3.4.4.8. Этап 3. Завершение проекта

Назначение третьего завершающего этапа состоит в том, чтобы подготовить результаты про­екта к повторному использованию. Таким образом, завершающий этап выполняется в инте­ресах программирующей организации, а не заказчика. Признаком перехода на завершающий этап является подписание акта сдачи-приемки работы. На рис. 28 приведена диаграмма, ил­люстрирующая порядок завершения проекта.

Акт сдачи-приемки работы

Акт сдачи-приемки работы (этапов работы) является одновременно техническим и финан­совым актом, содержащим сведения о том, что работа выполнена в соответствии с догово­ром и ТЗ. Акт оформляется (согласуется) в том же порядке, в котором оформляется дого­вор. Типовой бланк акта сдачи-приемки имеется в договорной группе (см. документ Об­разцы договорных документов).

Отзыв заказчика

Отзыв заказчика - это обобщенное название документально зафиксированного факта удовлетворенности заказчика результатами проекта. Отзыв может иметь различные фор­мы, например:

• формальный отзыв в виде письма на бланке заказчика;

• письменное разрешение заказчика на публикацию результатов проекта в открытой печати; письменное разрешение заказчика на использования названия фирмы заказчика и других данных в маркетинговых материалах .

Целесообразность получения и предпочтительная форма отзыва заказчика определяются с помощью отдела маркетинга.

3.4.4.9. Архивирование результатов работы

Исходные, промежуточные и отчетные документы проекта существуют в виде файлов, а также в виде твердых копий; копии либо передаются заказчику, либо являются рабочимидокументами для организации технических семинаров проектной группы. Для архивиро­вания результатов работы:

• Технические материалы проекта помещаются в папку коллективного доступа, которую определяет администратор сети. Доступ к этой папке ограничен (для технических специа­листов). По мере накопления материалов проектов, по усмотрению администратора сети, материалы проектов целиком переносятся на компакт-диски для постоянного хранения. Оригиналы финансовых и договорных материалов в виде твердых копий хранятся в фи­нансовом отделе. Кроме того, договорные материалы архивируются в специальной папке, которую ведет договорная группа. Доступ к этим папкам ограничен (для технических спе­циалистов).

• Исходная (кроме договорной), промежуточная и отчетная документация хранятся у руко­водителя подразделения разработки в виде твердых копий в отдельных папках с назва­ниями (шифрами) проектов.

3.4.4.10. Подведение итогов проекта

После архивации результатов проекта Руководитель проекта составляет отчет о результа­тах проекта, в котором содержится следующая информация:

• общие сведения о выполненном проекте: название, шифр, календарные сроки выполне­ния, краткие сведения о заказчике, состав бригады проекта, краткие сведения о назначе­нии проекта, тип проекта, перечень использованных технологий и инструментов; точные ссылки на все архивированные результаты проекта;

• выводы Руководителя проекта об успешности или не успешности проекта и другие заме­чания, которые он посчитает нужным включить в отчет.

Отчет о результатах проекта - это короткий документ (около одной страницы), который хранится в оперативной общедоступной базе данных отчетов о проектах. Посредством этого документа осуществляется доступ к материалам проекта для их повторного исполь­зования.

Кроме отчета, Руководитель проекта составляет три приложения к отчету: Анализ экономической эффективности проекта. Анализ производится путем сравнения плановых показателей экономической эффективности в ТЭО и фактических показателей, измеренных в ходе проекта.

Предложения по премированию бригады проекта. Предложения по премированию по результатам успешного проекта подготавливаются Руководителем проекта в соответствии с нормативными документами организации.

Выводы и предложения по итогам проекта. Руководитель проекта сравнивает фактиче­ские средние показатели производительности в проекте с такими же показателями для аналогичных предыдущих проектов с целью выявления тенденции их изменения. По ре­зультатам анализа делаются выводы и формулируются предложения, например, о внесе­нии изменений и дополнений в порядок прохождения проекта, об использовании техноло­гий и инструментальных средств, о повышении квалификации персонала и т.д. На производственном совещании, посвященном подведению итогов проекта, рассматри­ваются подготовленные Руководителем проекта отчетные документы и принимаются со­ответствующие административные и организационные решения. Проект завершается из­данием приказа (рис. 28).

Замечание. По результатам законченного проекта целесообразно проводить неформальный информаци­онный семинар, с презентацией Руководителем проекта основных результатов, а также вы­водов и предложений. Аудиторией семинара может быть группа разработчиков, подразделе­ние разработки или вся организация.