Диплом

51

РОЗДІЛ 4 ЗАСТОСУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ І ТЕХНОЛОГІЙ

УСТРАХОВІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

4.1Оцінювання сучасного стану інформатизації планової роботи

НАСК «Оранта»

ІС «Система страхування» – спеціальне програмне забезпечення, яке розроблене для обліку страхової інформації в відповідності до страхової науки. Набір страхових функцій для кожного робочого місця набагато більший, ніж в універсальних програмах. Завдання такої системи – здійснювати аналіз по різним критеріям в межах компанії, попереджувати зловживання, ефективно відслідковувати та корегувати хід страхування.

Рис. 4.1. Головне вікно ІС «Система страхування»

Варто зауважити, що доступ до системи страхування є в конкретно визначених працівників, система захищена паролем, який для кожного користувача є різним.

52

ІС «Система страхування» це є одна велика БД, що містить усю інформацію яка надходить у компанію. Вона включає в себе також БД клієнтів. БД клієнтів потрібна для того, щоб можливо було ідентифікувати клієнта (по тим чи іншим параметрам – ідентифікаційний код, прізвище,

адреса ). На кожного клієнта має бути лише один запис в базі даних з усіма його параметрами, а в усіх інших місцях, де зазначається цей клієнт, потрібно вказувати лише посилання на нього в клієнтській базі. Таким чином є можливість відслідковувати історію клієнта, а саме: всі договори страхування, що уклав один страхувальник (для надання деяких бонусів),

справи по врегулюванню, в яких фігурує дана особа, формування листів-

повідомлень для привітання з Днем народження, Новим роком, розсилки актуальних корпоративних новин та інше.

ІС «Система страхування» призначена в основному для обліку бланків суворої звітності (договорів страхування). Обробка полісів містить такі пункти:

-прийняття полісів з головного офісу;

-видачі полісів агентам;

-оформлення власне договору страхування (заповнення полісу);

-внесення полісу в електронний варіант (систему страхування);

-підв’язка полісу до відповідного платежу;

-списання полісів з системи страхування;

-передача полісів в архів.

Варто зазначити, що у НАСК «Оранта» досить добре розвинена філіальна мережа. Ті агенти, що працюють за межами офісу, тобто у регіонах та по філіях не мають спеціалізованого програмного забезпечення для відповідного оформлення документації по бланках суворої звітності.

Агенти, що працюють поза офісом щомісячно отримують у офісі (у

системного адміністратора) чисті договори страхування і в кінці місяця здають їх заповнені копії разом зі звітом.

53

Отримуючи ці звіти, системний адміністратор переносить інформацію із паперових (заповнених полісів) у систему страхування (у електронний варіант). Тобто крім тих полісів, що подають агенти, що працюють у офісі,

системний адміністратор має вносити ще й поліси тих, хто працює поза офісом, оскільки у них немає жодного доступу до системи страхування.

Оскільки чисті поліси агенти беруть на початку місяця, то звіти здають в основному в кінці місяця. Виходить так, що системний адміністратор буквально за пару днів має внести дуже великий обсяг даних, близько 600-

700 заповнених полісів. Варто зазначити, що в середньому на внесення одного поліса йде близько 4-5 хвилин. Тобто, щоб внести такий об’єм даних потрібно досить багато часу. Крім того, системний адміністратор повинен не тільки внести здані поліси, а й зробити перевірку самих поданих звітів, потім підв’язку внесених полісів, списання внесених полісів та передати їх до архіву.

Отже, основним недоліком поточної організації взаємодії співробітників на підприємстві є відсутність у агентів, що працюють поза межами офісу доступу до джерела внесення інформації (заповнених полісів),

що спричиняє велику завантаженість системного адміністратора, оскільки за процес внесення полісів відповідає саме він.

На сьогоднішній день нікого не здивуєш застосуванням на підприємстві різних програмних засобів, які дозволяють автоматизувати облік частини чи всього виробничого процесу. Але розробки в області ІТ-технологій ідуть у перед і варто звернути увагу на окремі програмні продукти. Потужним кроком у напрямку реорганізації роботи у страховій компанії є застосування технології колективної роботи.

Завдання подібних рішень просте – створення єдиного простору, що забезпечує в першу чергу зручність користувачеві при обміні повідомленнями та документами, пошуку даних, плануванні часу, а також контроль спільних робіт. Але, якщо почати підбирати систему колективної

54

роботи для організації, можна зіткнутися з тим, що функції у groupware-

систем різних розробників істотно відрізняються.

В англомовній літературі відповідні програми називаються groupware, collaborative software, Computer-Supported Cooperative Work (CSCW) тощо.

Сам термін «groupware» як протиставлення singleware був запропонований в

1978 році Петером і Труді Джонсон-Ленц (Peter і Trudy Johnson-Lenz), хоча більш широку популярність здобув на десятиліття пізніше, в кінці 80-х.

Сталого терміну в українській мові немає, але частіше говорять як про програмне забезпечення спільної або колективної роботи.

