Глава 13. Процедура приема на работу

Когда остаются позади поиск, подбор и отбор подходящих кандидатов на имеющуюся вакансию, наступает самый ответственный момент в найме нового работника - прием на работу. Большинство работодателей регламентируют этот процесс в соответствии с принятой у них кадровой политикой, сопровождая прием нового сотрудника различными, порой не всегда законными требованиями и процедурами. В такой ситуации необходимо вспомнить, какие права и обязанности работодателя и работника при приеме на работу предусмотрены трудовым законодательством.

Предварительный медицинский осмотр (обследование).

В отдельных случаях при приеме на работу проводится обязательный медицинский осмотр (обследование). Такие медицинские осмотры (обследования) проводятся только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Например, принимаются на работу только после прохождения медицинского осмотра (обследования) лица, не достигшие возраста 18 лет. В дальнейшем, до достижения возраста 18 лет, они также ежегодно подлежат обязательному медицинскому осмотру (обследованию) (ст. 266 ТК РФ).

Только после прохождения обязательного предварительного медицинского осмотра (обследования) производится прием на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств. Порядок проведения таких медицинских осмотров устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области транспорта (ст. 328 ТК РФ).

Статья 348.3 ТК РФ предусматривает прохождение спортсменами при заключении трудового договора обязательного медицинского осмотра (обследования).

Согласно ст. 213 ТК РФ обязательные предварительные медицинские осмотры (обследования) за счет средств работодателя проходят работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний.

В целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний проходят указанные медицинские осмотры (обследования) работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей.

Перечень вредных и (или) опасных факторов и работы, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), а также порядок их проведения утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 16 августа 2004 г. N 83 "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения этих осмотров (обследований)" <1>.

--------------------------------

<1> Российская газета. 2004. 16 сент.

Целесообразно заключать трудовой договор с работником после получения результатов медицинского осмотра (обследования), подтверждающих возможность приема на работу <1>. В случае же, когда прохождение предварительного медицинского осмотра (обследования) было осуществлено после заключения трудового договора, а в результате осмотра выяснилось, что поручаемая работнику по трудовому договору работа ему противопоказана, трудовой договор может быть прекращен на основании п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в порядке, предусмотренном ст. 84 ТК РФ.

--------------------------------

<1> Об учете расходов на проведение предварительных медицинских осмотров лиц, которые по результатам осмотра или по иным основаниям не были приняты на работу, см. письмо Минфина России от 6 октября 2009 г. N 03-03-06/1/648 // СПС "КонсультантПлюс".

Ознакомление работника с коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором - такое требование предусмотрено законодателем в ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Почему ознакомление должно быть произведено до подписания трудового договора? Поставив подпись под трудовым договором, работник одновременно соглашается со всеми его условиями и принимает на себя обязанность выполнять порученную ему трудовую функцию. Отказаться от выполнения работы работник может только в предусмотренных законом случаях (например, если работа непосредственно угрожает его жизни и здоровью, ст. 379 ТК РФ). Во всех остальных случаях отказ работника от выполнения работы может повлечь за собой применение к такому работнику мер дисциплинарной ответственности. Следовательно, до того как будет поставлена его подпись под трудовым договором, работник должен удостовериться, что ему подходят все условия выполнения работы и правила поведения в организации. С какими же документами должен быть ознакомлен работник?

Коллективный договор. Коллективный договор - правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя. Заключается коллективный договор работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий (в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами) порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). При наличии в организации коллективного договора правила могут являться приложением к нему. Утверждаются правила работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Порядок учета мнения представительного органа установлен ст. 372 ТК РФ.

Должностная инструкция. Наличие данного документа ТК РФ не предусмотрено, поэтому отсутствие должностных инструкций не может рассматриваться как правонарушение <1>. При этом отсутствие регламентации прав, обязанностей и ответственности работника по конкретной трудовой функции может привести к конфликтам между работником и работодателем. Большинство работодателей все же разрабатывают должностные инструкции, оформляя их как локальные нормативные акты либо как приложения к трудовым договорам. В последнем случае, подписывая трудовой договор, работник одновременно подписывает и должностную инструкцию как приложение к нему. В том же случае, когда должностная инструкция является локальным нормативным актом, ознакомление с ней должно быть произведено до подписания трудового договора.

--------------------------------

<1> См.: письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3045-6-0 // СПС "КонсультантПлюс".

Иные локальные нормативные акты. Перечень локальных нормативных актов, предусмотренных ТК РФ, весьма значителен. Но далеко не со всеми локальными актами необходимо знакомить работника при приеме на работу, а только с теми, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности. В частности, работник должен быть ознакомлен с документами, устанавливающими порядок обработки его персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ), а также с локальным нормативным актом, определяющим порядок передачи персональных данных работника в пределах организации (ст. 88 ТК РФ).

В том случае, когда в трудовом договоре присутствуют ссылки на локальные нормативные акты, работодатель также обязан ознакомить работника с ними под роспись.

Например, многие работодатели регламентируют порядок прохождения работником испытания при приеме на работу. Если работник не будет ознакомлен с таким актом, неудовлетворительный результат испытания как основание для расторжения трудового договора может быть впоследствии оспорен работником в суд.

При наличии в организации положения о соответствующем структурном подразделении в качестве самостоятельного локального нормативного акта работника следует ознакомить и с ним, если оно непосредственно связано с его трудовой деятельностью.

