швецова Автореферат

ШВЕЦОВА Галина Миколаївна

ДОКУМЕНТ І КНИГА

В СИСТЕМІ СОЦІАЛЬНИХ КОМУНІКАЦІЙ

Київ — 2002

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми. Вивчення бібліографічної діяльності і книжкової культури невіддільні від дослідження системи документальних комунікацій взагалі. Книга і документ розглядаються як основні елементи книжкової справи або системи документальних комунікацій. Співвідношення понять "документ" і "книга" останнім часом все більше привертає увагу вчених у галузях бібліографознавства і бібліотекознавства. Ця проблема виникала всякий раз, коли мова заходила про визначення об'єкта цих наукових дисциплін або об'єкта практичної діяльності — бібліографічної і бібліотечної справи.

Розвиток бібліографознавства як інформаційно-комунікаційної дисципліни викликав невдоволення розробленим у книгознавстві вузьким змістом поняття "книга" та його практичною невідповідністю реальним об'єктам бібліографічної і бібліотечної діяльності і спричинив поступову відмову від поняття "книга" у позначенні об’єкта бібліографії як вузького і його заміну на поняття "документ" як універсальне, що охоплює усі різновиди бібліографічних об'єктів і поглинає поняття “книга”. Прийняття понять "документ" та "інформація" як базових для сучасної теорії бібліографії не зняло проблеми, а лише викликало додаткові дискусії.

Поняття „документ” і „книга” в наш час існують окремо і розглядаються у різних концепціях переважно як самостійні, хоча й споріднені. Кожне з означених понять заслуговує на глибоке теоретичне дослідження, яке тільки й може дати підставу для їхнього порівняння і визначення їх співвідношення.

Сучасна наука визнає документ або книгу за основний елемент складного системного об'єкта бібліографії. Але розуміння як документа, так і книги в різних теоретичних концепціях дуже відрізняється одне від одного, що, в кінцевому підсумку, впливає на всю терміносистему бібліографознавства. Сутність документа і книги як інформаційних категорій можна зрозуміти, звернувшись до теорії комунікації (або до теорії інформації). Визначення понять "документ" і "книга", простеження історичного розвитку їх змісту, об’єктивних тенденцій трансформації як складових об'єкта бібліографічної діяльності, виявлення їх співвідношення і місця в системному об'єкті бібліографії з позицій теорії соціальної інформаційної комунікації є актуальною проблемою сучасного бібліографознавства, книгознавства, документознавства, теорії інформаційної діяльності, що досліджується у даній дисертації.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Обраний напрям дослідження пов’язаний з реалізацією Законів України „Про інформацію”, „Про науково-технічну інформацію”, „Про Національну програму інформатизації”, „Про бібліотеки і бібліотечну справу”, „Про видавничу справу”, „Про обов’язковий примірник документів”, „Про освіту”, Постанови Кабінету Міністрів України „Державна національна програма „Освіта” („Україна ХХІ століття”)” та ін. Дисертаційне дослідження виконано відповідно до комплексної наукової теми кафедри бібліотекознавства і бібліографії "Проблеми бібліотечно-бібліографічної діяльності і освіти". Воно є також складовою частиною комплексної наукової теми Рівненського державного гуманітарного університету „Теоретичні основи оновлення змісту, форм і методів навчання і виховання в умовах реформи освіти” (2000—2002 рр., державний реєстраційний номер 0100V006649). Дисертація розроблена з урахуванням завдань підготовки бібліотекарів-бібліографів, документознавців, інформаційних фахівців, книгознавців, менеджерів книговидання та книгорозповсюдження.

Мета дослідження — розробка, наукове обґрунтування і впровадження в науковий обіг нових, системних знань про документ і книгу з погляду теорії соціальної інформаційної комунікації; з’ясування становлення та розвитку наукових поглядів на документ і книгу як складову частину об'єкта бібліографії. Кінцевою метою даного дослідження є визначення об’єкта бібліографії, зокрема, тієї його частини, що позначається поняттям „документ” або „книга”.

Завдання дослідження обумовлені його метою:

Простежити процес формування поняття "документ" у різних наукових дисциплінах з кінця ХІХ-го до кінця ХХ-го ст. з позицій внутрішньої логіки їх розвитку та практичного застосування цього терміна у відповідних галузях гуманітарних наук.

Визначити поняття "документ" з погляду сучасної теорії соціальної інформаційної комунікації, виокремити функції та властивості документа, розробити типологічну (видову) класифікацію документа з позицій теорії соціальної комунікації.

