4. Кадровые документы

Резюме — составляемый при приеме на работу документ ин­формационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место. Чаще всего резюме используется при устрой­стве на работу в коммерческие структуры. Это аналог анкеты или автобиографии — документов, которые заполняются при устрой­стве на работу в бюджетные, государственные организации. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на ра­бочее место, поэтому документ должен содержать лаконичную информацию об авторе, достаточную, чтобы отразить свою ин­дивидуальность. Главные принципы составления резюме — под­черкнуть положительные, сильные моменты и сделать незамет­ными, насколько это возможно, отрицательные, слабые стороны.

Резюме оформляется произвольно. Большую роль при этом играет фактор привлекательности. Необходимо использовать различные шрифты, подчеркивание, броско расположить текст на странице. Резюме должно быть легко читаемым. При этом необходимо отметить все, что имеет отношение к той должно­сти, на которую претендует соискатель. Начинать желательно с сильных сторон (например, с образования, если мал опыт ра­боты, или наоборот).

В резюме не рекомендуется использование личных место­имений (я, мое, мы); предложения должны быть четкими, на­чинающимися преимущественно с глаголов; необходимо избе­гать употребления различных аббревиатур и сокращений. Спо­соб оформления рубрик должен быть однотипным.

Текст резюме излагается по позициям:

• наименование документа (не все документоведы реко­мендуют его указывать);

• дата;

• фамилия, имя, отчество;

• дата и место рождения / возраст;

• адрес проживания / прописка; способ контакта: телефон, e-mail;

• цель резюме: предполагаемая сфера деятельности; мес­то, на которое претендует составитель (лучше обрисовы­вать в общем то, чем бы вы хотели заниматься);

• семейное положение, наличие детей;

• образование (основное, дополнительное) — перечисле­ние учебных заведений с указанием дат учебы (в обрат­ном хронологическом порядке): название учебного за­ведения, город, страна, уровень образования (высшее, неоконченное высшее, среднее и т.д.), факультет, специ­альность, специализация, даты поступления и окончания. Необходимо также привести данные о дополнительном образовании (курсы, факультативы и пр.), при этом ука­зать документы об образовании. Можно перечислить и различные студенческие организации, студии, олимпи­ады, в которых вы принимали участие, а также награды и премии за различную деятельность. Важно подчеркнуть знания и навыки, соответствующие должности:

• степень владения иностранными языками;

• опыт работы (трудовая деятельность) — указываются даты, полное название организации, ее адрес, точное на­звание должности и краткое описание своих функций. Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке. Если трудо­вая деятельность осуществлялась в студенческие годы, можно также включить и эту информацию. Необходимо сделать акцент на всех достижениях. Сюда же можно включить и сведения о прохождении практики;

• указание достижений;

• технические навыки — степень владения персональным компьютером (программы, машинописная скорость), оргтехникой;

• дополнительные сведения — любая правдивая информа­ция, которая способна представить претендента в наибо­лее выгодном свете. Перечисляются различные знания и умения, наличие печатных трудов, дополнительная ква­лификация, прослушанные спецкурсы, профессиональ­ные навыки подругой специальности;

• личные качества (особенно важно умение контактировать с людьми);

• увлечения, хобби (спорт, наличие водительских прав и т.д.);

• пожелания к работе (рабочий график, оплата труда и т.д.);

• рекомендации.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тести­рование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при приеме на работу, непосредственно связанную с дви­жением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ). На опреде­ленные должности поступают в результате конкурса.

Все документирование трудовых отношений работ­ника и работодателя опирается на законодательные акты, прежде всего на новый ТК РФ. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 ТК РФ, точно знает, какие документы он может потребовать от работника:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий лич­ность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документ об образовании, о квалификации или нали­чии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государ­ственного пенсионного страхования. Поэтому эти доку­менты будут оформлены на них организацией уже после зачисления на работу.

Заявление - официальное обращение, личное или коллек­тивное, которое подается в целях реализации права или закон­ного интереса гражданина или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий.

Выделяются две группы заявлений:

1) заявление по текущим вопросам;

2) заявление о кадровых перемещениях.

При составлении заявления по текущим вопросам исполь­зуют клишированные формы: для выражения просьбы — про­шу + инфинитив (разрешить, допустить и т.д.); прошу Вашего разрешения, согласия + на что? (на зачисление, на выезд и т.д.); для ввода аргументации — ввиду того, что; в связи с тем что; на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?).

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их в кон­кретное структурное подразделение на вакантное место. Заяв­ление о приеме на работу адресуют руководителю организации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В та­ком заявлении обязательно полностью указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и телефон (могут указываться также и паспортные данные). Далее идут текст, под­пись, дата составления.

