Деловые бумаги: языковое оформление и редактирование

1. Особенности официально-делового стиля.

2. Типичные ошибки в языке деловых бумаг и их устранение.

Каждому человеку, независимо от его профессии, приходится в течение своей жизни как читать, так и составлять деловые бумаги и документы (заявление, автобиографию, доверенность и т.д.). Поэтому каждому необходимо

1. знать, какие основные требования предъявляются к языку служебных документов и

2. уметь избегать наиболее распространенных ошибок.

Сферу официально – деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности обслуживает официально – деловой стиль. Основная задача официально-делового стиля – сообщить объективную информацию об известном факте, событии, лице; обстоятельно изложить суть и фактическую сторону дела, условий соглашения, законов, всякого рода правил, инструкций, предписаний, их юридического комментария.

Язык деловых бумаг должен соответствовать нормам и традициям официально-делового стиля. Каковы же основные особенности этого стиля?

1. Лаконизм (сжатость, краткость изложения) и полнота (достаточность информации).

2. Объективность (сообщается фактическое состояние дел, дается непредвзятая, неэмоциональная оценка событий).

Поэтому не употребляются в деловой речи

разговорные, просторечные, жаргонные слова и эмоционально окрашенная лексика.

3. Нейтральный тон изложения. В рассказе Чехова А.П. «Восклицательный знак» чиновник, перебирая в памяти знаки препинания, которые он использовал в течение 40 лет службы, не может припомнить, в каком же случае следует ставить в документах восклицательный знак! А вы помните, в каком?

Конечно же, единственное место, где может появиться в документе восклицательный знак – это обращение в письме. Например: Уважаемый господин Сидоров! Во всех остальных случаях используется нейтральная, безэмоциональная точка.

4. Стандартизация деловой речи. Данная стилевая черта объясняется повторяемостью ситуаций, целей высказывания, решаемых вопросов.

Стандартизация проявляется в широком использовании уже готовых, устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде – клише (например, в связи с указанием <распоряжением, требованием> министерства <главка, руководства> о...; в соответствии с достигнутой договоренностью <соглашением>...; в порядке оказания <технической, производственной, материальной> помо­щи...; в связи с тяжелым положением, сложившимся...). Стремление к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях вполне зако­номерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления текстов деловых бумаг. Они именно составляются по имеющимся, готовым, регулярно повторяющимся образцам, а не придумываются.

5. Логичность и структурированность информации. Тексты этого стиля характеризуются строгой композицией. Официальные бумаги составляются по определенному плану, имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Поэтому часто используют уже готовые бланки, которые нужно только заполнить.

6. Точность. Язык документов не терпит какой бы то ни было двусмысленности, неясности; текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным.

7. Убедительность (аргументированность).

Таким образом, служебные документы обладают следующими обязательными качествами: достоверность и объективность, точность, исключающая двоякое понимание текста, максимальная краткость, безупречность в юридическом отношении, стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения, нейтральный тон изложения, соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм общения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.