3.2. Современные определения документа в информатике (в разных сферах информационной деятельности). Документ IV как "записанная информация"

В "Толковом словаре по основам информационной деятель­ности" приводится такое определение "документа": "Социаль­ная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использова­ния. В научно-информационной, библиотечно-библиографической деятельности под документом подразумеваются глав­ным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники инфор­мации"¹.

Само определение здесь не дает возможности понять, о ка­ком значении "документа" идет речь. Его можно отнести даже к Документу I, потому что и в предметах естественного проис­хождения, когда они используются для передачи информации о них, передается именно социальная информация, то есть функционирующая в обществе, где организатором информиро­вания (коммуникантом) является человек и приемником информации — тоже человек. Приведенные примеры документов дают нечеткое представление о значении Документа IV, пото­му что перечень заканчивается бесконечным "и другие доку­ментальные источники информации".

В том ясе словаре, только в другом разделе, дается другое оп­ределение "документа": "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установ­ленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение" [Там же, с. 58]. Эта де­финиция больше всего соответствует значению Документа VII, хотя может распространяться и на Документ IV.

"Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" определяет "документ" как "мате­риальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования"¹. В этой дефиниции указывает­ся, что отличительной чертой документа является то, что ин­формация в нем подается в виде текста, звукозаписи или изо­бражения. Очевидно, что "текст" здесь понимается только как словесный и письменный. Этому значению соответствует и де­финиция "текста" в данном словаре: "Тематически взаимосвя­занная последовательность высказываний или одно высказы­вание, выраясенное с помощью определенной системы знаков, а также письменная фиксация высказываний".

Кроме того, в этом определении документа "предназначен­ность для передачи во времени и пространстве с целью сохране­ния и общественного использования" представлена в качестве характерной черты "материального объекта", а не "информа­ции", в отличие от приведенной выше дефиниции из "Толково­го словаря по основам информационной деятельности". Следу­ет отметить, что эти высказывания не являются равнозначными. Информация в документе всегда предназначена для передачи в процессе коммуникации, то есть передачи во времени и (или) пространстве. Она всегда фиксируется с целью ее сохранения и последующего использования общественным субъектом в об­щественной практике. Что же касается документов как мате­риальных объектов, то сами они не всегда предназначаются для передачи во времени и пространстве. Например, не пред­назначены для передачи во времени так называемые доку­менты временного использования, которые уничтожаются после их применения. Есть также документы, не предназна­ченные для передачи в пространстве, потому что они по своей материальной форме или конструкции не пригодны для этого (например, скала с надписью, дом с мозаичной картиной или даже книга в форме кодекса очень большого размера).

Документы не всегда создаются с целью их сохранения (на­пример, подготовительные материалы к какому-то труду). Что касается "общественного использования", то оно может счи­таться общей чертой всех документов, потому что все они явля­ются предназначенными для использования в обществе, даже в том случае, когда потребителем информации из того или ино­го документа будет лишь один человек. Однако документы можно различать по объему той аудитории, на которую они рассчитываются при их создании: предназначенные для конк­ретного человека, для определенной группы пользователей, для не определенного точно круга потребителей информации.

Следовательно, последняя дефиниция толкует "документ" как Документ IV, но сужает его объем, потому что избирает среди всех документов, где информация зафиксирована спосо­бом записи, только такие, которые по замыслу предназначены для их сохранения и передачи во времени и пространстве.

Кроме того, по этому определению к документам будут отно­ситься только такие, содержание которых изложено знака­ми письменными, звуковыми и изобразительными. Не входят в этот перечень документы, где информация зафиксиро­вана способом тиснения (например, брайлевские издания) или технического кодирования, предназначенные для использова­ния непосредственно машиной (например, программы для ЭВМ на машинном носителе).

