2. Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных доку­ментов - обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только от своей деятельности, но и деятельности организаций, входя­щих в его систему.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативным правовым актам. Основанием для их из­дания может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нор­мативных правовых актов и иных решений вышестоящих орга­нов;

• необходимость решения оперативных задач, стоящих перед органом управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (поста­новления, решения), т.е. на основе решений, принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией;

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания и т.д.), когда власть по всем вопросам управления в организации принадле­жит ее руководителю.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения производственных задач. Приказы делятся на две группы - приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы: по организации работы организации, финансированию, пла­нированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, другим производственным вопросам (например: о распределе­нии служебных помещений, о нарушении правил транспорти­рования грузов, о создании рабочей группы по проекту, о пре­мировании работников, о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.).

По поручению руководителя проекты приказов подготов­ляются специалистами организации после изучения сути во­проса и сбора необходимой информации.

Приказы оформляются на общем бланке организации или бланке приказа и имеют следующие реквизиты:

• наименование организации - автора документа;

• дату, номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководите­лем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», на­пример: «О реорганизации предприятия».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей - кон­статирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (решения совета директоров, производственная необ­ходимость). Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях...», «На основании...», «Во исполнение...». Констатирующую часть приказа опуска­ют, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоето­чие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предпи­сываемое действие и срок исполнения. Если исполнителю да­стся постоянное поручение, то срок исполнения в приказе мо­жет отсутствовать. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если контроль за выполнением приказа осуществляет руководитель организации, пункт о контроле в приказе отсутствует.

При необходимости в приказе перечисляют ранее издан­ные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распоря­дительной части не в отдельном реквизите «Приложение», а в скобках в соответствующих пунктах.

Проект до подписания подлежит согласованию путем ви­зирования у всех заинтересованных лиц, а также в структурных подразделениях и у должностных лиц, которых он касается.

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый ад­министрацией для регулирования правоотношений между гра­жданами и органами управления. Такие приказы готовят отде­лы кадров или, если такой отдел не предусмотрен структурой организации, должностные лица, которым поручено вести до­кументы по кадрам. Приказы по личному составу фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с рабо­ты, установление должностных окладов, отпуска, командиров­ки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т.д. В 2004 г. утверждены новые унифицированные формы большинства приказов по личному составу, что позволило внести единооб­разие в структуру текста.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

• наименование организации - автора документа;

• наименование вида документа (ПРИКАЗ);

• дата и номер приказа;

• место издания, заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визы согласования;

• отметка об ознакомлении с приказом работника;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В тексте указываются: ФИО работника (полностью), на­именование структурного подразделения, профессия (долж­ность), предпринимаемое действие (УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ и т.д.), с какого числа. В графе «основание» указываются доку­менты, послужившие причиной создания приказа.

Приказы нумеруются в течение календарного года. Номер пишут с добавлением индекса «к» или «л/с», что значит: приказ по кадрам. Приказы визируют заместитель директора по кад­рам, руководитель отдела кадров, руководитель отдела, в кото­ром работает работник, бухгалтер, а приказы об увольнении или дисциплинарных взысканиях — еще и юрист. Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в приказе указывается иная дата его вступления в юри­дическую силу (например: приказ подписан 10 мая, а увольне­ние работника должно быть произведено 25 мая).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения составляются в основном по вопросам:

• информационно-методического характера;

• повседневной административной, производственно-хозяйст­венной деятельности;

• связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например: О распределении обя­занностей между заместителями руководителя компании; О применении правил работы с конфиденциальными доку­ментами; О передаче дел и документов увольняемыми работ­никами; О проведении ежегодной диспансеризации работни­ков и т.п.

Составляются и оформляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности. Распоряжение должно содержать:

• наименование организации;

• наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

• дату, номер;

• место изготовления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Текст распоряжения также состоит из двух частей - конста­тирующей и распорядительной. Распорядительная часть начи­нается глаголом «ПРЕДЛАГАЮ» (ОБЯЗЫВАЮ), который в тексте распоряжения часто опускают, указывая только дейст­вие, например: «Всем сотрудникам пройти инструктаж».

Распоряжения подписывают руководитель или заместите­ли руководителя организации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения во­просов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллеги­ального органа; составляется на основании записей, произве­денных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материа­лов. На оформление протокола совещания обычно отводят 3-5 дней.

Проект протокола визируется работниками или подразде­лениями, выносившими вопрос на обсуждение.

Подписывают протокол председатель и секретарь собра­ния. В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

• дата и номер;

• указание места издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания. Но­мер протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря собрания и присутствующих — до 10 человек. Если присутствующих больше, то составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение (как и представленные на рассмотрение материалы). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунк­там повестки дня.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки, например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2007 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раз­дела строится по схеме:

• СЛУШАЛИ;

• ВЫСТУПИЛИ;

• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если после выступления или в ходе обсуждения за­давались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление (решение) излагается в протоколе полностью, так как является наи­более важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протокол заседания правления акционерного общества или совета директоров подписывается всеми присутство­вавшими на заседании. К протоколу подшиваются пред­ставленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов пред­приятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут пере­даваться на архивное хранение.