Следующие элементы системы управления проектами могут быть стандартизованы:

• Элементы организационной структуры реализации проектов;

• Роли, права и ответственность участников проектов;

• Процедуры планирования, организации и контроля;

• Процедуры подготовки и принятия решений;

• Информационные формы и правила их заполнения;

• Информационные потоки;

• Контракты, процедуры взаимодействия и отчетности;

• Методики и инструментальные средства;

• Типовые решения и фрагменты проектов;

• Нормативная база;

• Процедуры подбора и подготовки специалистов.

Компетентность менеджеров проектов и специалистов в области PM определяется следующими компонентами: знания; опыт; умения и навыки; этика; профессиональный образ мышления; профессиональный образ действий, включая использование методов и средств PM.

Рисунок: Компоненты профессиональной состоятельности специалистов по PM (Project Management Professional) и менеджеров проектов (Project Manager), которые нормируются стандартами и/или квалификационными требованиями.

Структура стандарта управления проектами (вариант)

Этапы (фазы) формирования проекта.

Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд последовательных ступеней своего развития. Полная совокупность ступеней развития проекта образуют жизненный цикл проекта. Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы - на стадии, стадии - на этапы. Общепринятого подхода, определяющего четкий регламент в термино­логии, количестве фаз, стадий, этапов, их содержании, а также последова­тельности не существует и, по-видимому, не может существовать, поскольку эти характеристики зависят от конкретного проекта, условий его осуществления и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.

Рассмотрим теперь состав и содержание работ четырех фаз жизненного цикла проекта:

1. Начальная фаза (концепция)

2. Фаза разработки

3. Фаза реализации

4. Фаза завершения.

Начальная фаза (концепция). Главным содержанием работ на этой фазе является разработка концепции проекта, включающая:

1. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предва­рительное обследование).

2. Выявление потребности в изменениях.

3. Определение проекта:

- цели, задачи, результаты;

- основные требования, ограничительные условия, критерии;

- уровень риска;

- окружение проекта, потенциальные участники;

- требуемые время, ресурсы, средства и др.

4. Определение и сравнительная оценка альтернатив.

5. Представление предложений

6. Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки. Главным содержанием этой фазы является разработка основных компонентов проекта и подготовка к его реализации. Общее содержание работ этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

2. Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требо­ваний заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников.

3. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

- конечный результат и продукт;

- стандарты качества;

- структура проекта;

- основные работы;

- требуемые ресурсы.

4. Структурное планирование:

- календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения;

- смета и бюджет проекта;

- потребность в ресурсах;

- процедуры управления проектом и техника контроля;

- определение и распределение рисков.

5. Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основ­ными исполнителями.

6. Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

7. Представление проектной разработки.

8. Получение одобрения на продолжение работ.

Также на стадии разработки проекта немалую роль играют начальные условия, ограничения и требования к проекту. Эти элемен­ты являются необходимой составной частью исходных данных для разработки и выбора концепции проекта. Они характеризуют:

- предысторию и существующее состояние предполагаемого проекта;

- существующее состояние его окружения;

- требования к результатам проекта и способам их достижения;

- ограничения на цели и результаты проекта, определяющие количест­венные характеристики и допущенные пределы (границы):

- объемов;

- качества;

- расходов и доходов;

- сроков, продолжительности;

- потребляемых ресурсов;

- риска, и др.

Фаза реализации проекта. Главное содержание этой фазы следует из ее названия - выполнение основных работ проекта, необходимых для достиже­ния цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

1. Организация и проведение торгов, заключение контрактов.

2. Полный ввод в действие разработанной системы управления проектом.

3. Организация выполнения работ.

4. Ввод действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды (участников) проекта.

6. Детальное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление системы информационного контроля над ходом работ.

9. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками.

10. Выполнение работ, предусмотренных проектом.

11. Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг про­гресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

- ход работ, их темпы,

- качество работ и проекта,

- продолжительность и сроки,

- стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

1. Планирование процесса завершений проекта.

2. Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта.

3. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

4. Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплу­атацию.

5.Оценка результатов проекта и подведение итогов, подготовка итоговых документов.

6.Закрытие работ и проекта.

7.Разрешение конфликтных ситуаций.

8. Реализация оставшихся ресурсов.

9.Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

10.Расформирование команды проекта.

Процесс создания системы управления проектами состоит из трех крупных этапов —

• разработки стандарта управления проектами,

• подготовки (обучение, тренинги) менеджмента

• и внедрения автоматизированной системы управления проектами.

Первый и основной этап — это разработка стандарта управления проектами, который начинается с анализа финансово-хозяйственной деятельности компании, оценки кадрового потенциала и философии. В первую очередь формируется документ верхнего, установочного характера, который систематизирует понимание менеджментом того, что считается проектами в данной компании, какие проекты есть у клиента и как ими следует управлять. Для этого создается концепция управления проектами предприятия — документ в 30-40 страниц.

 Следующий уровень — это методология или описание процесса управления проектами в рамках корпоративного стандарта. Цель — найти ответ на вопрос "что делать?" для осуществления эффективного управления проектами. Здесь фиксируются основные правила — что надо делать в процессах управления проектами, какие надо использовать процедуры и какие основные типы документов.

 Третий уровень — это уровень операционного стандарта, где все расписывается по шагам, готовятся шаблоны документов и инструкции к этим шаблонам, чтобы каждому было понятно, что и как делать. Фактически это алгоритм или инструкция, как выполнять ту или иную операцию.

П оследние два уровня реализуются параллельно со вторым этапом, этапом обучения и корпоративного тренинга, в ходе которого и разрабатываются основные методологические и инструментальные основы построения и внедрения системного проектного управления и постановки регулярного менеджмента, или постановки стратегического управления компаниями.

После разработки корпоративного стандарта начинается третий этап — внедрение средств автоматизации управления проектами. Этот процесс не может ограничиваться внедрением средств календарно-ресурсного планирования. Мы рассматриваем понятие значительно шире и относим к нему, в первую очередь, управление документами и деловыми процессами. Эти две вещи, на наш взгляд, связаны с управлением проектами очень тесно. Мы исповедуем интегрированный подход к управлению проектами и включаем в него, помимо перечисленного, элементы финансового планирования и управления человеческими ресурсами.