С точки зрения всего вышесказанного наиболее пригодным для использования в разных сферах информационной деятель­ности определением документа является представленное в международном стандарте ISO 5127 "Документация и инфор­мация. Словарь". Оно звучит так: "Записанная информация, которая может использоваться в качестве единицы [или опре­деленной части, общности — Г. Ш.] в документационном про­цессе"¹. При этом "записанная информация" толкуется как "информация, которая накапливается в, на или при носителе данных", а "носитель данных" — как "средство, в, на или при котором накапливаются данные, которые представляются или передаются". Документационный процесс, или "документа­ция" (в первом значении по стандарту), понимается как "дли­тельный и систематический сбор и обработка записанной ин­формации с целью ее накопления, поиска, использования или передачи". Следовательно, все операции "документационного процесса" выполняются с "записанной информацией", которая одновременно считается документами. Здесь все термины свя­заны друг с другом и имеют определенный смысл, когда рас­сматриваются как составляющие процесса социальной комму­никации. Записанная информация может быть только социальной, потому что запись информации — это человечес­кое деяние, не присущее природе.

Определение документа через понятие "информация", а не "материальный объект" некоторыми специалистами воспри­нимается как неоправданное искажение понятия "документ". Например, известный российский документовед Ким Борисо­вич Гельман-Виноградов считает, что в такой формулировке не обозначено обязательное наличие материальной составляющей в документе, и предлагает свой вариант дефиниции: "Документ — материальный объект, содержащий запись семантической информации"². Однако ясно, что информация может быть за­писана только на (в) материальном (вещественном) носителе, следовательно "материальность" объекта-документа в дефини­ции международного стандарта никуда не исчезает, невзирая на то, что главным определяющим словом здесь является "информация". Очевидно, для того, чтобы подчеркнуть этот факт, в новой редакции стандарта — ISO 5127:2001 "Информация и документация. Словарь" — дается почти тоже самое определе­ние документа, только с уточнением: "Записанная информа­ция или материальный объект...". А свойство семантичности присуще любой записи социальной информации.

На наш взгляд, в определении документа как "записанной информации", то есть Документа IV, документ — это тоже ма­териальный (субстанциальный) объект, что и позволяет фик­сировать информацию, чтобы она не исчезала с течением вре­мени. Главное внимание здесь направлено на характер информации ("записанная"), что является целесообразным. Стандартизированная дефиниция документа позволяет опери­ровать как с документами с такими фрагментами "записанной информации", которые нельзя отделить как вещевой объект. Например, статья в журнале, заметка в газете, справочная ста­тья в энциклопедии и т. п. могут рассматриваться как отдель­ные самостоятельные документы, и они, безусловно, имеют материальную (вещественную) основу, но отделить их как ве­щевые объекты, как правило, невозможно без повреждения полидокумента, в состав которого они входят.

Определение "документа" как "записанной информации" целесообразно также в том случае, когда речь идет о машино­читаемых документах, в частности, таких, которые существу­ют не на отдельных носителях, а в памяти ЭВМ. И здесь, на наш взгляд, "материальность" документа не исчезает, а приоб­ретает другой вид¹.

Аналогичные определения приводятся в украинском госу­дарственном стандарте ДСТУ 2392—94 "Информация и доку­ментация. Базовые понятия. Термины и определения". "Доку­мент" здесь определяется как "записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности"¹. В примечании к это­му положению указано, что "это определение касается не толь­ко рукописных и печатных материалов на бумаге или в виде микроформ (книг, журналов, диаграмм, карт), но и материа­лов непечатного происхождения (машиночитаемых записей, фильмов, звуковых, а также трехмерных объектов или реа­лий)".

Сергей Георгиевич Кулешов критиковал последнее опреде­ление за то, что документ толкуется в нем достаточно широко, учитывая наличие трехмерных объектов². На наш взгляд, это замечание было не корректным, потому что главным в данном определении является понятие "записи информации", а запись может быть осуществлена даже в трехмерном объекте, если это, например, запись способом голографии. В то же время сам термин "запись" налагает определенные ограничения относи­тельно трехмерных объектов.

В 1995 г. С.Г. Кулешов отмечал, что "вместо словосочетания "запись информации" целесообразно употреблять слово "текст", указав, что он представляет собой логическую после­довательность языковых и неязыковых знаков"³. Действитель­но, совокупность языковых знаков традиционно называется "текстом" (см., например, определение текста в "Терминологи­ческом словаре по библиотечному делу...", упоминавшееся выше). Однако термином "текст", как правило, ограничива­лись "текстовые документы" (то есть такие, где информация подается в словесном виде), в отличие от "нетекстовых" (в ко­торых информация подана не словесными знаками), и назы­вать все документы текстами — значит, нарушить традицию.

