2.3 Різновиди організаційних структур діловодної служби в Україні та їх функції

Ведення діловодства відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається на діловодну службу — управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи  (організації). Основне завдання діловодної служби — встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів. Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу. Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації), друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

У будь-якій організації вирішення проблем документаційного забезпечення управління покладається на спеціалізованний структурний підрозділ - управління справами, загальний відділ, канцелярію (або одного зі співробітників - секретаря організації). Ефективність праці співробітників служби діловодства значною мірою залежить від їхньої кваліфікації, а також від ступеня оснащеності сучасними технічними засобами, від урахування при створенні служби діловодства технічного, юридичного та організаційного аспектів.

Під технічним аспектом розуміється продумана політика закупівлі, установки, експлуатації та заміни всіх технічних засобів, що використовуються в роботі з документами, починаючи з малої канцелярської оргтехніки і закінчуючи новітніми комп'ютерними системами обробки інформації та засобами зв'язку.

Юридичний аспект передбачає вирішення правових питань діяльності самої служби, тобто встановлення відповідних документах її статусу, прав, функцій, відповідальності у відповідності з діючими законодавчими актами, нормативно-методичних документів. Крім того, цей аспект передбачає дотримання самою службою вимог діючого законодавства, державної нормативної бази стандартів у частині контролю за якістю створюваних в організації документів.

Організаційний аспект включає розробку оптимальної для конкретного управлінського апарату структури служби діловодства, регламентацію різноманітних і складних відносин і зв'язків між підлеглими і супідрядними структурними підрозділами, тобто створення умов для розподілу праці і його спеціалізації, що допоможе позбутися дублювання операцій і встановити відповідальність за видалені ділянки роботи.

Серед організаційних проблем зазвичай виділяють наступні • вибір оптимальної організаційної форми роботи з документами; • розробка внутрішньої організаційної структури служби діловодства; • визначення посадової і чисельного складу служби діловодства; • регламентація завдань і функцій служби діловодства в цілому, її структурних підрозділів, а також співробітників служби з метою визначення їх статусу і розмежування функцій; • вибір оптимальної технології роботи з документами, її регламентація; • раціональна організація робочих місць та умов праці; • підвищення кваліфікації співробітників служби.

Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізовану і змішану.

Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконуєть ся повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом і обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.

Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, тому що дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби справочинства за рахунок спеціалізації і взаємообміну окремих робітників, єфективно використовувати оргтехніку, досягнути єдності організаційного і методичного керівництва документаційним забезпеченням.

Однак повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Децентралізована форма організації документаційного обслуговування являє собою повну протилежність централізованій службі. Кожний структурний підрозділ даної організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по складанню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу. Ця форма характерна для організацій і установ, апарат яких територіально розділенний, а також для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (наприклад, виходячи з міркувань захисту інформації або самостійної діяльності структурних підрозділів).

Змішана форма організації роботи з документами – сама поширена. При цьому частину операцій (частіше всього прийом і обробка вхідних і вихідних документів, їх реєстрація, контроль за строками виконання, виготовлення, тиражування, архівне зберігання) сконцентровується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі (в департаментах, управліннях, відділах) виконуються операції створенню (друку) документів, їх систематизації, зберіганню справ, перед архівній обробці. Варіантом змішаної форми є така організація роботи з документами, при якій одна і та ж технологічна операція (наприклад, реєстрація документів або контроль за їх виконанням) проводиться для одних масивів документів централізовано (в канцелярії), а для інших - децентралізованим (у структурних підрозділах).

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів. Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.

Важливе місце в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Структура служби діловодства повинна визначати оптимальний склад її внутрішніх підрозділів, їх взаємодію,характер підпорядкування. Розглянемо типову організаційну структуру служби діловодства:

Секретаріат (в склад якого входять приймальня міністра,його секретаріат, приймальня і секретаріати замісників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро); інспекція при міністрі, виконуюча функції контролю за виконанням державних документів, розпорядчих документів органів влади, наказів міністра.

Канцелярія, в склад якої включають експедицію, бюро державної переписки, бюро обліку і реєстрації документів, машинописне бюро (компютерний центр обробки текстів документів), копіювально-розможувальне бюро, телетайпну, відділ листів(скарг), відділ раціоналізації роботи з документами, центральний архів.

Канцелярія створюється на державних підприємствах, в науково-дослідницьких, проектно-конструкторських організацій-вищих навчальних закладах. У складі канцелярії звичайні-створюються підрозділи (відділ, сектор, група) з прийому та обробці вхідних та вихідних документів, з обліку та реєстрації документів, з контролю за термінами виконання документів, по роботі зі зверненнями громадян, щодо створення документів (машбюро, комп'ютерний центр ), копіювально-розмножувальне бюро, архів.

