Создание оглавления документа

Оглавление (содержание) – это отображение структуры документа в виде списка, состоящего из названий глав, разделов, параграфов и других подзаголовков. Оглавление может содержать до 9 уровней элементов, к которым применены соответствующие стили, и вставляется как поле.

Оглавление составляется из заголовков документа. Следовательно, при создании документа для формирования его структуры и последующего автоматического создания оглавления необходимо предварительно отформатировать абзацы с применением соответствующих стилей заголовков. Форматируют лишь те абзацы, которые образуют структуру, т.е. заголовки разного уровня.

Для автоматического создания оглавления:

• Установить курсор в место вставки оглавления. Например, в курсовой работе оглавление можно вставить после титульного листа перед текстом Курсовой работы.

• Ввести команду Вставка  Оглавление и указатели (в Word XP – команда Вставка  Ссылка  Оглавление и указатели).

• В диалоговом окне на вкладке Оглавление выбрать нужный формат оглавления и ввести необходимые параметры. Пример оформления оглавления при выборе одного из форматов (из шаблона, классический, изысканный, затейливый, современный, формальный и простой) будет отображаться в окне Образец печатного документа.

• Чтобы в оглавлении присутствовали номера страниц, можно установить флажок Показать номера страниц.

• В счетчике Уровни установите уровень заголовка. В оглавлении будут присутствовать все заголовки до указанного уровня включительно.

• Установите флажок Номера страниц по правому краю, чтобы выровнять номера страниц вправо.

• Если этот флажок установлен, то доступен раскрывающийся список Заполнитель. Выделите стиль заполнителя пространства между заголовком и номером страницы в оглавлении. Это могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель может отсутствовать.

• Нажмите кнопку ОК. Word заново разобьет документ на страницы и соберет оглавление.

Чтобы обновить оглавление по усмотрению пользователя, нужно установить курсор внутри оглавления и нажать клавишу F9 или использовать команду контекстного меню Обновить поле.

Для удаления оглавления нужно его выделить и нажать клавишу Del.

Слияние документов

Word позволяет комбинировать два документа, чтобы на их основе создать серию новых документов. Например, один документ Word может содержать текст серийного письма, которое необходимо разослать по нескольким адресам, т.е. изготовить несколько экземпляров одного и того же письма, каждый из которых будет отличаться от другого фамилией и адресом, находящимися в другом документе. Для решения подобной задачи удобно использовать операцию слияния.

Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы).

Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений и т.д.

Для выполнения этой операции необходимо иметь:

• основной документ, содержащий постоянную информацию;

• документ-источник для хранения переменной информации.

Основным документом могут быть стандартное письмо, стандартная форма контракта, справки или приглашения, надпись на конверте и т.п. Основной документ, кроме обычного текста, должен содержать коды полей, которые в процессе слияния будут заменяться информацией из источника – базы данных (таблицы), например:

г. «Город», ул. «Улица», дом № «Дом» Уважаемый «Фамилия» «Имя» «Отчество»! Сообщаем Вам, что Вы зачислены на 1 курс МГАПИ.

Документ-источник должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей. Таблица может быть создана как, например, в Word, в Excel и др. Например, таблица, содержащая следующую информацию: фамилии, имена, отчества людей и их адреса:

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Город	Улица	Дом
Иванов	Виктор	Петрович	м	Москва	Солнечная	25
Петров	Алексей	Михайлович	м	Тверь	Пушкина	32
Сидорова	Лариса	Ивановна	ж	Москва	Гоголя	14

В процессе слияния основной документ заполняется отдельными записями из базы данных, и создается новый составной документ (документ слияния).

Операция слияния выполняется с помощью команды СЕРВИС  Слияние (в Word 2000) или команды СЕРВИС  Письма и рассылки  Мастер слияния (в Word ХР), панели инструментов Слияние и диалогового окна Слияние.

Для подготовки почтовых рассылок нужно (в Word 2000):

1. ввести команду СЕРВИС  Слияние и щелкнуть по кнопке Создать;

2. создать или открыть основной документ и щелкнуть по кнопке Получить данные;

3. создать источник данных или открыть готовую базу данных (база данных представляет собой таблицу, верхняя строка которой содержит названия полей базы данных, а все последующие строки – записи);

4. вставить в основной документ поля слияния, которые будут заменяться на соответствующие поля каждой записи базы данных;

5. объединить оба документа.

