1.3. Общие принципы организации бухгалтерского учета

Организация бухгалтерского учета в организациях транспорта слагается из следующих элементов: системы документирования операций при помощи соответствующих форм первичных документов; документооборота в сочетании с графиком выполнения учетных работ; плана счетов; формы бухгалтерского учета; организационной структуры учетного процесса и распределения обязанностей между работниками бухгалтерии; организации хранения бухгалтерских документов и регистров.

В зависимости от организационной структуры субъекта хозяйствования, подчиненности, объема учетной работы и других факторов ведение бухгалтерского учета в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» может быть поручено:

• самостоятельному структурному подразделению, возглавляемому главным бухгалтером;

• специализированной организации или централизованной бухгалтерии на договорных условиях;

• внештатному специалисту–бухгалтеру, индивидуальному предпринимателю.

Субъект хозяйствования самостоятельно выбирает и разрабатывает:

• форму бухгалтерского учета;

• систему внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа;

• систему и правила документирования операций, организацию документооборота, ведения регистров бухгалтерского учета, сроки и правила проведения инвентаризации;

• внутренний рабочий план счетов бухгалтерского учета с разбивкой по субсчетам и аналитическим счетам.

Организации, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, формируют свою учетную политику.

Учетная политика организации – установленная совокупность методов, приемов и способов ведения бухгалтерского учета, не противоречащих законодательству.

Выбор тех или иных способов и приемов ведения бухгалтерского учета осуществляется исходя из утвержденных национальных стандартов, рекомендаций, законодательных и нормативных актов Республики Беларусь.

Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяются всеми ее структурными подразделениями, независимо от места их нахождения.

Разработанная главным бухгалтером учетная политика утверждается приказом по организации, она не должна изменяться в течение отчетного периода.

Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета. От оперативности и качества составления документов зависят своевременность получения информации и ее достоверность, эффективность ее применения при принятии управленческих решений и обеспечении сохранности производственных ресурсов, рациональность и экономность их использования.

В организациях транспорта для оформления всех хозяйственных операций применяются единые, унифицированные и специализированные формы документов первичного учета, утвержденные соответствующими Министерствами в установленном порядке. Они должны быть своевременно оформлены и иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа и код формы; дату составления; описание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); фамилии и должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки. В необходимых случаях первичные документы могут иметь дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес организации, изложение основания для совершения хозяйственной операции и др. Все дополнительные реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций. Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также доброкачественное их составление несут должностные лица, подписавшие документ. Право подписи оформляется приказом руководителя организации. Списки должностных лиц с образцами их подписей передаются в бухгалтерию и материально-ответственным лицам, производящим отпуск материальных ценностей по документам.

Исправление ошибок в бухгалтерских документах производится корректурным способом – зачеркиванием одной чертой исправляемого текста или суммы и надписанием над зачеркнутым правильного текста или суммы. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписями ответственных за совершение хозяйственной операции и помечено датой исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

В организациях транспорта используются документы строгой отчетности (доверенность, товарно-транспортная накладная и др.). Для учета, хранения и выдачи бланков документов строгой отчетности приказом руководителя организации назначается ответственное лицо, а также утверждается перечень должностных лиц, имеющих право использовать эти бланки.

Поступление в организацию бланков документов строгой отчетности оформляется приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности (тип. ф. №1). При обнаружении недостачи бланков составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (тип.ф.№ 4).

Учет бланков документов строгой отчетности в бухгалтерии хозяйства ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (тип.ф.№2). Выдача их материально ответственным и другим лицам производится на основании приходно-расходной накладной (тип.ф. № 1), а списание использованных бланков - по акту на списание использованных бланков строгой отчетности (тип.ф.№3).

Списание использованных бланков документов может производиться и на основании отчетов, составляемых материально ответственными лицами (отчет кассира, отчет о движении продуктов и материалов). Неиспользованные бланки документов сдают в бухгалтерию по приходно-расходной накладной. На недостающее их количество требуется получить письменное объяснение от материально ответственного лица. Решение об их списании с подотчета принимает руководитель предприятия после тщательного изучения факта недостачи (служебного расследования).

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками документов строгой отчетности, в бухгалтерии открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (тип.ф.№5). Записи по карточке следует производить линейно-позиционным способом, что обеспечивает контроль за использованием соответствующих номеров бланков документов строгой отчетности.

Необходимым условием рациональной организации бухгалтерского учета является наличие рабочего альбома первичных документов. Он формируется по разделам бухгалтерского учета (учет основных средств, учет труда и его оплаты и т.д.). Каждый раздел альбома состоит из четырех частей: титульного листа, перечня документов, кратких указаний о заполнении и использовании всех экземпляров документа, образцов заполненных документов. Ведение альбома способствует улучшению организации учетного процесса.