Проаналізувати різні значення поняття “книга”, історично сформовані і співіснуючі у сучасному книгознавстві, бібліотекознавстві та бібліографознавстві, а також співвідношення поняття "книга" з поняттям "документ" з погляду визначення об'єкта бібліографічної діяльності.

З’ясувати функціональну сутність і властивості книги як головного об’єкта книгознавства, визначити основні проблеми типології книги, основні напрямки типологічної класифікації різних категорій книги, розглянути дискусійні проблеми типологічної класифікації літератури та друкованих видань.

Дослідити проблему визначення об'єкта бібліографії: проаналізувати основні бібліографознавчі концепції щодо визначення об'єкта бібліографії, уточнити і доповнити документографічну концепцію, критично розглянути інформографічну та когнітографічну концепції, обґрунтувати документографічно-книгознавчу концепцію бібліографії.

Окреслити нові методологічні підходи до розуміння системного об'єкта бібліографії з урахуванням сучасних соціально-комунікаційних інформаційних процесів у суспільстві і спростувати декларовані раніше погляди та існуючі протиріччя у теоретичних концепціях бібліографознавства, книгознавства, документознавства та інших спеціальних історичних дисциплін і галузей історичної науки.

Визначити місце бібліографії у системі інформаційних комунікацій суспільства відповідно до конкретизації об’єкта практичної бібліографічної діяльності; з’ясувати співвідношення понять “бібліографічна інформація” та “бібліографічне знання”; визначити метасистему, у якій функціонує бібліографія.

Об'єктом дослідження є документальна комунікація в цілому та книжкова справа зокрема в системі соціальних інформаційних комунікацій.

Предмет дослідження — становлення і розвиток теоретичних та науково-практичних знань про документ і книгу як складову частину об'єкта бібліографії впродовж наукової стадії розвитку документознавства, книгознавства та бібліографознавства з кінця ХІХ-го по кінець ХХ-го ст. і на цій основі розробка і утвердження соціально-комунікаційно-інформаційного тлумачення відповідних явищ і процесів у документальній сфері, книжковій культурі та бібліографічній діяльності.

Методи дослідження. Методологічними засадами дослідження є принципи історизму, наукової об’єктивності, системності при висвітленні історичних фактів; соціально-комунікаційно-інформаційний і діяльнісний підходи до явищ сфери бібліографії. При аналізі походження і різних значень понять “документ” і “книга” використовувалися історико-генетичний та порівняльний методи. Для вирішення конкретних завдань застосовувалися методи історіографічного і термінологічного аналізу, інтерпретації та узагальнення; бібліографічний, моделювання.

Хронологічні межі дослідження — кінець ХІХ—ХХ ст. — охоплюють період складання і розвитку спеціальних історичних дисциплін, а також бібліографознавства, книгознавства, документознавства, формування їх теоретичних концепцій та поглядів, що дозволяє з’ясувати проблему цілісно і у міждисциплінарному масштабі, в її спадкоємності та інноваціях.

Джерельна база дослідження складається, переважно, з науково-дослідних праць з документалістики, інформатики, документознавства, книгознавства, бібліографознавства, бібліотекознавства, архівознавства, джерелознавства, дипломатики, археографії та інших наукових дисциплін, у яких розглядалися питання теорії чи типології документа і книги, визначення їх місця в об’єкті бібліографії та бібліотечної справи. З метою визначення методології дослідження вивчалися праці з теорії соціальних комунікацій, теорії суспільної свідомості, теорії класифікації та типології. Аналізувалися також навчальні, довідкові, виробничо-практичні публікації, повністю або частково присвячені досліджуваним питанням.

Використано праці вітчизняних і зарубіжних авторів, опубліковані в період з кінця ХІХ-го по кінець ХХ-го століття у вітчизняних і зарубіжних виданнях українською, російською, польською, словацькою, англійською, німецькою, французькою мовами. Залучені деякі неопубліковані матеріали теоретичного змісту, що стосуються досліджуваних питань (протоколи засідань Російського бібліографічного товариства з фонду Російської національної бібліотеки; матеріали наради з теоретичних питань бібліографії 1936 р. з особистого архіву Н. Г. Чагіної; методичні рекомендації, присвячені впровадженню ГОСТ 7.60—90 Всесоюзної книжкової палати, проект державного стандарту „Видання. Основні види. Терміни та визначення” Книжкової палати України).

