4. Определение системы индексации и установления индекса дел

Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс (условное обозначение).

Индекс дела состоит из:

1.             Номера раздела (наименование структурного подразделения или вида деятельности).

2.             Порядкового номера заголовка дела в пределах раздела.

Порядок индексирования должен быть изложен в инструкции по ДП.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.

Переходящие дела вносятся в НД каждый раз под одним и тем же номером.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм (примерно 250 листов). Если листов больше, то дело делят на тома.

При наличии в деле …индекс проставляется на каждом томе.

 

 

5. Оформление и удостоверение нд

1.             Составление на общем бланке предприятия.

2.             Заголовок дела: На _____год.

3.             НД подписывается должностным лицом, его составляющим.

4.             Согласовав с архивом организации.

5.             Утверждается руководителем (НД структурного подразделения не утверждается).

6.             Пакет оформляется в виде таблицы, состоящая из 5-ти граф.

7.             После окончания календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.

 

Оформление в виде таблицы

 

01 (02) (03)

08

10

11 12

14

На ______ год

 

Индекс	Заголовок дел (томов)	Количество дел, томов	Срок хранения ст. поперечно	Примечание
1	2	3	4	5
01 Наименование раздела
01–02
01–02
01–03
02 Наименование раздела