- •Основные понятия и терминология доу.
- •2. Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •3. Унифицированные системы документации
- •4. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.
- •5. Совершенствование состава и форм документов
- •Роль службы доу в повышении эффективности работы управленческого аппарата.
- •7. Основные задачи, функции, права, ответственность службы доу.
- •8. Типовые структуры службы доу
- •9. Нормативное обеспечение деятельности службы доу
- •10. Положение о службе доу.
- •15. Требования к оформлению документов усорд
- •16. Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •17.Виды бланков. Особенности создания.
- •18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •20.Анализ структуры документооборота.
- •21. Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах.
- •22.Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
- •24. Цель, задачи регистрации
- •25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •26. Процедура регистрации.
- •27. Цель создания поисковых систем.
- •28. Признаки, используемые для справочных картотек
- •29. Технология работы с традиционными картотеками.
- •30. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •31.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу.
- •32.Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения
- •33. Построение контрольной картотеки
- •35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •39.Понятие номенклатуры дел.
- •40. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение
- •41. Методика составления номенклатуры дел.
- •42. Формирование дел. Понятие и основные требования.
- •43. Принципы систематизации документов внутри дела
- •44. Понятие и организация экспертизы ценности документов
- •45. Организация работы экспертной комиссии
- •46. Основные требования к оформлению дел
42. Формирование дел. Понятие и основные требования.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соотв. с НД и систематизация докум. внутри дела. Дело - совокупность докум. (в отдельных случаях – документ), относящ. к одному вопросу или участку деят., помещен. в отдельную обложку.
Правильное формир. дел: 1.способствует операт. поиску необх. докум.; 2.обеспечивает их сохранность; 3.устанавливает порядок в орг. делопр-ва. Нормы и правила формир. дел содержатся: в ГСДОУ; в Типовой инструкции по делопр-ву в фед. органах испол. власти; в Осн. правилах работы архивов орг.; во внут. докум. (инструкциях, положениях), которые учитывают специфику ДОУ. Формир. дел осущ. при централиз. форме ведения делопр-ва службой ДОУ, при децентрализ. форме службой ДОУ и стр. подразд. (лицами, ответственными за делопроизводство).не рекомендуется формир. и хранение дел исполнителями. Периодич. контроль за правильным формир. дел в стр. подразд. осущ. служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив орг. оказывает метод. помощь при формир. дел. Работа по формир. дел состоит из операций: 1.распределение и раскладка исполненных докум. по делам в соотв. с НД и подшивка докум.; 2.расположение докум. внутри дела в опред. последоват; 3.оформление обложки дела; 4.подшивка документов. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В процессе формир. дел проверяется правильность оформ. докум. – наличие и подлинность подписи должн. лиц, дат, регистрац. индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении. Требования к формир. дел сформулир-ные в Осн. правилах работы архивов орг.: 1. В дело помещаются докум, работа по которым завершена. 2. В дело помещаются докум, которые по своему содержанию соответ. заголовку дела. 3. Запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов (за исключением особо ценных) и подлежащие возврату. 4. Докум. пост. и врем. сроков хранения формир. в отдельные дела. Следовательно, приказы и распоряжения, годовые и квартальные отчеты формируются в отельных томах. 5. Докум, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. 6. В дело включается один экземпляр документа. Исключение могут составлять только те копии док., которые имеют резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра. 7. Кажд. документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен. 8. В дело формируются документы одного года. Исключение: переходящ. дела, которые содержат документы по вопросам не решенным в течение одного года; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их пост. комиссий, депутатских групп; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезни. 9. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов. 10. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Более объемные дела неудобны в использовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.