Документооборот является одной из необходимых предпосылок правильного построения бухгалтерского учета в организации. Он представляет собой движение документов через все этапы учетного процесса, начиная с момента их оформления (выписки) и заканчивая передачей в архив организации. Документооборот разрабатывается в каждой организации с учетом особенностей технологического процесса и структуры управления. Для четкой регламентации движения документов документооборот оформляется в виде графика (рис. 1.1.), где указываются: время движения документов; их количество; составители; лицо, подписывающее документ; когда и кому документ представляется; кто его принимает, проверяет, обрабатывает; где отражаются его данные.

График документооборота способствует улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению ответственности каждого работника; он вносит четкость и слаженность в работу должностных лиц, оформляющих и обрабатывающих документы, обеспечивает равномерность поступления документов в бухгалтерию и ритмичность работы учетного аппарата.

Утверждаю

Руководитель организации

__________ _______________

подпись Ф.И.О.

«___»_____________20__г.

График документооборота

____________________________

наименование организации

на 20__ год

Наимено-вание докумен-та	Ответственный за составление и представление документа	Количест-во экземп-ляров	Время состав-ления	Время представле-ния	Порядок представ-ления	Кто принимает и проверяет документ
Лимитно-заборная ведомость	Руководитель структурного подразделения	2	В конце месяца	На начало следующего месяца в установ-ленные сроки	Вместе с отчетом материаль-но ответс-твенного лица	Бухгалтер по учету ТМЦ

Рис. 1.1. Оформление документооборота в виде графика.

Кроме того, организации составляют график выполнения учетных работ, в котором указывается перечень учетных работ, выполняющихся работниками бухгалтерии на основании поступивших первичных документов, а также наименование и номер учетных регистров и документы, на основании которых они заполняются. Кроме того, в графике выполнения учетных работ указываются сроки выполнения работ и ответственные лица.

Тесно связано с планом выполнения учетных работ распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. При этом учитываются сложность выполняемых работ, стаж и квалификация исполнителей, а также необходимость обеспечения взаимозаменяемости работников.

Определяющим фактором надлежащей организации бухгалтерского учета является План счетов бухгалтерского учета.

В организациях Республики Беларусь новый план счетов бухгалтерского учета внедрен с 1 января 2004 г., который отвечает требованиям национальной экономики и обеспечивает получение необходимой информации для принятия управленческих решений.

В каждой транспортной организации учет строится в строгом соответствии с Типовым планом счетов. Однако организации должны разрабатывать и рабочий план счетов бухгалтерского учета, в котором перечень субсчетов и аналитических счетов определяется с учетом технологических и организационных особенностей.

Процесс обработки данных первичных документов заканчивается путем систематического накопления и периодического обобщения их информации в регистрах аналитического и синтетического учета. Записи в регистрах осуществляются в разрезе показателей, необходимых для составления периодической и годовой отчетности.

Совокупность различных видов учетных регистров, последовательность и способы производства в них учетных записей составляют форму бухгалтерского учета. Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются и развиваются от простейших ручных до современных автоматизированных систем учета с использованием сложнейших компьютерных технологий обработки учетно-аналитической информации. В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» организации вправе самостоятельно выбрать приемлемую форму бухгалтерского учета: простую, журнально-ордерную или автоматизированную. Однако в течение отчетного периода применяемая форма бухгалтерского учета не должна изменяться. Необходимо отметить, что применяемая форма бухгалтерского учета оказывает непосредственное влияние на организацию учета, его состояние и возможности предоставления учетно-аналитической информации для принятия управленческих решений.

Важным элементом организации бухгалтерского учета является обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов и учетных регистров. С этой целью создается архив. Для него выделяют специальное помещение, которое оборудуют стеллажами и другими необходимыми для хранения документов устройствами.

Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т.п.). Документы брошюруются в дела, толщина которых не должна превышать 30-40 мм.

Документы бухгалтерского учета и отчетности по срокам хранения подразделяются на :

• документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения;

• документы, подлежащие хранению длительный срок.

Не разрешается уничтожать документы, срок хранения которых превышает 10 лет. На уничтожение документов составляется акт, который утверждается руководителем.

При ликвидации или банкротстве государственных предприятий их документы переходят к правопреемникам и заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии документы сдаются в государственный архив, о чем составляется акт о приеме-передаче документов в архив.

При ликвидации предприятия негосударственной собственности, вопросы сохранности документов решают органы, зарегистрировавшие устав данной организации.