2.1.3 Анализ функционально-организационной структуры

А. Анализ функциональной структуры.

Целью данного анализа является определение полноты фактически выполняемых задач и их взаимосвязи с общими функциями. К общим функциям, объективно присущим любому процессу управления, выполнению любой управленческой работы, относятся:

1. прогнозирование, нормирование и планирование (П);

2. организация, координация и регулирование (О);

3. мотивация и стимулирование (М);

4. контроль, учет, анализ (К).

Содержание анализа заключается в сравнении объема и состава фактически выполняемых задач управления объектом по конкретной функции (таблица 4) с оптимальными, определяемыми матрицей оптимизации управленческих задач (таблица 8).

Для повышения объективности анализа в составе рассматриваемой функции рекомендуется выделять подфункции управления, т.е. части конкретной функции управления, способные к относительно автономному функционированию.

Результатом анализа должно быть установление задач, фактически не выполняемых, но обязательных к выполнению для полной реализации функции, а также задач, выполнение которых не относится к данной функции.

Б. Уровень централизации анализируемой функции управления.

Цель анализа - установление оптимальности уровня централизации конкретной функции управления, на основании вышеприведенных характеристик объекта анализа и, прежде всего, специализации центров формирования прибыли (ЦФП) и фактически выполняемых задач по рассматриваемой функции управления.

Таблица 8 - Матрица оптимизаций управленческих задач по конкретной

функции управления

№ п/ п	Функция	Подразделение-исполнитель (специалист-исполнитель)	Подфункция	Общие задачи в разрезе общих функций (П, О, М, К)	Фактически выполняемые задачи	Отклонения (+/ -) -
1.	ФI	Исп.I	ПФI	П
				О
				М
				К
			ПФII	П
				О
				М
				К
			…	,,,	…	…
			ПФn	П
				О
				М
				К

При анализе рекомендуется пользоваться следующими положениями:

• при технологической специализации производственных подразделений задачи управления, связанные с изготовлением изделия в целом, должны выполняться на вышестоящем уровне управления;

• при предметной специализации задачи управления, связанные с изделием в целом и его частями, концентрируются на уровне управления объектом;

• при смешанной и функциональной специализации задачи управления распределяются между уровнями управления, соотношение которых можно определить близостью к технологической или предметной специализации выполняемых объемов производственных работ.

Несоблюдение данных рекомендаций снижает оперативность и качество управления вследствие нерационального распределения задач между уровнями управления, отрывает функциональное управление от конечных результатов деятельности объекта, создает дополнительный объем работ по планированию, координации и регулированию деятельности объекта управления, ведет к росту затрат на управление.

В. Анализ численности работников и оптимизация организационной структуры управления (ОСУ).

Цель анализа - установление оптимальной по затратам численности управленческих работников и оптимальности ОСУ. Для этого по выбранной функции рассчитывают нормативную численность работников, исходя из трудоемкости объемов работ (если таковые данные имеются) либо исходя из корреляционных зависимостей типа:

Ч_i = a₀+x₁^al*x₁^a2* ...*х₁^an;

или

Чj = а₀+а₁*х₁+а₂*х₂+.. .+a_n*x_n,

где Ч_i - нормативная численность работников по i-й функции;

х₁ х₂, …, х_n - значения факторов, определяющих численность работников по i-й функции;

а₁, а₂, ..., а_n - коэффициенты регрессии, определяющие степень влияния каждого фактора на численность работников по i-й функции.

С учетом степени централизации (отношения объема работ, выполняемого центральным аппаратом управления, к общему объему работ по данной функции) определяется численность центрального подразделения по данной функции, а оставшаяся численность распределяется между производственными подразделениями пропорционально объему их выпуска. При этом их фактическая численность не должна быть ниже нормативной.

На следующем этапе анализа сопоставляется фактическая численность подразделений по данной функции с минимальной, рекомендуемой для их создания, при этом фактическая численность не должна быть ниже нормативной. Несоблюдение этого положения приводит к усложнению внутренней структуры за счет мелких подразделений, росту работ по планированию, координации и регулированию, снижению загрузки работников, росту объемов информационного обеспечения управления и документооборота, увеличению численности и затрат на управление (таблица 9).

Таблица 9 - Рекомендуемые нормы численности для создания подразделений ОСУ

Подразделение ОСУ	Минимальная численность, чел
	для конструкторско-технологических служб	для прочих подразделений
Отдел	30	10
Бюро	10	5
Группа	5	3

Г. Анализ информационного обеспечения управления.

Цель анализа — установление соответствия обращающихся документов целевому содержанию выполнения задач.

При этом следует исходить из положения о том, что каждый документ должен иметь строгую целевую функциональную направленность и в обязательном порядке должен быть связан с реализацией конкретной задачи (нескольких задач) управления. Не должны находиться в обороте документы, не связанные с реализацией конкретных задач по данной функции управления. Такие документы должны быть выведены из обращения.

Несоблюдение этого положения ведет к обращению в системе управления документов, не связанных с деятельностью объекта анализа, что усложняет информационные связи, увеличивает затраты на обработку и движение информации, снижает качество решений.

Результаты анализа оформляются в виде таблицы 10

Таблица 10 - Информационный анализ по функции

№ п/п	Наименование документа	Цель	Задача, с реализацией которой связан документ
1.
...	...	...	...
n