3.2 Система управления дебиторской задолженности

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью - важная часть управления оборотными активами и обязательствами предприятия, необходимая для поддержания его платежеспособности. Система управления дебиторской задолженностью должна обеспечивать реализацию на предприятии двух, по сути, взаимоисключающих направлений. С одной стороны, с помощью инвестиций в дебиторскую задолженность можно стимулировать продажи, что в свою очередь приведет к увеличению оборотных средств компании, с другой - система управления должна предусматривать комплекс мер, направленных на снижение рисков неплатежей дебиторов.

Система управления дебиторской задолженностью, рекомендуемая ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» должна обеспечивать:

учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату с необходимым набором аналитик;

контроль над текущим состоянием дебиторской задолженности и принятие решений на основе объективных данных;

механизм улучшений, включающий периодическую диагностику состояния и анализ причин, в силу которых у предприятия сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;

разработку и внедрение в практику деятельности предприятия современных методов управления дебиторской задолженностью.

Данная система управления будет использоваться для управления задолженностью по продажам туров в кредит, а также для клиентов, приобретающих групповые туры и оплачивающие их на условиях рассрочки.

Проблемы в управлении дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия в реальной жизни, довольно типичны. Система учета дебиторской задолженности. Проработка стратегических вопросов управления дебиторской задолженностью (принципы предоставления отсрочки платежа, анализ влияния просроченной задолженности на финансовые результаты предприятия и т.п.) невозможна без действующей адекватной системы управленческого учета. Система управленческого учета, рекомендуемая ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» должна с ежедневной периодичностью обеспечивать актуальную информацию о состоянии дебиторской задолженности для каждого клиента-дебитора в разрезе следующих данных:

ожидаемая дата поступления платежа;

сумма ожидаемого платежа;

количество дней просрочки платежа;

сумма просроченного платежа;

сумма сомнительной или безнадежной задолженности.

Указанная информация должна учитываться для каждой партии отгруженной продукции или выставленного счета.

Для удобства анализа информация о дебиторской задолженности ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» может быть сгруппирована по определенным признакам. Подобными признаками могут служить:

наименования дебиторов;

типы дебиторов;

группы сроков задолженности (сроки «старения» задолженности) и т.д.

Регистр-отчет формируется бухгалтером на основании договоров, заключенных с дебиторами на предоставление коммунальных услуг. В договоре оговаривается стоимость услуг, порядок и сроки внесения оплаты, а также штрафные санкции за несвоевременную оплату, если таковые предусмотрены. Общая сумма дебиторской задолженности по договору делится на текущую и просроченную, при этом в отдельной графе отражается количество дней просрочки. На основании сформированного отчета руководитель ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» принимает решение о мерах по взысканию задолженности, определении штрафных санкций. Реализация подобного отчета в информационной системе даст возможность менеджеру ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» получать уточняющие данные по каждой клетке отчета. На основании оперативного регистра-отчета менеджер ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» ежедневно контролирует ситуацию по расчетам. За два дня до наступления критического срока оплаты менеджер напоминает клиенту об окончании периода отсрочки. При неоплате в срок менеджер выясняет причины нарушения критического срока оплаты, после чего ставит в известность руководителя коммерческого отдела, который дает распоряжение о прекращении отгрузок данному контрагенту. Бухгалтер ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» направляет предупредительное письмо о начислении штрафа. В случае просрочки платежа более чем на 7 дней бухгалтер начисляет штраф, менеджер продаж предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию проблемы, на определенном этапе юридический отдел отправляет официальную претензию заказным письмом. Если период просрочки составил более 60 дней, то организация подает иск в арбитражный суд. Регламент управления дебиторской задолженностью представлен в таблице 11.

Таблица 11

Регламент управления дебиторской задолженностью ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ»

Этапы управления ДЗ/функции	Ответственность
Этап подготовки к сотрудничеству
Сбор информации о контрагенте	Менеджер продаж
Проверка информации о контрагенте	Юрист
Удостоверение сделки	Юрист
Заключение сделки	Юрист
Этап отсутствия просроченной задолженности
Выставление счетов	Менеджер продаж
Учет поступающей оплаты	Бухгалтер
Текущий контроль за ДЗ	Менеджер продаж
Техническая просрочка платежа (до 7 дней)
Напоминание об оплате	Менеджер продаж
Предупреждение о прекращении отгрузок	Менеджер продаж
Предупреждение о начислении штрафа	Бухгалтер
Фактическая просрочка платежа (от 7 до 30 дней)
Напоминание об оплате	Менеджер продаж
Прекращение оказания услуг	Менеджер продаж
Начисление штрафа	Бухгалтер
Предарбитражное уведомление	Юрист
Рискованная просрочка платежа (от 30 до 60 дней)
Личные переговоры с ответственными лицами	Менеджер продаж
Официальная претензия	Юрист
Высокорискованная просрочка платежа (от 60 дней)

В положении по оплате труда следует обязательно разработать принципы вознаграждения менеджеров продаж в части своевременно погашенной дебиторской задолженности и ответственность за нарушение сроков, если они превышены по их вине.

Сегментация клиентов в рамках управления дебиторской задолженностью является эффективным инструментом при построении эффективных взаимоотношений с клиентами. Сегментация заключается в разделении клиентов на группы по тем или иным признакам. Для группы клиентов устанавливаются подходы, условия и нормы предоставления коммерческих кредитов.

Принцип разделения на группы зависит от отраслевой принадлежности предприятия и его положения в товарно-распределительной цепочке. Если структура компаний-покупателей достаточно однородна, группы клиентов удобно подразделять по кредитным рейтингам (кредитным рискам), сопоставляя для каждой группы, с одной стороны, формализованные требования к клиентам, с другой - параметры кредитного лимита (срок отсрочки и сумма лимита). Обычно в сегментации используется четыре или пять уровней (например, для четырех уровней это могут быть «низкий риск», «средний риск», «высокий риск», «максимальный риск»). Использование более пяти уровней обычно усложняет систему, однако в ряде случаев это может быть оправданно.

В рамках анализа клиента ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» должен определяться кредитный рейтинг, присваиваемый клиенту. Для этого менеджеры ООО «ОБЩЕПИТ БАТЫРЕВСКИЙ» должны собрать необходимую информацию о клиенте. В общем виде перечень подготавливаемых документов может содержать:

анкету с данными клиента;

рейтинговую оценку (расчет рейтинга) клиента;

копии ИНН, ОГРН и устава клиента;

копии бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату;

другие документы.

В целях предотвращения возникновения нарушений в соблюдении заключения договоров, необходимо создать отлаженную систему правильного оформления договоров, за счет повышения организации и надежности системы внутреннего контроля.

Записи в регистре производятся по всем фактам возникновения и погашения (списания) налогоплательщиком дебиторской задолженности по любым основаниям с начала налогового периода до отчетной даты. Суммы переплаты в бюджеты разных уровней в данном регистре не отражаются.

По операциям, осуществляемым в иностранной валюте, записи осуществляются также по каждому факту переоценки задолженности в связи с составлением отчетности.

Ведение регистра должно обеспечивать возможность группировки информации по объекту и наименованию (виду) операций, приводящих к возникновению дебиторской задолженности, возможность группировки задолженности по срокам ее возникновения, возможность формирования суммы непогашенной дебиторской задолженности на отчетную дату, а также возможность определения на отчетную дату сумм безнадежных долгов, подлежащих включению в состав расходов для целей налогообложения.