Додаток (а)
Зразок документа стовпцевого діловодства
ДОДАТОК (б)
Указ Катерини Другої
ДОДАТОК (в)
Рапорт городничого
ДОДАТОК (г)
Маршрутно-технологічна карта підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції для 100 адресатів на двох аркушах
|
Найменування робіт (операцій |
виконавець |
Норма часу на виконання |
Середньо-місячна зарплата |
Розрахункова величина вартості |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. Видача завдання |
Керівник |
5 хв |
|
|
|
2.Отримання доручення |
Спеціаліст першої категорії |
5 хв |
|
|
|
3.Підготовка проекту листа-повідомлення |
спеціаліст |
90 хв |
|
|
|
4.Друк проекту |
Секретар |
7,5 хв |
|
|
|
5.Погодження з керівником надрукованого тексту |
Спеціаліст Керівник |
10 хв 10хв |
|
|
|
6.Коректировка проекту листа |
Керівник |
5 хв |
|
|
|
7.Перечитування виправленного тексту листа |
Секретар |
5 хв |
|
|
|
8.Звірка надрукованого тексту |
Спеціаліст |
3 хв |
|
|
|
9.Візування пректу
10.Завірення документа замісником директора організації 11.Передача документа на реєстрацію 12.Реєстрація документа 13.Оформлення заказа на розмноження 14.Передача документа на розмноження 15.Розмноження листа в 100 примірниках 16.Завірення копій 17. Складання списку на доставку 18.Друкування списка на доставку 19.Завірення списка на доставку 20.Підбір екземплярів листа 21.Обробка відправлених документів 22.Підшивка в справу екземпляра листа |
Спеціаліст Керівник Секретар Зам. директора
Секретар
Інспектор Секретар Спеціаліст
Секретар
Оператор
Секретар
Спеціаліст
Секретар
Секретар
Секретар
Експедитор
Інспектор
|
5 хв 5хв 5хв 5 хв
10 хв
5 хв 5 хв
3 хв
10 хв
120 хв
120 хв
40 хв
25хв
25хв
60 хв
120 хв
5 хв
|
|
|
Додаток (д)
Функції підрозділів діловодного органу
|
|
|
|
|
Назва підрозділу служби |
Функції |
|
|
Експедиція |
Прийом, сортування, розподіл та доставка кореспонденції в структурні підрозділи; кількісний облік документів; відправка кореспонденції адресатам; сканування вхідних та внутрішніх документів. |
|
|
Відділ обліку і реє стра ції кореспонденції |
Облік і реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів; довідково-інформаційний пошук інформації; перевірка правильності складання і оформлення вихідних і внутрішніх документів, нанесення позначок на електронний документ |
|
|
Інспекція або група контролю |
Контроль за виконанням документів; перевірка термінів виконання підрозділами доручень керівництва, інформування його про хід виконання документів і доручень; аналіз виконавчої дисципліни в підрозділах і підготовка відповідного аналізу їх роботи; моніторинг вхідної внутрішньої інформації |
|
|
Група (відділ) листів |
Прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян; підготовка і передача на розгляд керівництву пропозицій; передача документів на виконання у підрозділи і контроль за термінами їх виконання; повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв чи скарг, формування відповідних справ та передача їх в архів, аналіз і узагальнення результатів цієї роботи, організація прийому відвідувачів |
|
|
Відділ автоматизації (служба й копіювальне бюро). |
Контроль за роботою комп'ютерної та іншої оргтехніки, копіювання і розмноження документів. |
|
|
Архівний відділ |
Прийом, облік, зберігання і використання справ; методична допомога в оформленні справ, які підлягають передаванню в архів; контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі на зберігання. |
|
|
Секретаріат, в т.ч. помічники і секретарі керівника та його заступників |
Попередній розгляд кореспонденції, що надходить; організація документаційного обслуговування засідань. |
|
Додаток (е)