8 Назначение бухгалтерских информационных систем (буис) и цели функционирования.

БУИС служит связующим звеном между хозяйствен­ной деятельностью и людьми, принимающими решения. В целях получения информации, необ­ходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие создает бухгалтерскую информационную систему, которая рассмат­ривается как существенный инструмент управления работой предприятия в рыночных условиях. В ней осу­ществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Данные о хозяйственной деятельности яв­ляются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих ре­шения, - выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на пред­приятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Для БУИС характерным является возможность автоматиза­ции обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с про­цесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета).

При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм уче­та еще и новую автоматизированную форму учета, которая полностью от­вечает основным требованиям применения вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности. БУИС, являясь системой поддержки принятия решений бухгалтером, обеспечивает функцию учета при управлении объектом (промышленным предприятием, учреждением, ор­ганизацией и пр.).

Для БУИС свойственны и специфические черты. Так, в БУИС осуще­ствляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтер­ского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них вы­полняет свои функции и решает свои задачи.

При разработке БУИС учитывается тот факт, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организу­ется по двухуровневой системе управления - управленческий и финансо­вый учет. При этом информация ориентирована исключительно на поль­зователя.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затра­тами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по от­ветственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного ба­ланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние пред­приятия.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаи­мосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. В соответствии с этим, проектируемые БУИС должны быть ориентированы на ведение обоих видов учета.

В основу организации структуры всех БУИС заложен одинаковый подход. Все БУИС содержат однотипные группы объектов, используемых для хранения и обработки информации. Название этих групп могут отличаться друг от друга, но смыл и их назначение одинаковы. К этим группам объектов относятся:

1. План счетов;

2. Справочники;

3. Константы;

4. Операции и проводки;

5. Документы;

6. Журналы.

   1. Журнал операций

   2. Журнал документов

   3. Журнал проводок

7. Отчеты

План счетов используется для хранения и использования основных бухгалтерских счетов на предприятии. План счетов является средством, позволяющим настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия. Проектируемые БУИС должны позволить проведение настройки каждого отдельного счета. Счет должен настраиваться на ведение синтетического учета и при необходимости на ведение аналитического учета. Кроме этого, счет должен настраиваться на количественный учет, в том случае, когда требуется показывать результат не только в денежном эквиваленте. Если организация работает с зарубежными партнерами, то в системе должна быть заложена возможность настраивать счета на валютный учет. Поскольку основным элементом плана счетов является счет, то при добавлении новых возможностей учета он приобретает новые свойства. При настройке планов счетов определяются возможности ведения бухгалтерского учета.

Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов.

Константы предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные.

Операции и проводки предназначены для отражения движений средств в бухгалтерском учете. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошедшей на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции.

Документы предназначены для отражения любых событий, происходящих на предприятии. Как правило, набор документов совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу.

Журналы предназначены для просмотра документов, операций и проводок. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму). Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка. Журнал документов позволяет просмотреть список документов разделенных по видам документов, или всех документов сразу. Основным элементом, хранящим все бухгалтерские операции, является журнал операций.

Бухгалтерский учет можно вести используя только журнал операций. Ведение операций в этом случае идет тремя способами:

1) ввод операции вручную;

2) ввод операции при заполнении документа;

3) ввод операции при использовании типовой операции.

На основании данных хранящихся в журналах, формируются все типы отчетов.

Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно -сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых органов и других инстанций

Из используемых на практике отчетов можно выделить три большие группы:

Стандартные отчеты. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Согласно этой схеме все объекты, содержащие первичную (входную) информацию являются источниками для формирования документов, операций и проводок. Для их хранения используются журналы. Основным журналом является журнал операций, который является источником формирования отчетов.