В любом случае состав реквизитов заявления будет следую­щим:

• адресат;

• автор;

• наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

• дата составления; о текст;

• отметка о наличии приложений;

• подпись;

• визы;

• резолюция.

Адресат помещается в верхнем правом углу листа и включа­ет наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию в дательном падеже.

Автор в заявлении гражданина указывается ниже реквизита «адресат» в верхнем правом углу и включает фамилию, имя и отчество заявителя, которые пишутся полностью в родитель­ном падеже без предлога «от», а также его домашний адрес и при необходимости номер телефона.

В заявлении работника автором является структурное под­разделение, в штате которого он состоит. Если работник под­чинен непосредственно руководителю организации или внут­ри нее не существует структурных подразделений, указывается наименование организации. Оно проставляется в верхнем углу листа от границы левого поля.

Название вида документа оформляется прописными буква­ми в заявлении гражданина - посередине строки, в заявлении работника - слева после названия структурного подразделе­ния или организации.

Датой заявления является дата его составления. В заявле­нии гражданина она располагается под реквизитом «подпись» от границы левого поля; дата может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагает­ся от левого поля после указания вида документа.

Текст заявления пишется на стандартном листе формата А4, как правило, от руки, от первого лица, в произвольной форме. Логическая структура в зависимости от характера тек­ста может включать вводную часть с изложением обстоятельств - причин написания документа и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления.

Для большинства заявлений текст достаточно типичен (о переводе, об отпуске, увольнении, изменении фамилии и т.д.). Для подобных типовых ситуаций во многих организациях раз­рабатываются трафаретные формы заявлений, где работники заполняют лишь переменные реквизиты.

Еще совсем недавно будущий работник писал заявление о приеме на работу. С введением Трудового кодекса РФ (взамен КЗоТ) заявление о приеме на работу утратило свою обязатель­ность, так как основанием для издания приказа о приеме ново­го работника является трудовой договор. Именно в трудовом договоре указываются оклад, место жительства и др. Но многие кадровые специалисты предлагают поступающим на работу собственноручно писать такое заявление на имя первого лица организации. Эта практика не нарушает закона и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора удобно про­ставлять визы непосредственного руководителя, руководителя организации.

После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хра­нится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа о приеме на работу подшивается в личное дело работника.

Заявление об увольнении или переводе на другую работу следует оформлять в соответствии с требованиями ГОСТа.

Отметка о наличии приложений указывается в том случае, если прилагаемый документ (или его копия) служит подтверж­дением прав заявителя.

Подпись автора на заявлении гражданина обычно состоит из личной подписи и ее расшифровки. На заявлении работни­ка в реквизит «подпись» входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка.

Виза должностных лиц, заинтересованных в решении во­просов и уполномоченных на это, включает должность визи­рующего, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Резолюция руководителя содержит результат рассмотрения документа руководством организации. Она размещается под реквизитом «адресат».

Несмотря на то, что законодательство и юридическая лите­ратура разделяют понятия «заявления», «жалобы», «предложе­ния» и обобщенно называют их «обращения граждан», очень часто все эти документы оформляются в виде заявлений.

Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряже­ние образцом. При этом допускается использование имею­щихся в распоряжении соискателя документов, содержащих те или иные сведения о его персональных данных.

Содержание документа формулируется таким образом, что­бы из него без труда можно было бы уяснить следующие основ­ные сведения:

• фамилию, имя, отчество соискателя;

• дату и место рождения;

• социальное происхождение;

• национальность или гражданство (последнее — для лиц, не яв­ляющихся гражданами России);

• время и место получения общего среднего образования;

• время и место (наименование образовательного учреждения) получения послешкольного образования с указанием формы обучения, наименования факультета и специальности;

• время и место работы (указываются сведения о последнем и о

• предшествующих местах работы); о семейное положение и краткие сведения о членах семьи (для не состоящих в браке - о родителях, родных братьях и сестрах,

• для состоящих в браке, кроме того, о супруге, его ближайших

• родственниках, а также о детях); о сведения о судимости; о адрес постоянного места жительства.

Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТа и предполагает наличие таких реквизитов, как наименование вида документа, текст докумен­та, подпись и дата.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и ра­ботником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по оговоренной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудо­вым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными акта­ми и данным соглашением, своевременно и в полном объеме

выплачивать работнику заработную плату. Работник в свою очередь обязуется лично выполнять определенную этим согла­шением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ в редакции от 30 июня 2006 г.).

