2.2. Управление инновационным проектом

В качестве примера управления проектом рассмотрим реализацию одного из заказов на организацию детского праздника.

Исходными данными по проекту являются следующие сведения:

Заказчик: Ресторан быстрого питания «KFC».

Событие: 5-летие ресторана

Основные цели: организация социокультурного детского мероприятия.

Сопутствующие цели: социальная реклама в рамках Года семьи.

Скрытые цели: реклама ресторана.

Задачи: организация детского досуга пиар-акция.

Тема: Хеллоуин

Место проведения: Ресторан «KFC» по адресу г.Новосибирск, Красный проспект, 29.

Участники праздника: дети посетителей в возрасте от 5 до 10 лет (приглашения начали выдаваться за 1 месяц до празднования при заказе в ресторане на сумму более 1000 рублей).

Дата проведения: 31.10.2010.

Расходы, которая фирма готова понести: 200000 рублей.

План организации и проведении праздничного детского мероприятия Представлен в Приложении 1. Рассмотрим детально каждый этап организации и проведение праздников.

1 этап. Определение целей, задач и исходных данных нами уже рассмотрено.

2 этап.Назначение команды. За проектом необходимо закрепить менеджера имеющего опыт организации детских праздников. Такой менеджер в агентстве имеется. Состав его команды: дизайнер, режиссер-сценарист, ди-джей, водитель, вспомогательный рабочий.

3 этап.Определение вида мероприятия.

Прежде чем определиться в бюджете мероприятия необходимо предварительно выяснить и обговорить пожелания заказчика.

Ресторан «KFC» в качестве обязательных условий представил: костюмированное представление на тему Хеллоуина; специальное меню; количество участников – порядка 60 детей; тематические подарки с рекламой ресторана; музыкальное сопровождение; фотография на месте; видеосъемка; световое сопровождение.

На данном этапе также следует хотя бы в общих чертах оговорить сценарий праздника.

4 этап.Определение конкретного места проведения праздника.

В качестве места проведения детского праздника выбран верхний зал ресторана, в качестве зала для родителей – нижний зал.

Гардероб будет разделен на 2 части – для девочек и мальчиков.

Место работы фотографа при распечатывании снимков также будет находится в нижнем зале.

5 этап.Составление технического сценария.

Технический сценарий проведения праздника состоит из 5 этапов:

- приглашение гостей (в течение месяца, предшествующего празднику посредством приглашений);

- встреча гостей (в 18.00);

- переодевание детей в костюмы (18-18.45);

- приглашение взрослых в нижний зал ресторана, детей в верхний (18.45 – 19.00);

- выдача праздничных сувениров на входе в детский зал (18.45 – 19.00);

- праздник по предложенному сценарию (19.00 – 20.30);

- в течение праздника фото и видеосъемка;

- приглашение родителей забрать детей (20.35 – 20.50);

- предложение родителям заказать фотографии и видеоклипы с фрагментами праздника;

- приглашение продолжить празднование в ресторане.

6 этап. Привлечение дополнительных специалистов для организации праздников.

Всего к мероприятию дополнительно будет привлечено: актеров- ведущих – 5 человек; светоинженер – 1 человек; инженер постановки звука – 1 человек; видеооператор – 1 человек; фотограф – 1 человек. Официанты будут предоставлены заказчиком.

7 этап.Определение бюджета, необходимого для организации праздника.

Для того, чтобы праздник состоялся необходимо прежде всего гостей пригласить, поэтому прежде всего необходима разработка пригласительных билетов. Их разработкой займется РА «ВИА».

Схема выдачи: при заказе свыше 1000 рублей взрослого с ребенком предлагается пригласительный билет. Количество билетов 60 штук.

Костюмированное представление на тему Хеллоуина подразумевает заказ специальных костюмов – причем костюмы должны быть – «безразмерными», чтобы их мог надеть любой ребенок. Кроме того, представление невозможно без приглашения актеров и специального оформления. На праздничное событие будут приглашены актеры Новосибирского городского драматического театра под руководством Сергея Афанасьева.

В качестве оформления будут использовать тыквы, фонарики, драпировки, световые решения.

