4.4. Методологические основы проектирования бизнес-процессов

Формы представления технологии трудовых процессов могут быть разнообразными. Так, соответственно степени глубины разработки производственных или функциональных процессов технология трудовых процессов может быть маршрутной (приложение 3,4,5,6,8), операционной или элементной (приложение 7).

Маршрутная карта выполнения конкретной управленческой функции дает представление об очередности выполнения обязанностей (операций) работниками аппарата управления, определяет время получения выдачи информации, как предмета труда, определяет технические средства передачи информации (документ, устное сообщение, сигнал технического устройства и пр.), трудоемкость выполнения обязанности (операции).

Должностная операционная карта определяет порядок проектирования трудового процесса обязанности (операции). В данном случае содержание трудового процесса определяется совокупностью действий и движений работника (или группы работников), необходимых для выполнения обязанности (операции) по всем стадиям: получение задания от работодателя или инициативная постановка работы; информационная и материальная подготовка выполнения обязанности (операции); непосредственного трудового участия в процессе преобразования предмета труда в соответствии с производственной или функциональной технологией; представление выполненной работы преемнику.

Рациональность и качество трудового процесса на всех его стадиях обеспечиваются применением методов выполнения его элементов, позволяющих снижать физические нагрузки, создать удобство в работе, исключить ненужные движения и действия, в частности, статические элементы типа «держать» и «поддержать», избежать многократных поворотов корпуса в процессе работы, облегчить учетные и контрольные операции и многие другие виды работ с помощью средств вспомогательной технологической оснастки, создаваемых с учетом требований органомики.

Должностная операционная карта является рабочим документом, по которому организуется текущая работа, определяется загрузка работника. По ней обучаются новые работники.

Логика выполнения технологии трудовых процессов должна отвечать шести основным принципам организации труда. Сначала они были сформулированы как принципы организации производственных процессов, но затем справедливо распределены на управленческий труд. Эти принципы следующие: специализация, пропорциональность, параллельность, прямоточность, непрерывность и ритмичность.

Принцип специализации означает также разделение операций, при котором возможна централизация однотипных операций, позволяющая применять для их осуществления различные технические средства. С этой целью выделяются различные структурные подразделения, за которыми закрепляются типовые обязанности (операции) - диктофонные, машинные, множительные и др. Централизация - необходимое условие применения наиболее эффективных средств механизации трудовых процессов управления. Повышению уровню специализации способствует не только централизация однородных технологических операций, но также унификация и нормализация форм документов, применяемых обозначений, методов труда.

Принцип пропорциональности предусматривает пропорциональную производительность всех подразделений, что может быть достигнуто в том случае, если все подразделения укомплектованы кадрами достаточной квалификации и в соответствии с нормативами численности работающих.

При соблюдении принципов пропорциональности, специализации и централизации операций может быть обеспечено комплексное и своевременное делопроизводственное обслуживание.

Принцип параллельности предусматривает такую организацию трудовых процессов, при которой отдельные процессы и операции возможно выполнять параллельно. Параллельность достигается путем совмещения различных этапов работ во времени, что сокращает длительность цикла процессов (например, одновременное размножение документа и рассылка его в подразделения для параллельной обработки.)

Для ускорения трудовых процессов очень важен принцип прямоточности, суть которого заключается в исключении возвратных движений выполнения обязанностей (операций), образования петель и заторов.

Последние два принципа организации трудовых процессов - непрерывности и ритмичности - взаимообусловлены. Применительно к управленческим процессам они должны рассматриваться с точки зрения обеспечения целевой функции информационного обслуживания.

Новая технология трудовых процессов строится с таким расчетом, чтобы добиться оптимального сочетания этих принципов в конкретных условиях организации труда в данном аппарате управления. Причем заданный конечный результат должен достигаться с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых средств.

Выводы о коренном изменении технологии трудовых процессов следует делать весьма осторожно, лишь после того, как учтен весь комплекс работ, выполняемых в аппарате, проанализированы функции структурных частей и исполнителей, выявлена роль документов, получен целый ряд сведений по всем другим аспектам обслуживания. Комплексный подход к обоснованию предложений необходим потому, что:

• изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом;

• иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля;

• перераспределение функций сотрудников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т. д.

Возможность возникновения подобных ситуаций должна предостеречь от поспешных выводов и нацелить их на необходимость тщательно обосновать каждую рабочую гипотезу новой технологии трудового процесса.

