Організація обліку та звітності по персоналу

Підприємства надають до органів державної статистики (відповідно до наказів Держкомітету статистики України: від 23.10.97 р. № 33, зі змінами та доповненнями; від 04.01.2000 р. № 1; від 28.09.2001 р. № 398) наступні форми звітності:

Форма звітності	Термін надання
1-ПВ (умови праці) річна „Звіт про стан умов праці, пільги і компенсації за роботу в несприятливих умовах”	Не пізніше 31.01. року, наступного за звітним
6-ПВ (річна) „Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів”	Не пізніше 5.01. року, наступного за звітним
3-ПВ термінова – квартальна „Звіт про використання робочого часу”	До 7 числа місяця, наступного за звітним кварталом
3-ПВ термінова – квартальна (зведена) „Зведений звіт про використання робочого часу”
1-РС поштова „Звіт про витрати на утримання робочої сили	Не пізніше 7 березня
Форма № 1-РС надається раз у два роки підприємствами, установами, організаціями, які включені у вибіркову сукупність об’єктів дослідження, за вказівкою органів державної статистики
1-ПВ термінова – місячна „Звіт з праці”	Не пізніше 7 числа після звітного періоду
1-ПВ термінова – квартальна „Звіт з праці”	Не пізніше 7 числа після звітного періоду (одночасно з формою № 1-ПВ термінова - місячна)

В державну службу зайнятості:

3-ПН „Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) та потребу в працівниках”,

ПН-1 „Відомості про прийнятих працівників,

4-ПН „Звіт про вивільнення працівників”.

До органу державної статистики і у вищестоящу організацію:

7-ТНВ – поштова – річна „Звіт про травматизм на виробництві та його матеріальні наслідки”.

Робота з документами по особовому складу

Право прийому трудящих на роботу належить керівникові підприємства.

Документи по роботі з персоналом – по оформленню прийому, звільненню, переміщенню співробітників, наданню відпустки, заохоченню, стягненню.

Перелік обов'язкових до виконання документів по персоналу:

• особисті справи співробітників;

• особисті картки;

• трудові книжки;

• медичні книжки;

• накази по кадрових питаннях;

• навчальний план підвищення кваліфікації;

• дані по плинності кадрів;

• графік відпусток;

• список резерву;

• штатний розклад з урахуванням вакансій;

• табелі обліку робочого часу;

• трудові договори (контракти);

• графік атестації співробітників;

• посадові інструкції співробітників;

• правила внутрішнього розпорядку;

• журнали реєстрації трудових і медичних книжок, пропусків, виданих довідок.

Документація по роботі з персоналом ведеться з моменту надходження працівника на підприємство. Вона виділена в самостійну групу, що обумовлено рядом особливостей документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є створена підсистема уніфікованих форм документів, до складу якої входять уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач по прийому, переводу, звільненню, заохоченню, наданню відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкції із застосування уніфікованих форм документів. По кожній із задач є форма документів; анкета, доповнення до анкети, наказ, заява, представлення, графік, пояснювальна записка, доповідна записка.

При надходженні на роботу необхідно пред'явити паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію. Якщо питання прийому на роботу вирішений позитивно, то адміністрація підприємства укладає з прийнятим співробітником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

При прийомі на роботу працівник кадрової служби зобов'язаний перевірити всі дані, внесені працівником у представлені документи. Одним з основних документів по роботі з персоналом підприємства є особиста картка. Усі записи в картці повинні бути документально обґрунтовані. На підставі паспорта указується П.І.Б., рік і місяць народження, громадянство, номер і серія паспорта, домашня адреса працівника. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, а також про переміщення співробітника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

Усі дані особистої картки можна вносити в ПЕОМ. Для цього розроблена і впроваджена програма "Кадри", що дозволяє оперативно враховувати, аналізувати, а також вносити зміни в основні розділи особового листка.

При надходженні на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, кваліфікацію, спеціальність і посаду. Заява про прийом на роботу складається в довільній формі рукописним способом. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат; автор; найменування виду документа (заява); текст; підпис укладача; дата складання.

Заява про прийом на роботу після його розгляду, а також ознайомлення з іншими необхідними документами є підставою для наказу про прийом на роботу.

Заява про звільнення від займаної посади по складу реквізитів і їхньому оформленню подібні з заявами про переведення на іншу роботу

Наказами по персоналу підприємства оформляються прийом, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходів впливу до порушників і т.д.

Оформляють накази по особовому складі на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу; про звільнення; про надання відпустки; про заохочення; про накладення стягнення. У наказах по персоналу підприємства частина, що констатує, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожний пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ. ЗВІЛЬНИТИ і т.д.

При цьому, прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім указується посада, структурний підрозділ, зміст дії у відношенні особи, про яке видається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається співробітник.

У наказі про надання відпустки вказують вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ по персоналу підприємства повинний по кожному пункту містити підставу, у якій вказуються документи, що послужили підставою для видання наказу, Після підписання наказу першим керівником підприємства він повинний бути спрямований структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо зв'язана з даним наказом: бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.

Для обліку і контролю за роботою з наказами по персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів по наступній формі:

Наказ №

Дата видання наказу

Короткий зміст

Ким підписаний

Примітка

Автобіографія – документ, який автор складає самостійно. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу — оповідальна. Усі дані даються в хронологічному порядку і з таким розрахунком, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника.

В автобіографії звичайно вказують: назву документа; ім'я, по батькові і прізвища автора; число, місяць і рік народження; дані про батьків; освіту і спеціальність по освіті; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад сім’ї; домашня адреса і телефон; дату; особистий підпис.

На кожного співробітника підприємства в кадровій службі заводиться особиста справа. В особисту справу поміщають:

1. Внутрішній опис документів, що є в особистій справі,

2. Заява про прийом на роботу.

3. Контракт між працівником і підприємством.

4. Особовий листок по обліку кадрів.

5. Автобіографію.

6. Копії документів про освіту.

7. Виписки з наказів (про прийом, переміщення, звільнення).

8. Довідки й інші документи, що відносяться до даної особи.

Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує трудову діяльність працівників, і служить для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. При надходженні на роботу трудова книжка заповнюється на всіх працівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність); дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення), При звільненні всі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.

Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведеться журнал реєстрації трудових книжок за такою формою:

№ трудової книжки

П.І.П.

№, дата і формулювання наказу про прийом на роботу

Дані про переведення, заохочення і стягнення

№ і дата наказу про звільнення

Підпис начальника відділу кадрів