3.3. Функционально-деятельностное проектирование организации
Движущая сила проектирования – потребность. Формальное описание потребности есть задание на проектирование. Оно разрабатывается на основе описания назначения деятельности, реализуемой в организации. Помимо назначения, в задании на проектирование должны быть учтены ограничения, накладываемые объемлющей системой организации, ее внутренней и внешней средой. В задании должны быть учтены требования реализуемости проекта.
Для описания потребностей целесообразно использовать позиционно-аспектный метод. Схема метода может быть представлена в виде следующей таблицы:
Таблица 3.3.1.
Позиционно-аспектная матрица для функционально-деятельностного проектирования организации
Позиции |
Аспекты |
|||||
|
экономический |
социальный |
правовой |
социокультурный |
идеологический |
..... |
............................. |
|
|
|
|
|
|
............................. |
|
|
|
|
|
|
............................. |
|
|
|
|
|
|
В колонке «Позиции» перечисляются все позиции, функционально или социально связанные с данной организацией. В клетки таблицы вписывается то, что можно сказать о потребностях, которые должна удовлетворять проектируемая организация с точки зрения данного позиционера в данном аспекте. Перечень аспектов должен быть возможно более широким: экономический, социальный (в том числе, социально-психологические, демографические, антропологические, медицинские и другие требования), правовой, производственный, технологический (включающий требования к технологии производства), экологический, социокультурный, идеологический, нравственный, эстетический и др.
При заполнении таблицы нужно по возможности учитывать не только актуальные, но и потенциальные потребности, которые удастся прогнозировать. Следует также иметь в виду, что на реализацию проекта требуется определенное время, в течение которого потребности могут меняться. На часть потребностей можно влиять, управляя ими, следовательно, в отношении таких потребностей требуется не прогнозирование, а знание стратегии или планов изменений.
Кроме потребностей, в той же таблице описываются те ограничения, которые существуют для каждого позиционера в каждом аспекте.
Работа с таблицей после ее заполнения состоит, прежде всего, в том, чтобы выявить и устранить противоречия, которые могут возникнуть между тем, что отнесено к разным аспектам по одной позиции (по одной горизонтали между разными клетками), либо между тем, что отнесено к разным позициям в одном аспекте (т.е. по вертикали). Так, противоречия могут возникать между потребностями поставщика сырья и бизнесмена в экономическом аспекте (поставщик пытается продать дороже, а бизнесмен – купить дешевле), между потребностями бизнесмена в экономическом и социальном аспектах (пытается получить большую прибыль, уменьшая зарплату работников, но сохранить моральный климат в коллективе) – но не могут возникать, например, между потребностями бизнесмена в социальном аспекте и потребителя в экономическом. Желания покупателя дешевле купить продукцию и бизнесмена сохранить моральный климат в коллективе могут войти в противоречие только через экономическое поведение бизнесмена. Противоречия «по диагонали» возникают лишь вследствие противоречий «по горизонтали» и «по вертикали» и не должны рассматриваться самостоятельно.
Необходимо также проверить по каждой клетке таблицы, нет ли противоречий между потребностями данного позиционера в данном аспекте и существующими ограничениями.
Все выявленные противоречия должны быть устранены. Задание на проектирование должно быть непротиворечивым. Противоречия разрешаются, как всегда, созданием некоторого нового качества. В данном случае такое новое качество может задать проектную идею, определяющую весь проект. В этом смысле первоначально противоречивое описание задания может дать более богатое содержание проекта, чем задание, в котором все изначально взаимно согласовано.
Теперь определяющим фактором дальнейшего проектирования становится способ удовлетворения потребностей, который задается проектной идеей. Эта идея должна задавать отличительные характеристики тех деятельностей, которые позволят удовлетворить сформулированные потребности. Идея может быть как инновационной, предусматривающей некоторый новый способ удовлетворения потребностей, так и стереотипной, предусматривающей удовлетворение потребностей некоторыми устоявшимися (или, вообще говоря, известными) способами; в последнем случае имеет место заимствование проектной идеи из делового окружения или собственной практики115.
Следующий шаг проектирования – составление перечня продуктов всех видов деятельности, которые должны осуществляться в данной организации. Эти продукты должны удовлетворять все сформулированные потребности теми способами, которые определены проектной идеей. В число продуктов, разумеется, входят те, которые явятся товаром бизнеса и будут потребляться внешней средой (объемлющей системой) данной организации. Но, кроме них, в перечне окажется большое количество продуктов иного назначения. Например, если сформулирована потребность работников в психологически устойчивом коллективе, в котором отсутствуют непродуктивные конфликты, то в числе осуществляемых деятельностей должна быть предусмотрена особая деятельность по созданию такого коллектива и поддержанию в нем психологического климата, а сам коллектив и его климат (как характеристика коллектива) явятся продуктом этой деятельности.
Перечень продуктов даст возможность разработать схему процессов производства этих продуктов. На схеме процессов для каждого продукта должен быть указан исходный материал и те промежуточные состояния его, которые предшествуют окончательному превращению материала в продукт. Схема строится таким образом, чтобы на ней были показаны возможности получения разных продуктов из одних тех же материалов или промежуточных продуктов, т.е. объединения некоторых стадий некоторых процессов в один процесс, например (рис.3.3.1):
Рис.3.3.1. Схема процессов производства.