Загальний відділ - це служба по роботі з документами в виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування. У структурі загального відділу завжди створюється протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структурних підрозділів, пояснюється специфікою діяльності, управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.

Секретар установи (структурного підрозділу) виконується всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які не мають внутрішньої організаційної структури.

Основною метою служби діловодства, незалежно від назви, є організація, керівництво, координація контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

• постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

• забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів I передачі у відомчий архів відповідно до діючих державних нормативно-методичних документів;

• скорочення документообігу

• розробка і впровадження нормативних та методичних документів, щодо вдосконалення документного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.

Типовий склад функцій наступний: 1. Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.

2. Розробка та проектування бланків документів.

3. Здійснення експедиційної обробки вхідних та вихідних документів.

4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах. 5. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву, що надходять. 6. Контроль за правильністю оформлення документів, підготовлених на підпис керівництву. 7. Регулювання ходу виконання документів, контроль проходження, оформлення та виконання документів в установлений термін. 8. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження. 9. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації. 10. Організація і ведення діловодства по пропозиціям, заявами, скаргами громадян.

11. Організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах. 12. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни. 13. Контроль за правильністю оформлення та формування справ у структурних підрозділах організації. 14. Організація роботи архіву установи (відомчого архіву) відповідно до чинних нормативно-методичними рекомендаціями Державного архіву. 15. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства. 16. Організація робочих місць, , умов праці співробітників служби діловодства.

Роглянемо функції структурних підрозділів служби діловодства. 1. Секретаріат - структурний підрозділ, створювати як правило, для обслуговування керівництва організації. У складі працюють помічник керівника, секретар-рефері технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

• попередній розгляд та підготовка доповіді керівнику про документи, що надходять на його ім'я;

• підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

• організація та документційного обслуговування нарад, що проводяться керівником. Зазвичай в секретаріаті зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення до оформлення протоколів, підготовка проектів рішень контроль за виконанням прийнятих рішень);

• бездокументне обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної та ін.).

2.Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, які мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган.

Виконує функції:

• підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництво органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;

• організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

Прийом, реєстрація,організація зберігання і довідково-інформаційні роботи, розсилка прийнятих документів і доведення їх до виконуючих об’єктів.

1. Відділ раціоналізації діловодства, в його функції входить:

• розробка та впровадження заходів з вдосконалення технології діловодства;

• розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил,альбому уніфікованих форм, пам'яток);

• розробка збірників типових (трафаретних) текстів;

• розробка класифікаційних довідників (номенклатури справ, перелік документів зі строку ¬ ми зберігання тощо);

• організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства ,фахівців апарату управління.

4. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку надходять поштою і кур'єрського зв’язку документації та кореспонденції.

Експедиція виконує:

• прийом документів, що надходять, їх сортування й розподілу ¬ ділення по структурним підрозділам;

• доставку документів до структурних підрозділів;

• обробку, упаковку та відправлення документів;

• кількісний облік вхідних і вихідних документів

• формування та ведення довідково-інформаційного масиву;

5. Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

• реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

• контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, узгодження , відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).

5. Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

• контроль за термінами виконання документів;

• за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

• аналіз виконавської дисципліни;

• інформування керівництва про хід виконання документів і доручень.

5. Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення тощо) веде:

• прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;

• підготовку звернень до розгляду керівництвом організації.

5. Машинописне бюро (Центр підготовки документів) виконує:

• передрук документів з чернеток;

• правку текстів документів;

• облік виконуваної роботи.

5. Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

• копіювання текстів;

• тиражування текстів документів;

• підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

5. Архів здійснює:

• прийом від структурних підрозділів оброблених і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;

• облік, систематизацію, зберігання і організацію використання документів;

• контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ в структурних підрозділах;

• підготовку справ для передачі на державне зберігання .

Таким чином служба діловодства бере на себе весь комплекс робіт по інформаційно-документаційному забезченні управлінської діяльності. Нормативними документами за службою діловодства закріпленні традиційні технологічні функції.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління. Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації). Також треба додати, особливістю сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.

Як і будь-яка галузь чи сфера діяльності, діловодство постійно розвивається і вдосконалюється, реагуючи на новітні процеси у правописі державної мови (мови ділового спілкування), досягнення у документалістиці, роботі з документами в Україні та за рубежем. Впроваджувати схвалені компетентними органами нашої держави сучасні форми і методи діловодства, підвищувати його культуру — важливе завдання працівників.