Автоматизированная система регистрации документа

 

Чтобы предотвратить утер документа, учитывая пока еще слабую исполнительную дисциплину для фиксации факта передачи документа исполнителю, выводится на печать форма движения документов

 

Вид документа	Дата	Регистрационный номер	Дата передачи документа исполнителю	Подпись исполнителя при возврате документа
Договор	01.03.2005	№183	08.03.2005	19.05.2006

 

Исполнительный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по НД, в который подшит документ.

 

Информационно-справочная работа по документам

 

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба ДП обязана в несколько минут ответить на ряд вопросов двух типов:

−               у кого? Где? В какой стадии работы? находится любой документ;

−                              в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести с помощью справочных карточек или в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек, которые хранятся в нескольких ящиках.

Разделителями справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направление в деятельности учреждений.

Внутри этих разделов удобнее различать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).

Отдельно ведется картотека на обращения граждан. Она строится по алфавиту авторов обращений.

Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которые формируют по тематическому принципу.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек – 3 года.

В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

 

Работа с картотеками предполагает:

1.             Своевременное поступление карточки на вновь зарегистрированные документы.

2.             Регулярное выполнение операций по ведению карточки.

3.             Внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и прочем).

4.             Внесение изменений в записи, перестановку карточек из одного раздела в другой.

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу в учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

 

Направление на исполнение и организация исполнения документов

 

Направляемые на исполнение входящие и внутренние документы:

1.             Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Если в резолюции указывается несколько лиц, ответственным является лицо, указанное первым.

2.             Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации, регистрационной карточке и т.д., с предоставлением исполнителем даты получения документа.

Если необходимо для оперативного исполнения входящего документа несколько исполнителей одновременно, секретарь размножает этот документ и передает копии всем исполнителям.

3.             Исполнение документа включает:

3.1.     Сбор и обработку информации.

3.2.     Подготовку проекта документа.

Проект документа может быть подготовлен структурным подразделением или его отдельным специалистом.

Для подготовки проекта документа надо:

−               изучить существо вопроса;

−               рассмотреть предыдущие документы по данному вопросу;

−               учесть различные мнения.

В ходе подготовки текста проекта исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции.

Заканчивается подготовка документа его перепечаткой и оформлением.

3.3         Проект документа обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают с заинтересованными лицами.

3.4         Документ предоставляется на подписание или утверждение руководителя предприятия или руководителем структурного подразделения.

3.5         Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимых для работы и передает документ на тиражирование.

Если нужно, готовит список на рассылку.

3.6.     Если нет необходимости составляет дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как:

−               запрос сведений;

−               телефонные переговоры.

3.7.     Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный за исполнением документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.8.     документ, находящийся в работе у исполнителя до окончания решения вопроса. Когда работа над документом будет завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание и т.д.) на документе проставляется 28 реквизит:

Отправлен факс

В дело № 00 – 00

Секретарь

л/п ИОФ

Дата

 

После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

Исполненый документ – это документ, в котором выполнены все предписанные задания.

3.9.     Отметка об исполнителе – реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Для отправления в другой город стоит дополнительный номер телефон с междугородним кодом.

 

Сроки исполнения

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов – с даты их поступления.

Для подавляющего большинства документов установлены сроки их исполнения – типовые и индивидуальные.

 

Типовые сроки

Устанавливают с помощью законов РФ, указами Президента РФ, правительственными нормативными актами, перечисленными в ЕГСДОУ:

1.             Письма-поручения и письма-запросы ВСО – в течение 10 дней;

2.             ЖПЗ в срок до 1 месяца со дня поступления. Не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

3.             ТГ, требующие срочного решения –до 2 дней, остальные – до 10 дней.

4.             Запросы народных депутатов не более, чем в трехдневный срок.

Типовые сроки могут устанавливать ведомства в подзаконных актах (п: определение сроков сдачи статических и финансовых отчетов).

В конкретных организациях могут быть установлены типовые сроки для документов, не отраженных в законах и нормативных актах. После утверждения и включения в Инструкцию по ДП эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки

Индивидуальные сроки исполнения указаны в тексте документа или в резолюции.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию.

Срок исполнения внутренних документов – с момента их доведения до исполнителей.

В распорядительных документах и решениях коллегиональных органов срок исполнения указан по каждому пункту.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены сроки исполнения (недель, месяцев, год, полгода).

В таких случаях необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение заданий поэтапно.

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должно превышать 10 дней.

Срок исполнения документов может быть продлен только организацией или должностным лицом, которое его установили. Для этого нужно не менее чем за 2–3 дня до истечения сроки исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.