M - материалы, PP - промежуточные продукты, P - продукты.
Следующий этап функционально-деятельностного проектирования – разработка функциональной схемы. Для этого, во-первых, нужно представить каждую стадию каждого процесса, представленного на составленной ранее схеме, как автономный процесс, механизмом которого является некоторая деятельность (рис.3.3.2):
Рис.3.3.2. Деятельность как механизм процесса производства
Далее, описание продукта P этого процесса следует принять за цель деятельности D и составить перечень задач, решение которых необходимо для достижения цели. Необходимо иметь в виду различие понятий цель и задача: цель определяет, что нужно получить, задача определяет, что нужно для этого сделать. Если необходимо, для составления перечня задач можно составить дерево целей, хотя тем самым будет просто детализирована работа, выполненная на предыдущем этапе (схема процессов, если каждый продукт интерпретировать как цель, задает дерево или сеть целей). Дальнейшая работа допускает два варианта: иногда можно, зная цель, непосредственно составить список того, что нужно сделать, чтобы достичь цели (т.е. сформулировать задачи), а потом задаться вопросом, как это сделать, т.е. каковы должны быть средства и методы выполнения задач. В другом варианте проще представить последовательность действий, выполняемых вполне определенными средствами и методами и ведущих к достижению цели; в этом случае для составления перечня задач полезно представить процесс как результат выполнения некоторой процедуры (процедурой называется совокупность последовательно выполняемых действий, объединяемых единством объекта – т.е. процедура выполняется над одним объектом и переводит его из одного состояния в другое). Затем в составе процедуры группируются действия, выполняемые с использованием одних и тех же методов и средств, т.е. операции (операция – совокупность действий по выполнению задачи, характеризуемая своим методом и используемыми средствами). Каждой операции соответствует своя задача, которую данная операция выполняет. Возможен и третий вариант, когда назвать совокупность задач, выполнение которых необходимо для достижения цели, вообще не удается; тогда необходимо проанализировать возникшую ситуацию тупика, сформулировать проблемы – противоречия, обусловившие возникновение тупика, и найти их решения. Решение проблемы и есть перечень задач.
Таким образом, одним из трёх путей можно получить перечень задач для каждой стадии каждого процесса, содержащегося в схеме процессов (рис.3.3.3):
Рис.3.3.3. Формирование перечня задач по схеме процессов.
Теперь можно сгруппировать задачи (сформировать тематические пакеты задач) по признаку единства (или однородности) объектов или единства методов и средств (рис.3.3.4):
Рис.3.3.4. Тематизация задач и формирование функций
Деятельность, выполняющая тематический пакет задач, есть функция (на схеме F1 – F7). Таким образом, получен перечень функций производства для проектируемой организации.
Далее, на основе схемы процессов с обозначенными на ней задачами и соотнесения тематических пакетов задач с функциями, можно построить функциональную схему производства для проектируемой организации (рис.3.3.5, 3.3.6):
Рис.3.3.5. Построение функциональной схемы производства (вспомогательная схема).
Примечание: если на схеме процессов с обозначенными задачами или функциями какие-либо задачи (функции), обеспечивающие одну стадию процесса, могут выполняться параллельно или порядок их безразличен, т.е. они взаимно независимы, то это должно быть особо обозначено во избежание появления лишних связей на функциональной схеме. В данном примере предполагается , что функции F1 и F2 взаимно независимы, поэтому их последовательность обозначена через запятую, а не стрелкой. Точно так же предполагается взаимная независимость F1 и F4, F3 и F4, F5 и F4.
Рис.3.3.6. Функциональная схема для процесса производства.
Теперь необходимо обеспечить воспроизводство всех видов деятельности, которые должны осуществляться в проектируемой организации (в том числе воспроизводство деятельностей, обеспечивающих воспроизводство), а также управление и руководство деятельностью организации. Эти задачи решаются абсолютно аналогично только что рассмотренной задаче проектирования функциональной схемы для процесса производства. Все функциональные схемы накладываются друг на друга (в них могут оказаться общие элементы), в результате получается полная функциональная схема проектируемой системы.
Заключительный этап функционально-деятельностного проектирования – типодеятельностное описание всех функций116. Практически для этого все уже готово, так как средства и методы решения задач были определены при формировании тематических пакетов. Теперь следует лишь привязать их не к задачам, а к соответствующим функциям.
Таким образом, стадия функционально-деятельностного проектирования организации включает 12 этапов:
исследование потребностей и ограничений и составление задания на проектирование;
выработку проектной идеи;
составление перечня продуктов деятельностей;
разработку схемы процессов производства;
составление перечня задач производства и их тематизацию, определение функций производства;
построение функциональной схемы производства;
составление перечня задач воспроизводства и их тематизацию, определение функций воспроизводства;
построение функциональной схемы воспроизводства;
составление перечня задач управления и руководства и их тематизацию, определение функций управления и руководства;
построение функциональной схемы управления и руководства;
построение полной функциональной схемы;
фиксация типодеятельностного описания функций.