Содержание трудового договора образуют две группы условий - обязательные и дополнительные.

Обязательными для включения в трудовой договор являют­ся следующие условия:

• место работы; трудовая функция;

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный тру­довой договор, также срок его действия; условия оплаты труда; режим рабочего времени и времени отдыха; компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опас­ными условиями труда;

• условия, определяющие в необходимых случаях характер рабо­ты (подвижный, разъездной и т.п.);

• условие об обязательном социальном страховании работника. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями в письменной форме.

В числе дополнительных условий в трудовом договоре могут предусматриваться следующие:

• об уточнении места работы (с указанием структурного подраз­деления и его местонахождения);

• об установлении испытательного срока;

• о неразглашении охраняемой законом тайны (государствен­ной, служебной, коммерческой);

• об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

• о видах и об условиях дополнительного страхования работника; об улучшении социально-бытовых условий работника и чле­нов его семьи.

Все условия, включенные в трудовой договор, могут изме­няться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то изменения оформляются в том же порядке, который установлен для за­ключения самого трудового договора. Соглашение об измене­нии условий трудового договора является неотъемлемой ча­стью данного договора.

В трудовом договоре указываются также адреса сторон, све­дения о документе, удостоверяющем личность работника, све­дения о лице, подписывающем трудовой договор от имени ра­ботодателя, основание его правомочий (учредительный доку­мент, доверенность). Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также све­дения о документе, удостоверяющем его личность.

Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4, вступают в силу со дня их подписа­ния работником и работодателем, формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников, хранятся 75 лет.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работни­ка. Такое определение дано в ст. 66 Трудового кодекса РФ. Фор­ма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также поря­док изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки пред­назначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для работника, так как являются подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение све­дений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.

Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или сви­детельства о рождении. Сокращение или замена имени и отче­ства инициалами не допускаются.

Внесение сведений об образовании (среднее, среднее спе­циальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случа­ях, когда работник имеет незаконченное среднее или незакон­ченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также про­изводится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного за­ведения и т.п.).

После проставления даты заполнения трудовой книжки ра­ботник своей подписью заверяет правильность внесенных све­дений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива), после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т.п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последне­му месту работы на основании документов (паспорта, свиде­тельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об измене­нии фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и да­ту этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (ти­тульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают­ся, например, прежняя фамилия или имя, отчество и выше записываются новые данные. Ссылки на соответствующие до­кументы записываются на внутренней стороне обложки и заве­ряются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печа­тью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В разделе « Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка пи­шется полное наименование организации. Под этим заголов­ком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

Записи о наименовании работы, профессии или должно­сти, на которую принят работник, производятся в строгом со­ответствии со штатным расписанием.

Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации оформляется так же, как и прием на работу. Вре­менные переводы на другую работу (например, в связи с произ­водственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками дей­ствующего законодательства и со ссылкой на соответствую­щую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника - копии документов, связанных с трудовой деятельностью в ор­ганизации.

В соответствии со ст. 234 Трудового кодекса РФ работода­тель обязан возместить работнику неполученный им зарабо­ток, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку не­правильной или не соответствующей законодательству форму­лировки причины увольнения.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудо­вую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его от­казом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель осво­бождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе в период его работы в организации, трудовую книжку и копии документов, связанных с трудовой деятельностью, он вправе обратиться к работодателю с пись­менным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня пода­чи заявления работодатель обязан выдать работнику копии требуемых документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены над­лежащим образом; они предоставляются работнику безвоз­мездно.

Личная карточка работника (форма Т-2) оформляется на всех работников организации, принятых на работу на условиях тру­дового договора, независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству. Она ведется в продолжение всего периода трудовой деятельно­сти работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Основанием для ее заполнения служат:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• трудовая книжка;

• паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);

• военный билет (для военнообязанных); документ об окончании учебного заведения; свидетельство государственного пенсионного страхования; свидетельство о постановке на учет в налоговых органах и дру­гие документы;

• документы о квалификации, переквалификации или наличии специальных знаний.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответ­ствии с действующим законодательством Российской Федера­ции может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов (например, медицинской книж­ки, лицензий и др.). Некоторые сведения в карточке формы Т-2 (в частности, номер контактного телефона) указываются со слов работника.

Личная карточка формы Т-2 заполняется только кадровым специалистом, а не работником. Правила хранения личных карточек:

• карточки хранятся в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке;

• карточки уволенных сотрудников формируют в дело в алфа­витном порядке (по первым трем буквам);

• перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточек формы Т-2 - 75 лет.

19