4.3 Контроль документации

Орган аккредитации должен создать процедуры контроля всех документов (внутренних и внешних), относящихся к его деятельности по аккредитации. Эти процедуры должны определять способы контроля, нужные для того, чтобы:

a) одобрять документы на адекватность до их выпуска,

b) просматривать и обновлять при нужде и повторно одобрять документы,

c) обеспечивать идентификацию изменений и текущее состояние пересмотра документов,

d) обеспечивать доступность релевантных версий применяемых документов для персонала, субподрядчиков, асессоров и экспертов органа аккредитации и ООС в местах их использования,

e) обеспечивать сохранение читаемости документов и их легкую идентификацию,

f) предотвращать невольное использование устаревших документов и, если они сохраняются для каких-то целей, снабжать их соответственным обозначением,

g) везде, где возможно, обеспечивать конфиденциальность документов.

4.4.Документация

4.4.1 Орган аккредитации должен устанавливать правила обозначения, сбора, индексирования, средства доступа, каталогизации, хранения, сохранности и ликвидации своей документации!

4.4.2 Орган аккредитации должен устанавливать правила для хранения документации в течение времени, обусловленного своими договорными и юридическими обязательствами. Доступ к этой документации должен соответствовать условиям конфиденциальности.

4.5 Несоответствия и меры исправления

Орган аккредитации должен устанавливать процедуры для выявления и устранения несоответствий в своей собственной работе. Также, орган аккредитации должен, где это необходимо, принимать меры для устранения причин несоответствий, чтобы исключить их повторения. Меры исправления должны соответствовать влиянию этих проблем. Эти процедуры должны охватывать следующее:

a) выявление несоответствий (например, из жалоб и внутреннего аудита);

b) определение причин несоответствий;

c) устранение несоответствий;

d) оценка необходимости действий по предотвращению их повторений;

e) определение необходимых действий и их своевременное осуществление;

f) документирование результатов принятых действий;

g) анализ эффективности мер исправления.

4.6 Профилактические меры

Орган аккредитации должен устанавливать процедуры для выявления возможностей улучшений и для проведения профилактических мер по устранению причин потенциальных несоответствий.

Принятые профилактические меры должны соответствовать влиянию этих потенциальных проблем. Процедуры проведения этих профилактических действий должны определять требования к

а) выявлению потенциальных несоответствий и их причин,

b) определению и осуществлению необходимых профилактических действий,

с) документированию результатов принятых действий,

d) анализу эффективности принятых профилактических действий.

4.7 Внутренние аудиты

4.7.1 Орган аккредитации должен устанавливать процедуры для внутренних аудитов, чтобы проверить, отвечают ли они требованиям данного Международного стандарта и реализуется ли и поддерживается эта система управления.

ПРИМЕЧАНИЕ В ISО 19011 содержатся руководящие указания для проведения внутренних аудитов.

4.7.2 Внутренние аудиты в норме должны проводиться не менее одного раза в год. Частота этих проверок может быть уменьшена, если орган аккредитации может доказать, что его система управления эффективно работает согласно данному Международному стандарту и показала свою стабильность. Программа аудита должна планироваться с учетом важности проверяемых процессов и участков, а также результатов предшествующих аудитов.

4.7.3 Орган аккредитации должен обеспечивать, чтобы

а) внутренние аудиты проводились квалифицированным персоналом, знакомым с аккредитацией, аудитом и требованиями данного Международного стандарта,

b) внутренние аудиты проводились другим персоналом, не работающим в проверяемой области

с) персонал, ответственный за проверяемый участок, был информирован о результатах аудита,

d) действия осуществлялись своевременно и надлежащим образом,

е) выявлялись любые возможности для улучшения.