Вставка в основной документ полей слияния выполняется с помощью панели инструментов Слияние. Щелчок по кнопке Добавить поле слияния раскрывает список полей базы данных, связанной с основным документом.

Для обращения перед именем получателя письма часто используют какое-либо прилагательное, в рассматриваемом примере «Уважаемый» или «Уважаемая». Для того чтобы при обращении это прилагательное изменялось («уважаемый» на «уважаемая», и наоборот, в зависимости от пола получателя письма), нужно при вставке поля слияния выбрать из списка строку IF…THEN…ELSE (вставка условий в текст письма): в качестве условия (в окошечке Поле) выбрать «Пол», в списке сравнить установить «равно» и в поле Сравнить с чем ввести мужской пол (точно так, как пол указан в полях документа источника данных), например буква «м»; далее в поле Вставить текст можно ввести только окончание прилагательного «Уважаемый» - «ый» или все слово целиком, тогда в поле В противном случае – окончание «ая» или слово «Уважаемая».

При выполнении операции слияния основной документ связывается со своей базой данных. В автоматическом режиме происходит поочередное слияние со всеми записями базы данных, а результат слияния записывается либо во вновь созданный составной документ, либо сразу направляется на принтер.

Для создания документов на бланке (писем) нужно (в Word XP):

1. В меню Сервис выбрать команду Письма и рассылки, а затем — команду Мастер слияния. Мастер облегчает процесс слияния, разбивая действия на шаги.

2. ШАГ 1. Выбор типа документа. Можно выбирать различные типы документов: письма, конверты, наклейки, каталог. В группе Выбор типа документа, например, выбрать параметр Письма. Активный документ станет основным документом. Далее выбирают ссылку Далее. Открытие документа.

3. ШАГ 2. Создание или открытие основного документа. Осуществляют выбор документа, т.е. какой документ (текущий документ, шаблон или существующий документ) берется за основу для создания писем Щелкните ссылку Далее. Выбор получателей.

4. ШАГ 3. Нахождение или создание источника данных и выбор получателей. На этом шаге можно выбрать источник данных (контакты Outlook, ранее созданный список (база данных, список адресов Microsoft Office, документ Word, в котором находится таблица, или таблица Microsoft Excel и др.) либо создать источник данных. Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, позволяющем уточнить список получателей для использования при слиянии. Щелкните ссылку Далее. Создание письма.

5. ШАГ 4. Завершение создания письма и ввод полей слияния. Если это еще не сделано, введите в основном документе текст, который должен отображаться в каждом документе на бланке. Вставьте поля слияния (Поле слияния - пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Москва», которое хранится в поле данных «Город».), где необходимо объединить имена, адреса и прочие сведения из источника данных. Щелкните в основном документе место вставки поля. Щелкните ссылку Другие элементы. Чтобы выбрать поля, которые всегда содержат данные непосредственно из столбцов в базе данных, выберите параметр Поля базы данных. В списке Поля выберите нужное поле. Нажмите кнопку Вставить, а затем — кнопку Закрыть. В рассматриваемом выше примере, полями слияния будут поля «Город», «Улица», «Дом», «Фамилия», «Имя», «Отчество» и окончание слова «Уважаемый» - «ый» или «ая» (или само слово «Уважаемый» или «Уважаемая»). Завершив создание основного документа и вставку всех полей слияния, выберите в меню Файл команду Сохранить как. Введите имя для документа, а затем нажмите кнопку Сохранить. Щелкните ссылку Далее. Просмотр писем.

6. ШАГ 5. Просмотр писем и придание списку получателей законченного вида. Просмотрите элементы, пользуясь кнопками со стрелками << или >>, если необходимо внесите изменения. Щелкните ссылку Далее. Завершение слияния.

7. ШАГ 6. Завершение слияния. Этот шаг завершает слияние одним из способов: слияние при печати (позволяет распечатать как все созданные документы (письма), так и, например, документ, отображаемый в соответствующем окне) или слияние в новый документ (Microsoft Word создаст и откроет новый объединенный документ. Основной документ также останется открытым, что позволяет вернуться в основной документ для внесения изменений во все документы). Новый объединенный документ можно сохранить или напечатать, как обычный документ.