Организация контроля исполнения документа

 

1.             Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решение вопроса.

В контроле выделяют два аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса.

2. Контроль за сроками исполнения документа.

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Этот вид контроля осуществляет руководитель или специальное уполномоченное лицо, также может проводится ВСО-ой.

Такой контроль осуществляется путем организации проверок, ревизий, предоставления отчетов или справок.

 

Сроковый контроль – это установление факта выполнения или невыполнения работы, поручения к определенной дате.

Постоянно ведущийся сроковый контроль позволяет регулировать ритмичность работы организации, составлять долгосрочные и краткосрочные планы работ.

Сроковый контроль осуществляет секретарь или служба ДОУ.

Сроковый контроль бывает:

−               текущий;

−               предупредительный;

−               итоговый.

 

2.             Контроль за исполнением документов состоит из следующих этапов:

1.             Постановка документов на контроль.

1.1.     Руководитель определяет срок исполнения, исполнителей и сообщает секретарю о постановке на контроль документа.

1.2.     Секретарь красным фломастером или карандашом проставляет 19 р-т на правом поле букву «К» или слово «Контроль»№.

1.3.     Затем в регистрационной форме делаются отметки.

Срок исполнения, если не указан в документе, не должен превышать 10 дней.

На сроковый контроль также ставится каждый пункт распорядительного документа, если у заданий разные сроки.

2.             Своевременное доведение документов до исполнителя.

3.             Предварительная проверка и регистрирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документов за 10, 5 или 2 дня).

4.             Запись о состоянии исполнения в графе «Контрольная отметка», внесение в РКК отметок об изменении сроков и т.д.

5.             Регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения.

6.             Информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

7.             Учет и обобщение результатов контроля.

8.             Снятие документа с контроля:

8.1.     Принятие руководством решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ.

8.2.     Постановка отметок об исполнении документа в РКК и на самом документе. Информирование контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле.

8.3.     Перестановка РКК из контрольной картотеки в справочную.

8.4.     Подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

 

Виды срокового контроля:

 

1. Текущий

Ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документов и напоминанием исполнителю об истечении срока исполнения документа и необходимости завершения работы над ним.

Секретарь, как правило, в начале рабочего дня выявляет и составляет список документов, исполнение которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день, он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (например: решение вопроса на заседании, подписание документов, отправка фактов и т.д.).

Ежедневно выявляются документы, срок исполнения которых истекает. Секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.