3. Информационно-справочные документы

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначен­ной по указанию руководителей) и подтверждающий конкрет­ные факты или действия. Акты составляются в различных си­туациях и имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт ревизии, акт о нарушении техники безопасности и т.д.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавли­вающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортирования. Такой акт составляет­ся на типографском бланке установленного образца. Все до­полнения и исправления в акте должны быть оговорены и заве­рены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь следующие реквизиты:

• наименование организации (структурного подразделения);

• наименование вида документа (АКТ);

• дата и номер;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи;

• печать (для важных и внешних актов);

• приложения (при наличии копий подтверждающих докумен­тов).

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание составления, например ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присут­ствующих.

Акт может иметь заголовок (например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов» с грифом «Конфиденциально»).

В констатирующей части акта излагаются цели, зада­чи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст документа может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о прило­жении при необходимости указываются сведения о коли­честве экземпляров акта, о месте их нахождения или ад­ресатах, которым они отправлены.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, однако эта часть текста необязательна.

После текста и отметки о наличии приложений указывают­ся сведения о числе экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (реквизит 22).

Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию документа. Вторая часть должна содержать выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложен­ными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подпи­саны составителем (автором), внешние, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Служебная записка - документ, адресованный руководите­лю организации или структурного подразделения, используе­мый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации. Этот документ официально не при­нят, т.е. не включен в классификацию документов, но широко используется.

Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя докладная (служебная) записка - документ дело вой переписки между структурными подразделениями органи­зации или должностными лицами; составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен устно, и печатается на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации с информацией о фактах, событи­ях, требующей принятия решения; составляется на общем бланке организации.

Докладная (служебная) записка должна иметь следующие реквизиты:

• о о

  наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа;

• адресат;

• дата; номер (необязательный реквизит);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоя­щие органы, подписываются руководителем организации, внутренние - автором.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отче­та, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

Объяснительные записки по содержанию можно раз­делить на две группы: сопровождающие основной доку­мент (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, по­ступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки по содержанию можно раз­делить на две группы: сопровождающие основной доку­мент (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, по­ступков и поведения отдельных работников.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу и дополняют либо пояс­няют его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации.

Вторая группа объяснительных записок составляется ра­ботниками для объяснения их поведения, поступков, сложив­шейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги, где указываются:

• структурное подразделение, где работает сотрудник;

• наименование вида документа;

• адресат;

• дата составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Объяснительные записки могут иметь приложения.

Справка - документ, содержащий описание и (или) под­тверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запро­сам граждан.

Справки по производственным вопросам могут быть внешни­ми, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по производственным вопросам внешние со­ставляются на общем бланке организации, где указываются:

• наименование организации - автора документа; наименование вида документа (СПРАВКА);

• адресат;

• дата;

• номер (при необходимости);

• заголовок к тексту; текст;

• подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверя­ется печатью. Справки по производственной тематике состав­ляют в двух экземплярах, один из которых направляется адре­сату, второй — подшивается в дело.

Справки по производственным вопросам внутренние составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4; имеют те же реквизиты, что и внешние, зa исключением печати; подписываются исполнителем.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5. Организациям часто приходится выдавать однотипные справки, подтверж­дающие, что этот человек действительно работает в данной организации; что он получает определенную заработную плату; но отпуск у него запланирован на конкретный период года, поэтому целесообразно разработать специальные трафаретные планки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые затем будут вписываться нуж­ные данные.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутст­вовать обязательные реквизиты, придающие документу юри­дическую силу:

• наименование организации, выдавшей справку. Данные об ор­ганизации указываются полностью, без сокращений;

• наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Если наименование адресата в точности неизвестно (например, работнику нужна справка для организации, полно­го наименования которой он не знает), можно не указывать ад­ресата в правом верхнем углу документа, а написать в тексте са­мой справки, куда она предназначается, например: «Справка дана для представления по требованию»;

• наименование вида документа (СПРАВКА);

• регистрационный номер и дата выдачи;

• подпись. Справки подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. На практике справки, выдаваемые работникам для представления в другие организации, подпи­сывает начальник отдела кадров. Если в справке есть сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;

• печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров.

Справки учитывают в специальном журнале или книге, где необходимо фиксировать дату выдачи справки, ее краткое со­держание, кому она выдана и в какую организацию должна быть представлена. В журнале предусматривается графа для личной подписи работника в получении справки. Копии вы­данных справок целесообразно оставлять в отделе кадров.

Характеристика

Характеристика — это официальный документ, который выда­ст администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­мата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида доку­мента (характеристика); указание должности лица, которому выда­стся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; под­писи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимо­связанные составные части. Первая - это анкетные данные, сле­дующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеют­ся), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Доверенность - документ о предоставлении права доверен­ному лицу на совершение каких-либо действий от лица дове­рителя (организации или физического лица).

Доверенности могут быть служебными и личными. Служебная доверенность составляется от имени организа­ции (на бланке доверенности), подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяет­ся в нотариальном порядке организацией, в которой довери­тель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной орга­низацией по месту жительства.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Ес­ли срок ее действия не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает следующие реквизиты:

• наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• ФИО, паспортные данные лица, выдавшего доверенность (до­верителя);

• ФИО лица, которому выдана доверенность (доверенного лица);

• содержание доверенности;

• подпись лица, выдавшего доверенность;

• дата выдачи доверенности;

• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись довери­теля, дату удостоверения подписи;

• печать.

Претензия (жалоба) - досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываются нару­шения прав и охраняемых законом интересов граждан. По­скольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногла­сий между сторонами по договору, то при подготовке письмен­ных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 «Форма и содержание искового заявления» Арбитражного процессуального кодекса РФ (от 24.07.2002), а также рекомендации, имеющиеся на этот счет в СПС «Гарант». В соответствии с указанными рекомендациями письмен­ная претензия должна иметь следующие реквизиты:

• наименование адресата;

• наименование адресанта (отправителя);

• наименование вида документа (ПРЕТЕНЗИЯ, ЖАЛОБА);

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о приложении;

• подпись;

• дата.

Как правило, оформление первых трех реквизитов не вы­зывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту сле­дует конкретно указать, о чем идет речь, например об уплате штрафа, о возмещении ущерба, возврате денежных сумм или товара в натуре и т.д. В тексте претензии отражают следующие вопросы:

• на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмотренные законодатель­ством РФ);

• что именно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;

• ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие от­ношения сторон в сложившейся ситуации (статьи Граждан­ского кодекса РФ, ведомственных или местных норматив­но-правовых актов и т.п.);

• ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение кото­рых вызвало претензионное требование (в необходимых случа­ях с приложением копий или выписок из соответствующих до­кументов);

• сумма требований с расчетом (если расчет претензионных тре­бований занимает много места, его следует вынести в приложе­ние);

• информация о намерениях адресанта в случае невыполнения требований, изложенных в претензии.

Претензия подписывается заявителем. Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц. Всю необхо­димую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или на бланке организации установленного образ­ца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением.