Раздел I, заполняемый при приеме работника на работу, практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.

Обязательными для заполнения являются номер и дата трудового договора, заключенного с работником, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌────────┬───────────┐│

│ Трудовой договор │ номер │ 185/2009 ││

│ ├────────┼───────────┤│

│ │ дата │ 29.12.2009││

│ └────────┴───────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Фамилия, имя и отчество работника заносятся в форму N Т-2 на основании документа, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 1. Фамилия Иванов Имя Андрей Отчество Петрович │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Дата рождения записывается словесно-цифровым способом в текстовой части реквизита и цифровым - в зоне кодирования, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────────┐ │

│ │Код │ │

│ ├───────────┤ │

│ 2. Дата рождения 20 сентября 1976 г. │20.09.1976 │ │

│ ─────────────────────────────────────────┼───────────┤ │

│ день, месяц, год │ │ │

│ └───────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Данные в графу "Место рождения" вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, с сокращениями в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления. ОК 019-95 (ОКАТО):

р-н - район;

г. - город;

пгт - поселок городского типа;

рп - рабочий поселок;

кп - курортный поселок;

К - кишлак;

Пс - поселковый совет;

СС - сельсовет;

Смн - сомон;

вл - волость;

Дп - дачный поселковый совет;

П - поселок сельского типа;

нп - населенный пункт;

п. ст - поселок при станции;

ж/д ст - железнодорожная станция;

С - село;

м - местечко;

д - деревня;

сл - слобода;

ст - станция;

ст-ца - станица;

х - хутор;

У - улус;

Рзд - разъезд;

Клх - колхоз;

Им - имени;

Свх - совхоз;

Зим - зимовье.

В соответствии с ОКАТО заполняется и зона кодирования, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────┐ │

│ 3. Место г. Череповец Вологодской области по │ 19 │ │

│ рождения --------------------------------------- ОКАТО │ 256 │ │

│ └──────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении. ОК 018-95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимых в данную графу.

1. "Гражданин Российской Федерации" - при предъявлении паспорта гражданина РФ или свидетельства о рождении, в зоне кодирования проставляется "1":

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────┐ │

│ 4. Гражданство Гражданин Российской Федерации по ОКИН │ 1 │ │

│ --------------------------------- └──────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2. "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)" - при предъявлении паспорта гражданина РФ и паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "2", графой ниже указывается название государства, гражданином (подданным) которого является работник:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│ 4. Гражданство Гражданин Российской Федерации по ОКИН│ 2 │ │

│ и иностранного государства ├─────┤ │

│ ------------------------------- └─────┘ │

│ (Республика Таджикистан) │

│ ------------------------------- │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

3. "Иностранный гражданин" - при предъявлении работником паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "3", ниже указывается название государства:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│ 4. Гражданство Иностранный гражданин по ОКИН│ 3 │ │

│ (Республика Беларусь) └─────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

4. "Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например вид на жительство; в зоне кодирования проставляется "4".

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│ 4. Гражданство Лицо без гражданства по ОКИН│ 4 │ │

│ ------------------------------- └─────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме N Т-2 проставляются только наименование и степень знания иностранных языков. В соответствии с ОКИН существуют только три степени знания иностранного языка, которые указываются в личной карточке:

- читает и переводит со словарем;

- читает и может объясняться;

- владеет свободно.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 5. Знание по ┌─────┐ │

│ иностранного Английского Читаю и могу объясниться ОКИН │ 014 │ │

│ языка --------------------------------------- │ 2 │ │

│ наименование степень знания ├─────┤ │

│ по │ 135 │ │

│ Немецкий Читаю и перевожу со словарем ОКИН │ 1 │ │

│ ---------------------------------------- ├─────┤ │

│ │ 213 │ │

│ Французский Владею свободно │ 3 │ │

│ ---------------------------------------- └─────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Сведения об образовании в личную карточку вносятся на основании документа об образовании. При этом обычно указывается законченное образование. Например, для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения поступившего в высшее учебное заведение, указывается "среднее (полное) общее образование". При этом если работник прошел не менее двух полных курсов по очной форме обучения в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании диплома о неполном высшем образовании может быть сделана запись "неполное высшее образование". Необходимо отметить, что ОКИН не предусматривает такого уровня образования, часто встречающегося в личных карточках работников, как "неполное среднее профессиональное образование".