Усі праці аналізуються у контексті розвитку уявлень про документ і книгу як складові системного об’єкта бібліографії; розглядаються не лише в історіографічному аспекті, а й як джерела, що дозволяють об'єктивно висвітлити внутрішні процеси розвитку дисциплін документально-інформаційного циклу і формування наукових знань про документ, книгу, бібліографічну інформацію, місце бібліографії у системі соціальних інформаційних комунікацій.

Стан наукової розробленості теми. Визначенням сутності, функцій, типології документа займалися представники таких наукових дисциплін як інформатика та документалістика: О. І. Михайлов, О. Й. Чорний, Р. С. Гіляревський, Г. Г. Воробйов, А. В. Соколов та ін. Особливу увагу приділяли дослідженню документальних джерел наукової інформації С. Г. Кулешов, М. С. Слободяник, словацька дослідниця М. Новакова, болгарська — З. Петкова, польська — М. Дембовська та ін.

Книга традиційно розглядалася як головний об'єкт книгознавства, тому значна кількість книгознавчих наукових праць присвячена визначенню книги, її функціям, типології книги. Серед них праці М. Ф. Яновського, Ю. О. Меженка, Й. Є. Баренбаума, А. І. Барсука, А.О. Бєловицької, О.А. Гречихина, Є. Л. Немировського, А. Я. Черняка, К. Мигоня, Є. Франчука та ін.

Представники бібліотекознавства теж приділяли увагу визначенню документа і книги як складових об'єкта відповідної галузі діяльності — бібліотечної справи. Найбільш вагомий внесок у розробку цих питань зробили Ю. М. Столяров і Н. М. Кушнаренко.

Проблема визначення об'єкта бібліографії розглядалася багатьма науковцями у дослідженнях, присвячених основам теорії бібліографії. Найбільш ґрунтовні дослідження з цього питання належать Д. Ю. Теплову, А. І. Барсуку, О.П. Коршунову, Г. Ф. Гордукаловій, Н. А. Сляднєвій, Е. К. Беспаловій, В. О. Фокеєву. Окремі публікації присвятили цьому питанню К. Р. Симон, В. М. Денис'єв, І. Л. Полотовська, Ю. А. Шрейдер. Інші дослідники розглядали питання визначення об'єкта бібліографії більш конкретно, стосовно до окремих видів бібліографії, причому як у теоретичному, так і в практичному плані, при організації бібліографічних робіт. Такими були виступи з цього питання видатного українського бібліографа Ю. О. Меженка, польського дослідника Р. Цибульського, болгарки К. Зотової, сучасних українських бібліографів В.Ю. Омельчука, В. В. Патоки, Р. С. Жданової та ін.

Значний інтерес для бібліографознавства становить визначення документа в історичному джерелознавстві, археографії, дипломатиці, архівному документознавстві. Значний внесок у дослідження поняття "документ" зробили представники архівознавства і архівного документознавства К. Г. Мітяєв, М. П. Ілюшенко, В. М. Автократов, Б. С. Ілізаров, А. М. Сокова, Е.І. Ханпира та ін. Різних аспектів цього питання торкалися у своїх працях класичні історики-джерелознавці, які вивчали теоретичні і практичні питання класифікації документів, їх структури, форми і змісту як, передусім, історичних джерел: С. М. Каштанов, С. О. Шмідт, І. Д. Ковальченко, Л. М. Пушкарьов та ін.

Деякі теоретичні питання рукописної книги у співвідношенні з поняттям документа в контексті історії книги та її описування вивчалися такими теоретиками і практиками кодикології як Д. М. Альшиц, О. М. Апанович, Л. І. Кисельова, І. М. Лебедєва, Л. А. Дубровіна, а також бібліографом Б. А. Семеновкером та ін. Комплексний підхід характеризує дослідження Л. А. Дубровіної, яка розглядала рукописну книгу як об'єкт кодикології та кодикографії у зіставленні з іншими спорідненими дисциплінами — джерелознавством, археографією, книгознавством та бібліографією. Дослідниця виокремлювала кодикографію та археографію від бібліографії, спираючись на джерелознавчу сутність рукописної книги, але визнавала, що рукописна книга може бути і об'єктом бібліографії.