Одновременно с заключением трудового договора работник, которому полагаются по условиям труда средства индивидуальной защиты, в обязательном порядке знакомится под роспись с Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты <1>, а также с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

--------------------------------

<1> См.: п. 9 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. N 290н // Российская газета. 2009. 25 сент.

Для отдельных категорий работников существуют дополнительные требования - так, ст. 348.2 ТК РФ обязывает работодателя знакомить спортсменов и тренеров под роспись с нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями, правилами соответствующих видов спорта, положениями (регламентами) о спортивных соревнованиях, условиями, договором работодателя со спонсорами (партнерами), с рекламодателями, организаторами спортивных мероприятий и общероссийскими спортивными федерациями в части, непосредственно связанной с трудовой деятельностью спортсменов, тренеров.

Если в локальных нормативных актах, регулирующих вопросы оплаты труда работников, присутствуют положения, не перенесенные в индивидуальные трудовые договоры, работодатель обязан знакомить работников с такими локальными нормативными актами при приеме на работу под роспись.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами может документироваться различными способами. Допустимыми являются как фиксация ознакомления под роспись в специальном журнале, ведение которого возлагается на уполномоченное лицо, так и использование листов ознакомления, которые брошюруются вместе с соответствующим локальным нормативным актом. В обоих случаях работники ставят свою подпись, указывают расшифровку подписи и дату ознакомления.

Возникающие при приеме на работу вопросы охраны труда рассматриваются в гл. 15 настоящего пособия.

Подписание трудового договора.

После прохождения всех процедур, рассмотренных выше, работник и работодатель подписывают трудовой договор на согласованных условиях. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, что подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, остающемся у работодателя.

Приказ о приеме на работу.

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

Так как все распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, оформляемые приказами (распоряжениями) по личному составу, с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, к ним применяются не только требования трудового законодательства и правила делопроизводства, но и требования законодательства о бухгалтерском учете.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1> все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлениями Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н, Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а установлено, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России <2>.

--------------------------------

<1> СЗ РФ. 1996. N 48. Ст. 5369.

<2> БНА РФ. 1998. N 17.

Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации:

1) индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу N Т-1;

2) сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу N Т-1а.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Заполнение унифицированной формы приказа может производиться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами) или же печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники, при этом существуют определенные правила оформления реквизитов унифицированной формы.

Наименование организации должно соответствовать сведениям, закрепленным в учредительных документах. Указывается полное и сокращенное наименование организации. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Дата составления приказа, как правило, совпадает с датой его подписания руководителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудников. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата проставляется руководителем в момент подписания приказа.

Номер документа определяется согласно принятой в организации системе регистрации документов по личному составу. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом (обычно "лс" или "к"). Регистрация документа всегда осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Реквизит "Дата" состоит из двух граф. Графа "с..." заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В случаях когда заключается срочный трудовой договор, в графе "по..." указывается срок его действия. При заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, возникает необходимость увеличения ширины графы "по...", так как срок действия трудового договора определяется условием, например: "дата выхода из ежегодного основного оплачиваемого отпуска специалиста Сидорова С.С.". В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе "по..." ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с системой табельного учета, действующей в организации.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.) в именительном или винительном падеже.

Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.

В графу "Условия приема на работу, характер работы" вносятся такие условия, как "по совместительству", "в порядке перевода от другого работодателя", "с полной материальной ответственностью" и др., предусмотренные трудовым договором. В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени становится обязательным условием трудового договора тогда, когда для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя, так что внесение условия о режиме рабочего времени в приказ о приеме на работу подчиняется тем же правилам.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытания указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если соответствующее условие включено в трудовой договор. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

Основанием издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу "Основание".

До подписания приказа руководителем может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различных служб - кадровой, бухгалтерией, юридическим отделом и др. В связи с тем что унифицированная форма приказа о приеме на работу не предусматривает соответствующего реквизита, виза проставляется в нижней части оборотной стороны приказа (допускается визирование на лицевой стороне документа). Виза должностного лица должна включать в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом.

Все перечисленные требования соблюдаются и при заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме N Т-1а. В связи с тем что в форме N Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме N Т-1.

По требованию работника работодатель выдает ему надлежащим образом заверенную копию приказа. В соответствии со ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть выражено в письменной форме, копия приказа должна быть ему выдана не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

На основании изданного приказа о приеме на работу работодатель делает запись в трудовую книжку работника. Последним этапом оформления приема на работу является оформление личной карточки по унифицированной форме Т-2. Порядок оформления трудовой книжки и личной карточки работника рассматривается в гл. 13 и 14 настоящего пособия.

Образец приказа

о приеме на работу

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301001│

├───────┤

Общество с ограниченной ответственностью по ОКПО │000000 │

"Организация" └───────┘

---------------------------------------------

наименование организации

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 17/лс │ 14.01.2010│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о приеме работника на работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Принять на работу │ с │ 14.01.2010│

├──────┼─────────────┤

│ по │ - │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Петров Петр Петрович │ 1035 │

──────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

в Отдел кадровой политики

___________________________________________________________________________

структурное подразделение

Ведущий специалист

___________________________________________________________________________

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

___________________________________________________________________________

квалификация

___________________________________________________________________________

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой 14800 руб. 00 коп.

(окладом) ----------- ----------

цифрами

надбавкой - руб. - коп.

----------- ----------

цифрами

с испытанием на срок - месяца(ев)

--------------------

Основание:

Трудовой договор от "13" января 2010 г. N 5/2010

-----------------------------

Руководитель организации Директор Иванов И.И. Иванова

--------- --------- -------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Петров "14" января 2010 г.

--------------

личная подпись