2.3 Учет и аудит материальных запасов

Материальные запасы - товары, которые компания держит для производства и продажи: наличные запасы сырья, готовая продукция и товары на складе, незавершенное производство, товары, закупленные для перепродажи.

Основными задачами учета материальных запасов являются: обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей; соблюдение установленных норм запасов и расходов, своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах предприятия.

По функциональной роли и назначению в процессе производства все запасы подразделяются на основные и вспомогательные.

Основные - это материалы, которые вещественно входят в изготовляемую продукцию, образуя ее материальную основу (мука при выпечке хлеба).

Вспомогательные - это материалы, которые входят в состав вырабатываемой продукции, но, в отличие от основных материалов, не создают вещественной основы производимой продукции. Эти материалы применяют в качестве компонентов к основным материалам для придания продукции необходимых качеств (краски, лак, клей).

Материальные запасы отражаются в учете и отчетности по их фактической стоимости, которая определяется, исходя из затрат их приобретения, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим, внешнеэкономическим предприятиям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних предприятий. Хранение материальных ценностей производится в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечивать быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на определенных материально-ответственных лиц, назначенных приказом руководителя. Смена этих лиц сопровождается инвентаризацией складов и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем предприятия.

Сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, топливо, запасные части и другие материальные запасы в балансе показывают по их фактической себестоимости. По этой же оценке ценности учитывают в синтетическом учете; в аналитическом учете - по твердым учетным ценам (договорные или планово- расчетные цены).

Цена за одни и те же материалы при приобретении в течение отчетного периода варьируется и для того, чтобы правильно оценить, сколько по стоимости запасов осталось и сколько ушло в себестоимость продукции, применяют один из трех методов оценки себестоимости товарно-материальных запасов, рекомендуемых МСФО (IAS) №2 "Запасы": метод ФИФО, метод средневзвешенной стоимости, метод специфической идентификации. Формирование полной себестоимости приобретаемых запасов осуществляется непосредственно на синтетических счетах по учету запасов. Так как все расходы по приобретению запасов к моменту их оприходования уже оплачены, операций по подготовке запасов к использованию после оприходования не требуется, то запасы сразу принимаются к учету по полной себестоимости с добавлением к цене приобретения всех возникающих затрат.

Первичные документы по движению товарно-материальных запасов играют важную роль в организации материального учета. Документальное оформление всех происходящих в предприятии хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных запасов, позволяет организовать систематический контроль за сохранностью на складах и у материально-ответственных лиц. Рационально разработанная первичная документация и схема документооборота по учету запасов дают возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства компанией и осуществлять как предварительный, так и последующий контроль за их использованием.

Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность с поставщиками и подрядчиками» на котором осуществляются синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками.

Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные документы. После всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов).

По учету движения материалов применяются следующие типовые документы:

Доверенность. Применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю.

Журнал учета выданных доверенностей. Применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении.

Приходный ордер. Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления запасов на склад. На запасы, поступающие по договорам купли-продажи от поставщиков (грузоотправителей), должны быть расчетные документы (счет-фактура, товаротранспортная накладная, таможенная декларация и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, удостоверения качества и т.п.). При приемке запасы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанному в расчетных и сопроводительных документах. Все поступившие материальные ценности должны быть оприходованы в течение 24 часов на базисные (центральные) склады. Запасы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. Если запасы поступают в единице измерения, отличной от утвержденной для группы (подгруппы) запасов, то производится пересчет единиц измерения. В этом случае составляется акт о переводе единиц измерений, в котором указываются количество материала в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве. Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц.

Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли. Применяется для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру при оформлении приемки запасов.

Лимитно-заборная карта. Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Применяется для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям.

Запасы, принадлежащие Предприятию, но находящиеся в пути (переход права собственности), в конце месяца отражаются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной договором. Материалы, закупленные подотчетными лицами, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, акты закупа и т.п.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

На фактически израсходованные запасы получатель запасов составляет акт на списание ТМЗ, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, вид работ или наименование заказа (изделия), на которые они израсходованы.