Для новой технологии трудовых процессов необходимо провести ориентировочные расчеты трудоемкости обязанностей (операций), учитывая при этом сокращение объема документооборота и применение более рациональных приемов труда.

Расчет трудоемкости обязанности (операции) производится по следующей формуле:

Т =

Т = В * Н вр (человеко-час), (1)

К

где Т - трудоемкость операций, чел.-час;

В - количество операций за месяц;

Н вр - норма времени на единицу измерения;

К - количество документов в единицу времени;

Расчет трудоемкости операций по обработке документов осуществляется раздельно по каждому виду технологического процесса. Как видно из формулы, важным элементом расчета являются нормы времени на выполнение операций. Эти данные можно получить тремя путями:

• из нормативных материалов Центрального бюро промышленных нормативов по труду при НИИ труда, который создает типовые нормы времени для отдельных видов работ инженерно-технических работников и служащих: по материально-техническому снабжению, по технико-экономическому планированию, по делопроизводственному обслуживанию (машинопись, копирование и размножение);

• из сведений о производительности средств организационной и вычислительной техники, которую предполагается использовать (с учетом времени возможного перекрытия машинных операций);

• путем собственных расчетов затрат рабочего времени на отдельные трудовые операции по материалам фотографии рабочего дня, хронометража и других наблюдений.

Спроектировав новую технологическую схему отдельной обязанности (операции), необходимых для осуществления конкретной функции управления, необходимо создать инструкции и правила их выполнения. В отдельных случаях создаются методики.

Самый квалифицированный проект новой организации труда управленческого труда может остаться на бумаге, если не будет проведена кропотливая разъяснительная и инструктивная работа с использованием. Их надо психологически подготовить к восприятию новой системы труда, научить действовать по-новому, сформировать устойчивые навыки наиболее рационального выполнения трудовых процессов.

Правила и инструкции выполнения тех или иных операций служат основой для разработки квалификационных характеристик работников, ибо именно в них четко формируется то, что необходимо знать и уметь работнику для осуществления конкретной функции управления или ее отдельной части - обязанности (операции).

Правила должны охватывать в первую очередь наиболее массовые виды работ и операций, выполняемых ежедневно многими работниками аппарата управления, например, составление писем, ведение телефонных разговоров, диктовка текстов и т. д.

Далее при проектировании новой технологии процессов управления необходимо предусмотреть вопросы механизации управленческого труда, повышение уровня техники управления, которые являются составной частью прогресса общества. Они имеют ту же объективную экономическую основу развития, что и технический прогресс в сфере материального производства. Непосредственная задача комплексного оргтехпроектирования в области механизации управленческого труда состоит в том, чтобы обеспечить оптимальную техническую базу функционирования аппарата управления. Решается эта задача путем внедрения прогрессивных технических средств на всех участках деятельности работников, где в результате детального обследования и анализа была признана возможной и целесообразней передача работы от человека машине.

Проектные решения по механизации трудовых процессов управленческого труда ориентируются не на существовавший до начала оргпроектных работ порядок их выполнения, а на его рационализацию и оптимизацию. Эти решения закладываются в основу новой, более совершенной технологии трудовых процессов.

Совершенствование технологии трудовых процессов возможно в следующих направлениях:

1. Использование методов исследования операций, сетевого планирования и управления, системного анализа, имитационного моделирования и других теоретических методов, а также обычного качественного анализа для рационализации (оптимизации) управленческих операций и их последовательностей;

2. Регламентация и запись на бумаге или на машинных носителях технологии трудовых процессов управления с целью фиксации достигнутого состояния развития, накопления положительного опыта и подготовки необходимой базы для перехода и автоматизации;

3. Создание и постоянное накопление описаний проблемных ситуаций и рекомендуемых в этих ситуациях управленческих решений, а также применение методов ситуационного управления на базе современной вычислительной техники, оснащенной терминальными устройствами, позволяющими организовать диалог между человеком, принимающим управленческие решения, и ЭВМ в режиме «запрос – ответ»;

4. Механизация и автоматизация выполнения трудоемких обязанностей (операций), связанных с поиском и преобразованием информации, с целью повышения производительности управленческого труда и пропускной способности элементов и каналов системы управления.

5. Обучение управленческого персонала рациональному выполнению управленческих функций с учетом усовершенствований их технологии, с максимальным вовлечением в процесс поиска и реализации этих усовершенствований, с применением деловых игр и других активных методов, повышающих эффективность обучения и развивающих творческую активность обучающихся.