Предварительное рассмотрение документов

 

I этап

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем руководителя или одним из работников службы ДОУ.

1.             При предварительном рассмотрении секретарь распределяет все документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (в инструкции по ДП).

Как правило, к нерегистрируемым документам относят:

−               письма с пометкой «лично»;

−               приглашения;

−               каталоги;

−               поздравления;

−               печатные издания (брошюры, журналы, программы конференций, совещаний).

2.             После регистрации секретарь распределяет документы по группам:

1)             предназначенные руководителю (помещаются в отдельную папку и кладутся на стол руководителю);

2)             остальные документы, не требующие принятие решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю или в структурное подразделение, или сразу исполнителю;

3)             при предварительном рассмотрении также выясняется, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.).

Все материалы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

 

II этап. Рассмотрение документов руководителем

Руководитель, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Все указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

 

Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение по вопросам, отраженным в документе.

Состав:

1.             ФИО исполнителя;

2.             поручение;

3.             срок исполнения;

4.             дата и подпись.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль.

Руководитель не должен задерживать документы у себя, при необходимости секретарь может сделать копию документа.

 

Регистрация документов

 

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

 

Цели регистрации:

1.             Учет документов.

2.             Контроль за их исполнением.

3.             Справочная работа по документам.

 

Задачи регистрации:

1.             Придание юридической силы документам.

2.             Подтверждение факта их создания.

3.             Подтверждение факта их поступления.

 

Правила регистрации:

1.             Однократность

Регистрируемый документ не должен вторично регистрироваться при его перемещении.

2.             Регистрации подлежа все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

3.             Регистрации не подлежат определенные документы, которые определены в самой организации как нерегистрируемые.

4.             При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется в отдельном журнале:

−               входящие документы;

−               исходящие документы;

−               внутренние документы;

−               приказы по о/д;

−               приказы по л/с;

−               коммерческие акты;

−               документы, содержащие конфиденциальную информацию;

−               обращения граждан .

5.             Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Входящие документы – в день поступления.

Исходящие документы – в день отправки.

6.             При регистрации каждой группы документов должны применятся единые унифицированные способы присвоения номеров.

Для внутренних и коммерческих документов применяется порядковая нумерация (в течение коммерческого года), которая присваивается по журналу, начиная с №1 с 1 января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из:

1)             порядковый номер;

2)                           условного обозначения структуры предприятия или должностного лица;

3)             номер дела, в который будет подшит документ.

п: №89 – 02/17.