Отже, поняття „документа” і „книги” знайшли доволі детальне висвітлення у багатьох працях з різних наукових дисциплін. Значна увага приділялася визначенню функцій як документа взагалі, так і книги зокрема. Інтерес дослідників викликали питання типології документа і книги, особливо деяких їх різновидів (наприклад, управлінських документів або друкованих видань). Результати цих досліджень враховано при розгляді відповідних питань у даній дисертації. Але у більшості існуючих публікацій поняття „документа” і „книги” розглядалися у межах однієї спеціальної дисципліни з метою вирішення конкретних завдань і не зіставлялися з існуючими трактуваннями і змістом даних понять, що склалися в інших науках. Більш того, вузькопрофесійна термінологія теж часто-густо знаходилася у внутрішньому змістовому протиріччі.

Сьогодні, коли в практику бібліографії введено узагальнююче поняття документа, проблема визначення документа і книги виявилася міждисциплінарною. Потреба у порівнянні і узагальненні наявних поглядів різних дисциплін щодо понять “документ” і “книга” з урахуванням їх гносеології, розвитку змісту і уточненню функцій, їх узгодження з методологічних позицій теорії соціальної інформаційної комунікації і застосування з метою визначення об'єкта бібліографії в сучасних умовах обумовила мету і завдання даного дослідження.

Наукова новизна одержаних результатів:

Автором дисертації вперше у вітчизняному бібліографознавстві дається характеристика історичного розвитку і теоретичне трактування однієї з найважливіших проблем понятійного апарату бібліографознавства: визначення понять „документ” і „книга” як складових системного об’єкта бібліографії з погляду теорії соціальних комунікацій. У дисертації обґрунтовано особливості соціально-комунікаційно-інформаційного підходу до документальних систем взагалі і бібліотечно-бібліографічних зокрема, що дозволяє змоделювати їх структуру, точніше визначити окремі підсистеми та елементи, функціональні відношення між ними. Наукова новизна отриманих результатів обумовлена тим, що вперше пропонується єдиний підхід до визначення „документа”, „книги” і місця бібліографії у зовнішньому середовищі.

На підставі вивчення історичного розвитку початкових уявлень і наукових знань про документ виявлено вісім значень поняття „документ”, що співіснують у сучасному науковому обігу. Доведено, що всі ці значення погоджуються з головним, найширшим значенням „документа”, виведеним з теорії соціальної інформаційної комунікації, і являють собою поступове звуження обсягу поняття „документ”.

Подано дефініцію „документа” з погляду теорії соціальної інформаційної комунікації: єдність соціальної інформації і речовинного (субстанціального) носія, яка використовується у соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передавання інформації. Така дефініція є новою, хоча окремі її елементи були присутні у дефініціях, поданих раніше іншими авторами.

Встановлено, що для діяльності комунікаційних посередників у системі соціальних інформаційних комунікацій найбільш придатним є значення Документа IV, котре можна охарактеризувати як записану інформацію, що використовується у процесі інформаційної (документаційної) діяльності. Це положення конкретизує уявлення про документ, які використовувалися раніше в бібліографознавстві і документознавстві.

Визначено та охарактеризовано функції і властивості документа у їх найзагальнішому вигляді. Перелік функцій та властивостей документа і характеристика окремих з них уточнені і доповнені у порівнянні з відомими раніше.

Вперше у вітчизняному книгознавстві охарактеризовано різні значення поняття “книга”, що використовуються у сучасній науці. Встановлено співвідношення між ними. Показана відсутність єдиної загальновизнаної дефініції “книги”.

Розроблена модель, яка характеризує місце книги в соціальному інформаційно-комунікаційному процесі, що дозволяє дати нове, функціональне визначення “книги”: документ опублікований, виданий або депонований, що надається у суспільне користування завдяки діяльності таких комунікаційних посередників у системі соціальної інформаційної комунікації як книговидавнича справа, система книгорозповсюдження та книговикористання. Окремі елементи цього визначення були відомі й раніше, але не поєднувалися в одній дефініції.

Визначено функції та властивості книги, спільні з документом узагалі і такі, що відрізняються. Раніше такого поділу функцій і властивостей книги не застосовували. Цей перелік, разом із поданим вище визначенням “книги”, дозволяє довести, чому книга входить до обсягу поняття “документ” і чим вона відрізняється від інших документів.

Охарактеризовані завдання типології книги, основні категорії книги (твір, література, твір друку, видання тощо), способи типологічного групування. Доведено авторську позицію щодо визначених положень, яка відрізняється від інших, що є дискусійними.

