9. Нормативное обеспечение деятельности службы доу

Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга­низацию документационного обеспечения управления предприятия: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II), Трудовой Кодекс, Кодекс об административных правонарушениях (несоблюдение правил хранения архивных документов и т.д.), Уголовный кодекс (регулирует вопросы, связанные с хранением документов); Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ, Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» № 1, Федеральный закон РФ « О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Государственная система ДОУ. Основные положения, общие требования к документам и службам ДОУ от 1991 года.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

• положением о службе ДОУ;

• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со­ставе службы ДОУ);

• инструкцией по ДОУ;

• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

• документами планирования и отчетности;

• должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

10. Положение о службе доу.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр положении следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Структура положения о службе ДОУ

Наименование раздела	Содержание
Общие положения	Устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и освобождения его от должности, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе
Цели, задачи службы	Формулируются цели и задачи службы
Функции	Дается всесторонняя характеристика деятельности службы: описываются функции, закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы, разграничение функций между отдельными участками
Права	Содержит перечисление прав, закрепленных за службой: право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушений правил их оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций
Руководство	Приводятся обязанности руководителя службы ДОУ (координация деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения службы), его права
Ответственность (может включаться в раздел «Руководство»)	Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с персоналом
Взаимоотношения с другими структурными подразделениями	Отражается наличие и характер взаимосвязей службы ДОУ с другими структурными подразделениями, состав и характеристика документов, разрабатываемых службой ДОУ совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией

11. Принцип разделения труда в процессе управления документацией

Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих; квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и ведомств и другие6. Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет осуществлять четкий контроль. Должностные инструкции исключают дублирование функций. В содержании инструкции отражается не только то, что должен делать тот или иной специалист, но и как делать, т.е. методика выполнения конкретного вида работы.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденого Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от1998 года.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители  к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Основная функция руководителя  планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала. Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Технические исполнители  экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

12. Численность службы ДОУ

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД: 1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; 2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год; 3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год; 4-я категория - до 10 000 документов в год. В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий. В условиях функционирования автоматизированной системы управления, документационное обслуживание может быть возложено на документационные центры (25 000 - 10 000 и более документов в год). Эти подразделения наряду с канцелярией осуществляют обслуживание всех структурных подразделений предприятия (учреждения). Служба документационного обеспечения может возглавляться начальником службы, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Номенклатурой должностей предусмотрены его заместители, а также специалисты: помощники руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора, секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экпедиторы, курьеры, редакторы, корректоры. В 1988 г. в квалификационный справочник должностей служащих введена должность "документоведа", который должен иметь высшее образование по специальности "документовед, организатор производства".

Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются: общая численность работников организации; объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации); затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численности делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 1215 %, для предприятий  0,4 %. Н_д = Р_об • 0,12 для министерств, ведомств; Н_д = Р_об • 0,004 для предприятий, где Н_д  норматив численности делопроизводственного персонала; Р_об  общая численность работников организации.

13. Должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифи­цированную форму и установленную структуру текста: • Общие положения • Функции • Должностные обязанности • Права • Ответственность • Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назна­чения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нор­мативно-методических, организационных, распорядительных докумен­тов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положе­ние о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел «функции» содержит основные направ­ления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже пере­числяют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должнос­тные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого разде­ла многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" бу­дет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же ука­зывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел "Ответственность" может быть напи­сан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об админист­ративных правонарушениях "Должностные лица подлежат администра­тивной ответственности за административные правонарушения, связан­ные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обя­занности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисципли­нарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственно­сти за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности), в нём записывают, что ра­ботник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Этот раздел целесообразно пред­ставить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполне­ния работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подле­жит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно ука­зание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного рас­писания и перераспределение обязанностей, внедрение новых техноло­гий, меняющих характер работы и т.д. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руково­дителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Ин­струкция утверждается специальным распорядительным актом или не­посредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядитель­ному документу. При утверждении инструкции распорядительным доку­ментом в нем устанавливается срок введения ин­струкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.