Несмотря на то что п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрена возможность внесения записи о незаконченном образовании соответствующего уровня на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.), использование иных документов, кроме справки установленного образца об обучении в образовательном учреждении, нежелательно. Зачетная книжка и студенческий билет являются документами, подтверждающими всего лишь факт поступления в учебное заведение.

При заполнении в личной карточке сведений об образовании вносятся данные о наименовании образовательного учреждения (в точном соответствии с документом об образовании), наименовании документа, его серии, номере, годе окончания учебного заведения, квалификации и специальности, полученной работником. Специальность кодируется с применением Общероссийского классификатора специальностей по образованию (ОКСО). ОК 009-2003.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│6. Образование Высшее профессиональное по │ 18 │ │

│ ---------------------------------------- ОКИН └─────┘ │

│ среднее (полное) общее, │

│ начальное профессиональное, среднее │

│ профессиональное, высшее профессиональное │

│ │

│┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐ │

││ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │ │

││ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│ │

││ учреждения │ специальных знаний │чания│ │

│├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤ │

││Ставропольский политех-│наименование │ серия │ номер │1993 │ │

││нический институт │ │ │ │ │ │

│├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ │ │

││ │ Диплом │ ФВ │ 12345 │ │ │

│├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤ │

││Квалификация по доку- │ Направление или специальность │ │

││менту об образовании │ по документу │ │

│├───────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │

││ Инженер │ Электронные приборы и устройства │ │

│├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼──────┐ │

││ │ Код по ОКСО │210105│ │

│└───────────────────────┴───────────────────────────────────┴──────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Работникам, окончившим аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру, вносятся соответствующие сведения в п. 6 личной карточки "Послевузовское профессиональное образование", принципы внесения записей те же, что были указаны выше, при заполнении зоны кодирования используется разд. 34 Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН), согласно которому докторантура имеет код "01", а аспирантура, ординатура, адъюнктура - код "02".

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Послевузовское профессиональное аспирантура ┌────┐ │

│образование _____________________ Код по ОКИН │ 02 │ │

│ аспирантура, адъюнктура, └────┘ │

│ докторантура │

│ │

│┌────────────────────┬────────────────────┬──────────────┐ │

││Наименование обра- │ Документ об │Год окончания │ │

││зовательного, │образовании, номер, │ │ │

││научного учреждения │ дата выдачи │ │ │

│├────────────────────┼────────────────────┼──────────────┤ │

││Ставропольский │Удостоверение │ 2007 │ │

││политехнический │N 9776 от 02.04.2007│ │ │

│├────────────────────┼────────────────────┼──────────────┤ │

││ институт │ │ │ │

│├────────────────────┼────────────────────┴──────────────┤ │

││ │Направление или специальность │ │

││ │по документу │ │

│├────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │

││ │Электронные приборы и устройства │ │

│├────────────────────┼───────────────────────────────────┼───────────┐ │

││ │ Код по ОКСО │ 2110105 │ │

│└────────────────────┴───────────────────────────────────┴───────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В п. 7 разд. I личной карточки вносятся сведения об имеющейся у работника профессии, освоенной им в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии более двух профессий в личную карточку вносятся сведения о тех, которые соответствуют должности, профессии, специальности, по которым заключен трудовой договор с работником. Заполнение зоны кодирования в пункте "Профессия" настоятельно рекомендуется.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────────┐ │

│ │ Код │ │

│ ├───────────┤ │

│ 7. Профессия Инженер по ОКПДТР │ 22446 │ │

│ ───────────────────────────────────────┼───────────┤ │

│ основная │ 11442 │ │

│ Водитель автомобиля по ОКПДТР │ │ │

│ ---------------------------- └───────────┘ │

│ другая │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Надо признать, что п. 8 разд. I личной карточки "Стаж работы" на сегодняшний день устарел, поскольку не содержит графы для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. Эти сведения можно внести в графу, отведенную для непрерывного стажа, но если возникает необходимость в подсчете и страхового стажа, и непрерывного, рекомендуется дополнять пункт графой "Страховой стаж".

