісної реалізації бюджетних процесів на підприємстві у зовнішньоекономічній сфері
4. Бюджетне контролювання зовнішньоекономічної діяльності	Процес перевірки та оцінювання результативності функціонування бюджетної системи на підприємстві відповідно до встановлених критеріїв і стандартів у сфері ЗЕД, та, зокрема, оцінюванням бюджетів організації	Забезпечує систематичний моніторинг реалізації бюджетних процесів на усіх стадіях та етапах
5. Бюджетне регулювання зовнішньоекономічної діяльності	Усунення недоліків, відхилень, неточностей, неузгодженостей, що виявлені у процесі бюджетного контролювання зовнішньоекономічної діяльності, та здійснення необхідних коректив на попередніх етапах бюджетування зовнішньоекономічної діяльності	Дозволяє забезпечити реагування на непередбачувані зміни, пов’язані із прорахунками у бюджетному плануванні чи невизначеністю зовнішньоекономічної діяльності організації

У результаті реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності шляхом бюджетного планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання зовнішньоекономічної діяльності (рис. 1.3) на кожному з етапів повинні сформуватись конкретні методи менеджменту – способи впливу керуючої системи організації на керовану (табл. 1.8). Власне при реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності основним завданням керуючої системи є продукування методів менеджменту як потенційних інструментів впливу на працівників організації. Сформовані на кожному з етапів реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності методи менеджменту надалі слугують базою для прийняття обгрунтованих управлінських рішень з метою упорядкування зовнішньоекономічної діяльності організації, покращання ситуації з фінансовою результативністю, розрахунковою активністю та фінансовою стабільністю підприємства у даній сфері.

Таблиця 1.8

Приклади методів менеджменту, отриманих на відповідних етапах реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності

Етапи реалізації бюджетування	Приклади методів менеджменту, отриманих на відповідних етапах
1. Бюджетне планування зовнішньоекономічної діяльності	Бюджети різних видів, що стосуються ЗЕД; кошториси для різних об’єктів, задіяних у реалізації ЗЕД; плани-графіки надходжень чи виплат грошових коштів, що супроводжують зовнішньоекономічній операції (ЗЕО); модель консолідування бюджетних показників; положення про бюджетне планування зовнішньоекономічної діяльності; норми та цільові ліміти бюджетних показників; графіки формування та виконання бюджетів в організації.
2. Бюджетне організування зовнішньоекономічної діяльності	Положення про бюджетну (фінансову) організаційну структуру управління; положення про бюджетний комітет на підприємстві (Додаток Б); посадові інструкції працівників бюджетного комітету; наказ про впровадження системи бюджетування на підприємстві (Додаток В) схема документообігу при бюджетуванні зовнішньоекономічної діяльності; бюджетний регламент тощо.
3. Бюджетне мотивування працівників, задіяних у зовнішньоекономічній сфері	Положення про бюджетне мотивування в організації; положення про преміювання працівників організації за виконання та перевиконання бюджетних показників; положення про преміювання працівників організації за досягнення економії ресурсів; положення про формування фондів оплати праці центрів відповідальності з урахуванням виконання бюджетних показників; положення про розподіл прибутків та надприбутків в організації зі стимулюючою метою при досягненні планових бюджетних показників тощо.
4. Бюджетне контролювання зовнішньоекономічної діяльності	Положення про бюджетне контролювання зовнішньоекономічної діяльності організації; методика аналізу виконання бюджетних показників; звіти про виконання бюджетів у сфері ЗЕД тощо.
5. Бюджетне регулювання зовнішньоекономічної діяльності	Накази, розпорядження, вказівки, рекомендації щодо усунення недоліків, відхилень, неузгодженостей у функціонуванні бюджетних систем, виявлених у процесі бюджетного контролювання зовнішньоекономічної діяльності.

Необхідно зазначити, що основними методами менеджменту, сформувати які покликані управлінці у результаті реалізації бюджетування зовнішньоекономічної діяльності, є бюджети, усі ж інші методи менеджменту створюють умови для ефективної реалізації та виконання бюджетів. Усі методи менеджменту мають певний альтернативний характер, потребують вибору оптимального варіанта та відповідного узаконення, тому не можуть здійснювати вплив на керовану систему поки не трансформуються в управлінські рішення. Лише після цього забезпечуватиметься безпосередній вплив керуючої системи на виконавців на засадах керівництва.