- •Основные понятия и терминология доу.
- •2. Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •3. Унифицированные системы документации
- •4. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.
- •5. Совершенствование состава и форм документов
- •Роль службы доу в повышении эффективности работы управленческого аппарата.
- •7. Основные задачи, функции, права, ответственность службы доу.
- •8. Типовые структуры службы доу
- •9. Нормативное обеспечение деятельности службы доу
- •10. Положение о службе доу.
- •15. Требования к оформлению документов усорд
- •16. Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •17.Виды бланков. Особенности создания.
- •18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •20.Анализ структуры документооборота.
- •21. Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах.
- •22.Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
- •24. Цель, задачи регистрации
- •25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •26. Процедура регистрации.
- •27. Цель создания поисковых систем.
- •28. Признаки, используемые для справочных картотек
- •29. Технология работы с традиционными картотеками.
- •30. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •31.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу.
- •32.Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения
- •33. Построение контрольной картотеки
- •35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •39.Понятие номенклатуры дел.
- •40. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение
- •41. Методика составления номенклатуры дел.
- •42. Формирование дел. Понятие и основные требования.
- •43. Принципы систематизации документов внутри дела
- •44. Понятие и организация экспертизы ценности документов
- •45. Организация работы экспертной комиссии
- •46. Основные требования к оформлению дел
28. Признаки, используемые для справочных картотек
Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК: алфавитный; географический (региональный); корреспондентский; номинальный (по видам и разновидностям документов); предметно-вопросный (по заголовку, содержанию); структурный (по структуре организации, по отделам); хронологический (по дате) и т.д.
При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.
Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (... 5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.
Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.
Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.
29. Технология работы с традиционными картотеками.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 2
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
- составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
- систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.