2. Предупредительный

В ходе его составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок которых истекает через 2–3 дня.

Сотрудник еще имеет время для решения вопроса.

 

3. Итоговый

Аналитическая работа по обобщению исполнительной дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Результаты его находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий.

Результаты итогового контроля руководитель может использовать при премировании, при сокращении штата, при продлении ТД.

 

Формы контроля

 

1.             Сроковая картотека.

2.             Автоматизированная система контроля.

 

1. Сроковая картотека

Для ведения контроля в ручном режиме используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными разделителями.

31 разделитель – это числа месяца.

За 32-м разделителем стоят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последующих числах месяца за 2–3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца.

Перед 1-м разделителем размещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок исполнения.

Начало контролирующей операции совпадает с моментом регистрации поступившего документа или созданного внутреннего документа организации на РКК.

На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительного документа.

В произвольной форме можно записывать на РКК и устные поручения руководителя.

На самом документе наносится отметка о контроле.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это тоже фиксируется на оборотной стороне РКК. После снятия документа с контроля РКК вынимаем из сроковой картотеки и переставляем в справочной.

 

2. Автоматизированная форма исполнения документа

Наиболее рациональным на сегодняшний день является автоматизированный контроль, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Это дает возможность охватить практически неограниченный круг документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» («Контрольная дата») в КК документа.

Специальные программы позволяют выводить на экран перечень документов, исполнение которых истекает в определенный срок, просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, видеть загрузку каждого (это можно увязать с премированием сотрудников).

При использовании локальных сетей можно в любой момент получить списки неисполненных документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Соответственно аналитические справки могут автоматически составляться по заданной форме и поступить на компьютер руководителя.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.