Запропонована оригінальна схема типологічної класифікації літератури за соціальним призначенням. Встановлено, що типологічна класифікація літератури за критерієм соціального призначення здійснюється за комплексним критерієм, у якому враховується відповідність певного типу літератури структурі суспільної свідомості, його конкретне цільове та читацьке призначення, спосіб відтворення дійсності, стилістичні особливості. Дан перелік основних типів літератури згідно з визначеним критерієм, який пояснює виділені раніше типи літератури і такі, що не виділялися.

Викладене нове розуміння місця „документа” і „книги” у складі системи соціальних інформаційних комунікацій дозволило показати єдність окремих її підсистем і відмінності між ними. Визначено місце бібліотечно-бібліографічної діяльності у системі книжкової справи і інформаційних комунікацій суспільства відповідно до викладених вище уявлень про документ і книгу. Розв'язання цієї проблеми має як теоретичне, так і практичне значення; показує єдність бібліографії з іншими напрямками суспільної діяльності у сфері соціальних інформаційних комунікацій і її специфіку, обумовлену специфікою об'єкта — документа-книги.

Здійснено цілісне теоретичне відтворення історії становлення та розвитку наукових поглядів на документ і книгу як складові об'єкта бібліографії, що дозволило по-новому обґрунтувати і доповнити документографічно-книгознавчу концепцію бібліографії, яка базується на нових уявленнях про документ і книгу як об’єкт бібліографії, та забезпечити формування соціально-комунікаційно-інформаційної неокнигознавчої концепції бібліографії.

Шляхом обґрунтування місця бібліографії у зовнішньому середовищі, аналізу співвідношення понять "бібліографічна інформація" та "бібліографічне знання", аналізу об'єкта окремих видів бібліографії та вирішення комплексу взаємопов'язаних питань доведено, що документографічно-книгознавча концепція бібліографії є внеском у розвиток не лише теорії бібліографії, а й таких споріднених дисциплін як книгознавство і бібліотекознавство.

Практичне значення одержаних результатів у контексті подальшого розвитку теорії бібліографії, книгознавства і документознавства полягає у виданні дисертантом низки навчальних посібників, термінологічного словника з бібліографознавства та соціальної інформатики, наукових статей і монографії, що впроваджені у наукову і навчальну діяльність, у бібліографічну практику. Результати дослідження використовуються у навчальному процесі спеціальностей "Книгознавство, бібліотекознавство і бібліографознавство", "Документознавство та інформаційна діяльність", "Бібліотекознавство і бібліографія" при розробці фундаментальних навчальних дисциплін "Документознавство", "Книгознавство", "Загальне бібліографознавство" та інших спеціальних дисциплін циклу бібліотекознавства і бібліографії, що викладаються, передусім, в університетах та інститутах культури. Отримані результати дослідження можуть застосовуватися у спеціальних курсах кафедр архівознавства та спеціальних історичних дисциплін, а також в роботі наукових бібліотек при визначенні об'єкта бібліографічного відображення у бібліографічних посібниках і в практиці бібліографування взагалі.

Особистий внесок здобувача полягає у теоретичному аналізі, порівнянні, інтерпретації і узагальненні наукових поглядів з досліджуваної проблеми, що дозволило доповнити, аргументувати і утвердити документографічно-книгознавчу концепцію бібліографії.

