Служба ДОУ: структура, функции, задачи, должностной состав

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

Грамотное и эффективно организованное ДП способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений.

Снижению степени их риска экономии времени руководителей.

Организацию ДП осуществляют операционисты, а при больших объемах работы – целое подразделение (канцелярия, общий отдел и т.д.).

 

ГСДОУ – наиболее полный документ по организации службы ДП.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали название служб ДП.

 

Структура службы ДОУ

1.             Управление делением – создается в министерствах и ведомствах, как орган контроля и координации ДП. В центральном аппарате и отрасли. Имеет следующий состав:

−               Секретарей;

−               Канцелярия;

−               Инспекция и т.д.

2.             Общий отдел.

 

Задачи службы доу

 

1.                            Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2.             Обеспечение единого порядка документирования.

3.             Контроль за исполнением документов.

4.             Хранение документов.

5.             Унификация форм документов.

6.             Сокращение документооборота.

7.             разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

8.             Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

 

Функции службы ДОУ

1.             Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

2.             Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

3.             Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.

4.             Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

5.             Подготовка и размножение документов.

6.             Разработка НД и хранение дел.

7.             Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

8.             Организация работы архива.

9.             Повышение квалификации работников.

 

Должностной состав

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

 

I. Руководители:

−               заведующий службой ДОУ;

−               заведующий протокольным отделом;

−               начальник секретариата;

−               заведующий архивом;

−               заведующий копировальным бюро и т.д.

Основные функции руководителя:

1.             Планирование и распределение работы.

2.             Подбор и расстановка кадров.

3.             Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

4.             Контроль за выполнением работы.

5.             Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала.

 

II. Специалисты:

−               документовед;

−               помощник руководителя;

−               референт;

−               редактор;

−               архивист;

−               археограф;

−               инспектор;

−               секретарь коллегии;

−               секретарь руководителя;

−               корректор.

 

Основные функции:

1.             Выполнение технологических и оперативных задач.

2.             Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

3.             Разработка нормативно-методической базы д/п.

4.                            Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.