В п. 8 предусмотрена дополнительная графа для размещения сведений о стаже, дающем право на дополнительные льготы и гарантии, она заполняется, например, в тех случаях, когда организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Подсчет всех видов стажа производится на дату приема работника в организацию. Методика подсчета трудового стажа, применимая ко всем видам стажа, приведена в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п <1>. Стаж, дающий право на надбавки за выслугу лет, определяется в соответствии с нормативными актами федеральных органов исполнительной власти, иными нормативными актами, в том числе локальными. Образец заполнения пункта:

--------------------------------

<1> БНА РФ. 2006. N 48, 49.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 8. Стаж работы (по состоянию на "11" января 2010 г.): │

│ │

│ Общий 20 дней 8 месяцев 11 лет │

│ ------ ------- ----- │

│ Непрерывный 15 дней 3 месяцев 5 лет │

│ ------ ------- ----- │

│ Дающий право на │

│ надбавку за │

│ выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет │

│ │

│ ______ дней _______ месяцев _____ лет │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пункт 9 разд. I личной карточки "Состояние в браке" чаще других содержит ошибочные записи: "холост", "не женат", "состоит в гражданском браке". При заполнении этой графы нужно применять разд. 10 ОКИН, согласно которому существует шесть видов состояния в браке:

- никогда не состоял (не состояла в браке) - код "1";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Никогда не состоял в браке Код по ОКИН │ 1 │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

- состоит в зарегистрированном браке - код "2";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Состоит в зарегистрированном Код по ОКИН │ 2 │ │

│ браке │ │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

- состоит в незарегистрированном браке - код "3";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Состоит в незарегистрированном Код по ОКИН │ 3 │ │

│ браке │ │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

- вдовец (вдова) - код "4";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Вдовец Код по ОКИН │ 4 │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

- разведен (разведена) - код "5";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Разведен Код по ОКИН │ 5 │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

- разошелся (разошлась) - код "6";

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───┐ │

│ 9. Состояние в браке Разошелся Код по ОКИН │ 6 │ │

│ -------------------------- └───┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Сведения о составе семьи с указанием степени родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и года рождения родственника заполняются на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака), а также со слов работника, например:

10. Состав семьи:
Степень родства (ближайшие род- ственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
Сын	Иванов Сергей Андреевич	1997
Мать	Иванова Анна Федоровна	1946
Отец	Иванов Петр Кириллович	1939

В п. 11 записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 11. Паспорт N 45 04 333444 Дата выдачи "01" июня 2004 │

│ ------------- -------------- │

│ Выдан ОВД Савеловского │

│ РОВД г. Москвы │

│ ---------------- │

│ наименование органа, │

│ выдавшего паспорт │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В п. 12 вносятся сведения об адресе места жительства - в соответствии с штампом регистрации в паспорте. Сведения также могут быть указаны на основании иного документа, представленного работником. В п. 12 также заносится информация об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию), например:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│12. Адрес места жительства: │

│ │

│ ┌────────────────┐ │

│ │Почтовый индекс │ │

│ ├────────────────┤ │

│ По паспорту │ 117218 │ Москва, ул. Ромашковая, д. 42, кв. 75 │

│ └────────────────┘ │

│ │

│ ┌────────────────┐ │

│ │Почтовый индекс │ │

│ ├────────────────┤ │

│ Фактический │ 121165 │ Москва, ул. Незабудковая, д. 17, кв. 59│

│ └────────────────┘ │

│ │

│Дата регистрации по │

│месту жительства "23" мая 2005 г. │

│ ------------------------ │

│Номер телефона Не имеет │

│ ----------- │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Раздел II личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется в соответствии с указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержден Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. В связи с тем что на основании сведений разд. II личной карточки работника в учреждениях и организациях ведется воинский учет и бронирование работников, Положение о воинском учете вменяет в обязанности должностных лиц организаций, ответственных за ведение воинского учета, ведение и хранение личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны РФ.

Министерство обороны РФ, в свою очередь, приложением 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях <1> определило порядок заполнения разд. II "Сведения о воинском учете" личных карточек форм N Т-2 и N Т-2ГС(МС) на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.

--------------------------------

<1> СПС "КонсультантПлюс".

В соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе" все граждане России обязаны состоять на воинском учете, за исключением граждан, освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с федеральным законодательством, проходящих военную службу или альтернативную гражданскую службу, отбывающих наказание в виде лишения свободы, лиц женского пола, не имеющих военно-учетной специальности, а также граждан, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации. На указанные категории граждан разд. II личной карточки работника не заполняется. На всех остальных раздел заполняется в обязательном порядке и не реже одного раза в год сверяется с документами воинского учета.