Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 1
.pdf
Рис. 1.55. Элементы вкладки Рассылки 
Установите курсор в место основного документа, в которое
требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле ( рис. 1.56).
Рис. 1.56. Выбор поля слияния 
Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые
поля слияния.
С использованием меню кнопку Правила (рис. 1.57) можно добавить в документе поля Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации - автоматическую нумерацию.
51
Рис. 1.57. Добавление поля Word
Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния ). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов ). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись
и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов (рис. 1.58).
Рис. 1.58. Документ перед слиянием
Слияние документов
Слияние можно выполнить в новый документ.
52
Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду
Изменить отдельные документы ( рис. 1.59).
Рис. 1.59. Начало слияния в новый документ 
В окне Составные новые документы (рис. 1.60) выберите записи
источника данных, которые следует использовать для слияния.
Рис. 1.60. Выбор записей для слияния 
Результатом слияния будет новый документ, которые содержит
текст основного документа со вставленными значениями источника данных (
рис. 1.61). Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
53
Рис. 1.61. Составной документ после слияния Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для
дальнейшего использования.
При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати.
Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов (см. рис. 1.59).
В окне Составные печатные документы (рис. 1.62) выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.
Рис. 1.62. Выбор записей для слияния при печати
54
В окне Печать установите требуемые параметры печати. Результатом слияния будет напечатанный документ, которые содержит
текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельно й странице (страницах).
Особенности слияния при использовании адресной книги Microsoft
Outlook
В качестве источника данных при слиянии можно использовать адресную книгу (Контакты) Microsoft Outlook.
Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду
Выбрать из контактов Outlook (см. рис. 1.52).
В окне Выбор контактов (рис. 1.63) выберите папку контактов, из которой будут извлекаться данные для слияния.
Рис. 1.63. Выбор адресной книги для слияния 
В окне Получатели слияния (рис. 1.64) настройте параметры
списка получателей. Для этого можно использовать сортировку списка (ссылка Сортировка), отбор данных из списка (ссылка Фильтр).
55
Рис. 1.64. Настройка списка получателей 
Вставка полей слияния и само слияние производится так же, как в
описанном ранее случае.
Особенности работы с основным документом
При открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос (рис. 1.65). Обязательно следует нажать кнопку Да. В противном случае слияние будет произвести невозможно.
Рис. 1.65. Запрос при открытии основного документа
56
Если все же случайно была нажата кнопка Нет (см. рис. 1.65), надо закрыть документ без сохранения изменений и заново открыть его.
Создание главного и вложенных документов О главных документах
Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).
С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.
Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.
Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.
Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура. Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы.
Создание главного документа
Существуют два способа создания главного документа. Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.
Создание нового главного документа:
Создайте новый пустой документ и сохраните его в папку, которая будет содержать главный и вложенные документы
Установите режим отображения документа Структура Введите заголовки для главного документа и всех вложенных
документов. После ввода каждого заголовка необходимо нажимать клавишу
57
ENTER. Ко всем заголовкам автоматически будет назначен встроенный стиль
Заголовок 1.
Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами вкладки Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень.
Рис. 1.66. Создание нового главного документа Главный документ можно создать преобразованием существующего
документа
Откройте документ, который предполагается использовать в качестве главного.
Установите режим отображения документа Структура
Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль
58
Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами вкладки Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень.
При необходимости выделите любое содержимое, кроме заголовков, и на панели инструментов Структура нажмите кнопку Понизить до обычного текста.
Создание и добавление вложенных документов
Вложенный документ может представлять собой отдельный файл, который вставляется в существующий главный документ. Во вложенный документ можно превратить часть существующего документа. При этом документ автоматически станет главным.
Вставка существующего документа в главный документ: 
Откройте главный документ.
Установите режим отображения документа Структура
Если содержащиеся уже в документе вложенные документы свернуты, на вкладке Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы.
Поставьте курсор в место, куда следует вставить документ. Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами.
Во вкладке Структура нажмите кнопку Показать документ (см.
рис. 1.66) так, чтобы отобразились все элементы группы Главный документ (
рис. 1.67).
Рис. 1.67. Элементы группы Главный документ вкладки Структура
59
В группе Главный документ вкладки Структура нажмите кнопку
Вставить.
В окне Вставка вложенного документа перейдите к нужной папке и дважды щелкните по значку вставляемого файла или выделите его и нажмите кнопку Открыть ( рис. 1.68).
Рис. 1.68. Добавление вложенного документа 
Вложенный документ будет обведен бледно-серой прерывистой
рамкой. В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла ( рис. 1.69). Перед документом будет вставлен разрыв раздела на следующей странице, а после него - разрыв на текущей странице.
60