Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 1
.pdf
Рис. 1.33. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word
Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word
2007
При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Преобразовать (рис.
1.34).
31
Рис. 1.34. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат
Word 2007
В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (рис. 1.35) нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании документов.
Рис. 1.35. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат
Word 2007
Изменение параметров сохранения файлов Изменение папки, используемой по умолчанию
По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы.
Для удобства работы можно выбрать другую папку.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
32
В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word (
рис. 1.36) введите другое имя в поле Расположение файлов по умолчанию
или нажмите кнопку Обзор и выберите нужную папку.
Рис. 1.36. Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов
Настройка формата файла для сохранения по умолчанию
По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате
Word 2007 ( *.docx ).
Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word ( рис. 1.37) щелкните по стрелке раскрывающегося списка Сохранять файлы в следующем формате и выберите требуемый формат.
33
Рис. 1.37. Изменение формата файла, используемого по умолчанию при
сохранении
Заполнение свойств файла
Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.
Свойства документа делятся на следующие пять типов.
Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word
имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
34
Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.
Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.
Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.
Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.
При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.
35
Нажмите кнопку Office, наведите указатель мыши на команду
Подготовить и выберите команду Свойства.
Введите необходимые свойства документа в соответствующие поля
(рис. 1.38).
Рис. 1.38. Заполнение стандартных свойств документа 
Для заполнения пользовательских свойств нажмите кнопку
Свойства документа в левом верхнем углу области сведений о документе (см.
рис. 38) и выберите команду Дополнительные свойства.
Во вкладках Документ и Прочие диалогового окна Свойства ( рис. 1.39) введите необходимые свойства.
36
Рис. 1.39. Заполнение пользовательских свойств документа
37
Тема 2. Создание документов и электронных форм Создание документов Создание документов на основе шаблонов
Новый пустой документ создается автоматически сразу после запуска
Word.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать (см. рис. 1.24). 
В окне Создание документа (рис. 1.40) для создания пустого документа выберите группу шаблонов Пустые и последние и дважды
щелкните по значку Новый документ.
Рис. 1.40. Создание нового пустого документа
Для создания документа на основе шаблона Word выберите группу Установленные шаблоны. Прокручивая список (рис. 1.41) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
38
Рис. 1.41. Создание документа на основе установленного шаблона Word
Для создания документа на основе пользовательского шаблона дважды щелкните по ссылке Мои шаблоны. В диалоговом окне Создать (рис. 1.42) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
Рис. 1.42. Создание документа на основе пользовательского шаблона
39
При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online. Выберите соответствующую группу шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся в окне Создание документа. Прокручивая список (рис. 1.41) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
Рис. 1.43. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office
Online
В процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Word, о чем появится соответствующее сообщение. Нажмите кнопку Продолжить. Для того чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок.
Работа с шаблонами
Создание пользовательских шаблонов
Обычно шаблон создают на основе какого-либо уже существующего файла или документа. В документ вводят текст и другие элементы, оформляют, создают в нем необходимые для дальнейшей работы стили и т.д.
40