Одні програми розраховані на «звичайний» офіс, інші – на фірми, що займаються продажами і наданням послуг, освітні установи, є свої рішення і для розробників ПЗ і так далі. Кожна реалізація має свій набір функцій, тому часто вибрати потрібний варіант дуже важко. Більшість groupware-систем містять:

1) модуль електронної пошти – обов’язковий компонент, що забезпечує обмін повідомленнями, як правило, через зовнішній SMTP/POP3/IMAP-

сервер, зберігання і сортування пошти, у більшості випадків користувач може підключатися як за допомогою поштового клієнта, так і через веб-інтерфейс;

2) адресна книга – централізоване зберігання персональної та загальної контактної інформації. Просунуті groupware-рішення забезпечують синхронізацію з зовнішніми пристроями та імпорт й/або експорт в файл vCard;

3)календар – зберігання персональних та групових даних про всі організаційні заходи, деякі рішення підтримують синхронізацію з мобільними пристроями і програмами та видачу попереджень користувачу про настання події;

4)списки завдань – в деяких реалізаціях вона доповнена модулем контролю за ходом виконання робіт;

56

організацій. програмний продукт для обміну повідомленнями та спільної роботи. Основні функції Microsoft Exchange: обробка і пересилання поштових повідомлень, спільний доступ до календарів і завданням,

підтримка мобільних пристроїв і веб-доступ, інтеграція з системами голосових повідомлень (починаючи з Exchange 2007), підтримка систем обміну миттєвими повідомленнями.

XRM Insurance – галузеве рішення «Е-консалтинг» для страхових компаній розроблено на платформі Microsoft Dynamics CRM і пропонує користувачам весь перелік необхідних інструментів по управлінню бізнес-

процесами з урахуванням галузевої специфіки.

57

Рис. 4.2 Головне вікно програми «XRM Insurance»

До переваг даного рішення також слід віднести можливість роботи за межами офісу за допомогою web-клієнта. Рішення допомагає реалізувати єдину концепцію і методологію всіх процесів і дозволяє спростити роботу з клієнтською базою, дає можливість ефективно здійснювати контроль виконання, а також аналізувати отримані результати [26].

Система дозволяє спростити рутинні операції - електронна розсилка,

генерація стандартних документів, рахунків, договорів, підготовка різних звітів. Кожну послідовність операцій можна описати, використовуючи конструктор бізнес-процесів. Надалі, за фактом виконання завдання, XRM

Insurance генерує нове завдання та інформує про це відповідальних виконавців.

Порівняльна характеристика XRM Insurance та Системи страхування наведена у табл. 4.2.

58

Таблиця 4.2

Порівняльна характеристика Microsoft Dynamics CRM та Системи страхування

Розробка компанії Novell Inc. – Novell Group Wise [20] виникла наприкінці 80-х як розширення до текстового редактору Word Perfect. У 1994

році проект викуплений Novell і отримав нове ім’я Group Wise. Сьогодні це повнофункціональне рішення для організації колективної роботи, що містить всі необхідні функції:

-електронну пошту;

-систему обміну миттєвими повідомленнями;

-календар;

-управління завданнями, контактами.

В якості серверної ОС можна вибрати NetWare, Windows (2003 або

2008) та Linux (SLES), клієнтська частина - Windows (XP або 7), Linux (SUSE

LinuxEnterpriseDesktop) і Mac OS X. Крім цього, компонент WebAccess дає

59

можливість підключатися до сервера за допомогою веб-браузера, отримуючи доступ до всіх функцій. У поточній версії 8.0 з’явився MobileServer, що забезпечує підтримку мобільних пристроїв Nokia, і ActiveSync (iPhone і Android). Реалізовані шлюзи для підключення до NovellGroupWise таких систем, як Microsoft Exchange і LotusNotes або міграції з них. Забезпечується інтеграція з антивірусними і антиспам-модулями сторонніх виробників

(ліцензуються окремо).

Корпорація Google пропонує нам технологію, яка дозволяє повністю організувати колективну роботу. У стандартному пакеті GoogleApps для бізнесу[21] користувач отримує повний спектр додатків: пошта Gmail з

доменом, календар зі списком завдань і пошуком, документи, групи, сайти та відео Google. Їх функціонал відомий будь-якій людині, що має акаунт на сервісах Google.

Team tools – засіб колективної роботи, який дозволяє управляти справами і завданнями, планувати і контролювати проекти, обговорювати файли, завдання та події, організувати документообіг, налаштувати організаційну структуру та кадрову базу і багато іншого. Варто зазначити, що документи розділені на три групи: вхідні, вихідні та внутрішні. Заповнення документів схоже до програми 1С:Підприємство [22].

Team Lab був створений в 2009 році латвійською компанією Ascensio System SIA, яка спеціалізується на програмному забезпеченні для бізнесу.

TeamLab - це універсальний cloud-офіс. Він дозволяє управляти документами, проектами, командою і взаєминами з клієнтами в єдиному просторі. Team Lab підтримує обмін документами з Google Drive. Як і в офісі тут можна створювати документи, таблиці та презентації [23].

GroupCamp Project - програмне забезпечення для покращення корпоративної роботи [25]. Головною особливістю функціонування даного сервісу є наявність трьох версій роботи: класична (для ПК), для планшетів та мобільна.

60

Специфіка діяльності страхової компанії істотно відрізняється від інших підприємств. Тому обираючи технологію для організації роботи співробітників потрібно враховувати послідовність здійснення бізнес-

процесу на підприємстві.

Головною особливістю бізнес-процесу підприємства, що займається страховою діяльністю є перенесення полісів (договорів страхування),

оформлених агентами, у електронний варіант – систему страхування. При дослідженні схеми здійснення процесу страхування, було виявлено проблемні ситуації пов’язані саме із процесом внесення полісів (рис. 4.2).

Проаналізувавши описані вище технології, можна сказати, що в них є багато спільного. З метою визначити, який саме засіб краще підходить для роботи страхової компанії складено порівняльну таблицю можливостей вказаних систем (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

Порівняльна характеристика технологій колективної роботи

Як видно із порівняльної таблиці для організації колективної роботи у страховій компанії найбільше підходить технологія Google Apps. Головною особливістю цієї технології є створення форм для внесення інформації, що в свою чергу дозволяють вносити поліси агентам із районних центів та філій.