Если текстом будем считать любую последовательность язы­ковых и неязыковых знаков, то можно считать, что любой до­кумент (например, изобразительный, музыкальный) имеет текст, потому что социальная информация может передавать­ся только в знаковой форме, через определенные превращения семиотического характера, то есть через определенный "текст". Кроме того, понятие "текст" имеет еще и более широкое значе­ние, соответственно которому "текстом" считается не только любая запись информации, но и любой материальный объект или явление (или их совокупность), если их рассматривать с позиций семиотики. В этом отношении понятие Документа IV не отличается от Документа I. Следовательно, сказать, что "до­кумент — это текст", значит, еще ничего не сказать об отличи­тельных чертах документа как объекта информационной де­ятельности.

В 2000 г. С.Г. Кулешов изменил свою точку зрения отно­сительно высказывания "запись информации" в определении документа, принял ее как возможный элемент дефиниции документа и предложил следующее определение: "Документ — запись информации, соответствующая характеристикам оп­ределенного жанра или номинала, зафиксированная на мате­риальном носителе, основной функцией которого является со­хранение и передача информации во времени и пространстве"¹. В такой дефиниции понятие "документ" приравнивается зна­чению Документа IV и не противоречит международному стан­дарту ISO 5127 "Информация и документация. Словарь", оха­рактеризованному выше.

В 2004—2006 гг. появились труды Евгения Александровича Плешкевича, который стремится рассмотреть понятие "доку­мент", существующее в документоведении, с позиции инфор­мационного методологического подхода. С нашей точки зре­ния, этот подход вполне согласуется с предложенным нами информационно-коммуникационным подходом и функцио­нальным определением документа (см. тему 2). Отличие состо­ит в том, что Е.А. Плешкевич видит документ в информацион­но-коммуникационном процессе на месте сообщения, а не канала коммуникации. Он определяет документ как "инфор­мационное сообщение, зафиксированное на материальном но­сителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах"¹. В то же время "информационно-документационная система" характеризуется как "искусственно созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал"².

Характеристика сообщения как информационного, на наш взгляд, является излишней, потому что сообщение не может быть каким-либо иным (неинформационным). Понятие "доку­ментного канала" коммуникации, очевидно, предусматривает, что информация от коммуниканта к реципиенту передается с помощью документа, являющегося одновременно и каналом коммуникации, и сообщением, которое передается. Сущест­венным дополнением к нашей дефиниции можно считать ука­зание на включенность документа в информационно-докумен­тационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах. "Реквизиты документа" этот автор трактует достаточно широко, как любые "информационные элементы", обеспечивающие включение документа в конкрет­ную информационно-документационную систему³.

По определению Е.А. Плешкевича, информационно-документационная модель общества состоит из трех информационно-документационных систем: оперативной, обеспечивающей документирование новой информации и выполняющей опера­тивные функции; ретроспективной, в которой документы на­ходятся в состоянии покоя; и диахронной, обеспечивающей передачу и функционирование в обществе наиболее ценной ин­формации, которая не теряет со временем своего значения⁴. В каждой информационно-документационной системе, по мне­нию автора, функционируют соответствующие документы: оперативные, ретроспективные (или архивные) и диахронные (соответствующие понятию "документа-книги")¹. Студентам предлагается сравнить определение "диахронного документа" с определением книги автором данного учебного пособия (см. тему 9) и соотношением книги с первоначальными и архи­вными документами (см. рис. 9.4).

Можно согласиться с тем, что существует особая информационно-документационная система, в которой функционируют документы, объединяемые понятием "книга". Однако называть эту систему и соответствующие документы диахронными, что якобы отличает их от других систем и документов, считаем не­корректным, поскольку любой документ обеспечивает переда­чу информации во времени и потому является средством диахронной коммуникации.

В целом положительно оценивая предложенную Е.А. Плешкевичем теорию документа, считаем необходимым последую­щее ее развитие и согласование с международными и государс­твенными стандартами и словарями в отрасли информацион­ной деятельности.