Апробація результатів дисертації. Результати дослідження оприлюднено на міжнародних, всеукраїнських, міжрегіональних, регіональних, міжвузівських і вузівських конференціях у період 1974—2001 рр., у тому числі міжнародних: "Духовне відродження культури України: традиції, сучасність" (Рівне, 1994), "Книга в соціокультурному просторі: (Досвід книговидання ХІХ-ХХ ст. і сучасні проблеми)" (Львів, 1995), "Теоретичні та організаційні проблеми формування репертуару української книги та періодики" (Львів, 1995), "Стратегія комплектування фондів наукової бібліотеки" (Київ, 1996), "Схід — Захід: діалог культур" (Улан-Уде, 1996), Восьмій науковій конференції з проблем книгознавства "Книга та книжкова справа на рубежі тисячоліть" (Москва, 1996), "Інформаційна діяльність бібліотеки" (Київ, 1998), "Соціальні комунікації: розвиток в інформаційному просторі" (Харків, 1998), "Бібліотечно-інформаційні ресурси: формування і розвиток" (Київ, 1999), "Інформаційна та культурологічна освіта на зламі тисячоліть" (Харків, 1999), "Бібліотеки — центри науково-інформаційних ресурсів ХХІ століття" (Київ, 2000), Дев'ятій науковій конференції з проблем книгознавства (Москва, 2000), Шостій міжнародній науковій конференції "Бібліотечна справа-2001" (Москва, 2001); всесоюзних: Другій, Третій, Четвертій, П'ятій, Шостій, Сьомій наукових конференціях з проблем книгознавства (Москва, 1974, 1977, 1980, 1984, 1988, 1992); республіканських та всеукраїнських: "Актуальні проблеми культурного будівництва" (Миколаїв, 1985), "Культура України: історія і сучасність" (Харків, 1992, 1996), "Бібліотеки у розвитку історичної науки в Україні" (Київ, 1994), "Національна бібліографія України: стан і тенденції розвитку" (Київ, 1994); міжрегіональних та регіональних: "Смирдинські читання" (Санкт-Петербург, 1988, 1990, 1992), "Пріоритетні напрямки розвитку бібліотечної справи в Україні" (Рівне, 1993), "Проблеми викладання фольклору, етнології у вузах, ліцеях, школах України" (Рівне, 1993), "Бібліотечні кадри: Шляхи вдосконалення професійної та соціально-психологічної компетенції" (Улан-Уде, 1998), "Шляхи та перспективи розвитку бібліотечно-інформаційної освіти в Росії" (Москва, 1998) та ін.; щорічних звітних конференціях Рівненського державного інституту культури та Рівненського державного гуманітарного університету.

Основні результати дисертації використовуються при викладанні курсів "Загальне бібліографознавство" і "Документознавство" в Рівненському державному гуманітарному університеті (до 1999 р. — Рівненському державному інституті культури).

Публікації. Основні результати і висновки дисертаційного дослідження відображено в 66 публікаціях, у тому числі в 1 монографії, 4 навчальних посібниках, 1 довідковому виданні, 32 статтях (у тому числі 25 — у фахових виданнях, визначених ВАК України), 18 тезах доповідей на конференціях та ін.

Структура дисертації обумовлена метою та задачами дослідження. Дисертація складається зі вступу, п'ятьох розділів, висновків (загальний обсяг основного тексту — 405 с., у тому числі 22 рисунки і 6 таблиць, що займають 32 с.), списку використаних джерел (890 найменувань). Послідовність розділів обумовлена логікою розкриття теми. Повний обсяг дисертації — 490 сторінок.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ

У вступі обґрунтовано вибір теми дослідження, її актуальність, зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами; мету, завдання, об'єкт, предмет, методи, джерелознавчу базу дослідження і стан наукової розробленості теми; охарактеризовано наукову новизну одержаних результатів і практичне значення дослідження, особистий внесок здобувача у розробку проблеми, апробацію дослідження, публікації.

У першому розділі — "Формування різних значень поняття "документ" — проаналізовано розвиток поглядів на поняття "документ", починаючи з найдавніших часів (2000 р. до н.е.) і до сучасності. Показано, що найбільш прислужилися до розкриття історичних витоків поняття "документ" польський дослідник А. Сускі, німецький — Х. Арнтц, російські — М. Комаров, Г.Воробйов. Певні етапи побутування поняття "документ" у суспільстві відбивалися в підсумкових працях — енциклопедіях, словниках, які свідчать про те, що початкове широке розуміння документа як будь-якого свідчення або повчального приклада поступово — до кінця ХІХ ст. — звужувалося до доказу (свідчення) писемного, що підтверджує певний факт і є офіційно юридично затвердженим.

Наприкінці ХІХ — на початку ХХ століття виник окремий напрям практичної діяльності і наукових досліджень, пов'язаний із діяльністю відомого бельгійського вченого Поля Отле, — документація. Свою назву цей напрям отримав від нового широкого розуміння поняття "документ". Найбільш повним і систематизованим викладом поглядів П. Отле став його "Трактат про документацію" (1934). П. Отле називав документом будь-який носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне, без обмежень з боку матеріальної сутності предмета, за допомогою якого передавалася інформація, і з погляду знакової системи, що застосовувалася. При цьому обсяг поняття "документ" дорівнювався поняттю "книга". Одним з перших П. Отле висловив думку про те, що документ і книга відносяться до класу "засобів інформації і комунікації", хоча ця теза залишилася не розкритою. Отже, П. Отле повернув терміну "документ" його первісне найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання). У документологічних ідеях П. Отле поряд з ототожненням документа і книги були викладені різні уявлення щодо обсягу відповідних понять, які вплинули далі на послідовників П. Отле, були по-різному інтерпретовані.