Питание гостей предполагается по типу шведского стола, со специально подобранным меню, в состав которого входит: салат, украденный у директора школы; «Страшные» гамбургеры; ягоды с Ведьминого болота; лимонад «Слезы малютки привидения».

Музыкальное и световое сопровождение будет организовано ООО «Про Саунд Новосибирск». Для качественной постановки звука инженерам компании необходим заранее организованный выезд на место проведения праздника, для того, чтобы определиться с технологией организации звука, учитывая особенности помещений.

Для организации фото-услуг необходимо заключить договор – на съемки будет приглашено частное лицо – Парфенов Сергей Анатольевич, по договору. Для организации печати на месте фотографу необходимо выделение рабочего места в зале где ожидают родители.

Услуги видеосъемки будут предоставляться видеостудией «DATA», которые не только будут вести видеосопровождение мероприятий, но по результатам мероприятий создадут видео и анимированный фильмы.

Световое сопровождение будет осуществлять ООО «Светотень». Основные решения – подсветка наиболее ярких декораций, затемнение «страшных» углов, создание светового дождя и светового сопровождения отдельных сценарных моментов.

Услуги питания осуществляются за счет и силами заказчика.

Также на этом этапе составляется предварительный расчет расходов на проведение детского праздника, определяется примерная стоимость для всех этапов организации и компонентов праздника.

8 этап.Проведение общей встречи всех организаторов, решение организационных моментов.

9 этап.Заключение договоров, необходимых для проведения мероприятия. На данном этапе не только утрясаются последние спорные моменты и заключается договор непосредственно агентства праздничных событий «УРА!» с рестораном быстрого питания «KFC», но и договора «УРА!» с приглашенными специалистами. Список договоров представлен в Приложении 2.

10 этап.Встреча с заказчиком на месте проведения праздника, последнее согласование всех спорных моментов.

11 этап.Доработка и утверждение окончательного сценария.

12 этап.Утверждение окончательной сметы.

13 этап.Непосредственно проведение праздника. Праздник, так или иначе должен произойти в четко установленный день по утвержденному сценарию и в рамках финансирования, заложенного в смете. Качество его проведения (и соответственно полнота оплаты) зависит от своевременности и качества проведения подготовительных мероприятий.

14 этап.Подведение итогов проведения праздника (возможно определение бонусов или штрафов).

15 этап.Окончательные расчеты. В течение 10 дней после подведения итогов проведения праздника производятся окончательные расчеты по договорным обязательствам, заключенным в ходе работы над проектом.

Конечно, во время подготовки и непосредственно проведения праздничного мероприятия возможно возникновение нештатных ситуаций, но чем лучше будет продуман процесс организации мероприятия, тем меньше таких ситуаций возникнет.

Кроме того, в сроки проведения определенного вида работ заложено резервное время, а именно на этапах 5, 6, 7, 9, 11 и 12 в план работ заложен резерв времени, составляющий 1 день.

В результате проведения всех подготовительных мероприятий и решения всех организационных вопросов, состав расходов не изменился. Что говорит, о хорошей продуманности процесса организации праздничного мероприятия. Окончательная смета праздника представлена в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Смета на проведение праздника «Хеллоуин»

Всего расходов	Сумма , т.р.
Реклама в газете	5
Реклама на местном телевидении	7
Вознаграждение организаторам праздника	100
Подарки участникам	6,5
Приглашение актеров	24
Приглашение инженера света	7,5
Приглашение инженера звука	7,5
Приглашение видеооператора	10
Приглашение фотографа	8
Декорации, оформительские элементы	20
Прочие расходы	4,5
ВСЕГО	200

Оценка эффективности проекта.

Общая стоимость предложенного проекта составляет 200 тыс.рублей. Сумма довольно большая, но следует помнить, что проведение подобных мероприятий не только преследует цель организации детского праздника как такого, но следует определенным имиджевым и рекламным целям как заказчика, так праздничного агентства и часть расходов окупится за счет привлечения дополнительных клиентов и укрепления имиджа.

В год агентство может провести от 12 до 24 праздников, что в среднем может принести до 2 млн.рублей прибыли.