Списание отпущенных в производство запасов производится непосредственно на счета издержек производства с подотчета материально-ответственных лиц цехов. Инвентарь, инструмент, спецодежда и средства индивидуальной защиты, независимо от срока полезного использования, при принятии к учету на склад признаются запасами. В момент выдачи их со склада в эксплуатацию (носку) их стоимость относится единовременно на расходы. По предметам, списанным на издержки производства, должен быть заведен оперативный учет по местам эксплуатации и материально-ответственным лицам, в количественном выражении, в соответствии с установленными нормами и сроками носки или использования. Для этого используются инвентарные книги или описи.

Материальные запасы в бухгалтерском учете ведутся в разделе Краткосрочные активы подразделе 1300 «Запасы» на субсчетах:1310 «Сырье и материалы»,1320 «Готовая продукция», 1330 «Товары», 1340 «Незавершенное производство», 1350 «Прочие запасы».

Учет операций по расходу материалов ведется в накопительной ведомости по расходу материалов.      Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу и соответствующим субсчетам с выделением в том числе сумм по обслуживаемым материально-ответственным лицам. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу "Журнал-главная". В финансовой отчетности запасы оцениваются по наименьшей из двух величин: себестоимости и цены продажи за вычетом возможных затрат на завершение и сбыт. Пересмотр чистой стоимости продажи всех запасов производится в каждом отчетном периоде (в конце года).В финансовой отчетности запасы отражаются по фактической себестоимости за вычетом созданных резервов под обесценение.

Аудит ТМЗ

К товарно-материальным запасам относятся следующие активы: сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, прочие материалы, предназначенные для использования в производстве или выполнении работ и услуг; незавершенное производство; готовая продукция, товары, предназначенные для продажи в ходе деятельности субъекта. Целью аудиторской проверки товарно-материальных запасов является формирование мнения о достоверности показателей финансовой отчетности и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с товарно-материальными запасами действующим в Республике Казахстан нормативным документам. Задачами аудита товарно-материальных запасов являются: проведение инвентаризации товарно-материальных запасов и отражения в учете выявленных отклонений между фактически установленным наличием товарно-материальных запасов и данными бухгалтерского учета; проверка реальности оценки товарно-материальных запасов; установление полноты и своевременности оприходования и обоснованности списания товарно-материальных запасов. Информационная база аудита товарно-материальных запасов включает следующее: учетную политику предприятия; бухгалтерский баланс; Главную книгу; журнал-ордер № 11 и ведомость по учету движения товарно-материальных запасов (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации); накопительная ведомость учета расходов по закупке товаров; приказы руководителя аудируемого субъекта на назначение инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц  (заведующий складам, продавцов и т.д.); договор о полной индивидуальной материальной ответственности; инвентаризационная опись; инвентаризационная опись-акт на переоценку товаров; сличительные ведомости (при ведении натурально-стоимостного аналитического учета); акт выведения результатов инвентаризации (при ведении стоимостного аналитического учета); счет-фактура(Приложение Ж); железнодорожная накладная; товарно-транспортная накладная; коносамент; авианакладная; накладная на внутреннее перемещение; приходная накладная; расходная накладная; сертификат соответствия; таможенная декларация.

Аудиторскую проверку операций с товарно-материальными запасами целесообразно проводить в такой последовательности:

- изучение положений учетной политики по направлениям данного участка проверки;

- оценка степени надежности системы внутреннего контроля в отношении товарно-материальных запасов, для этого: провести обследование складского хозяйства и состояния складских помещений; изучить организацию материальной ответственности и отчетности материально ответственных лиц;

- проанализировать состав товарно-материальных запасов на отчетную дату;

- определить объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;

- анализ движения товарно-материальных запасов;

- проверка правильности оценки товарно-материальных запасов;

- проверка состояния организации синтетического и аналитического учета товарно-материальных запасов.