3.4.4.4. Подготовка исходных документов

К исходным документам относятся:

• Технические (коммерческие) предложения;

• Техническое задание;

• договорные документы;

• другие типы документов, которые создаются или собираются на первом этапе под­готовки к проекту, например, письма потенциальных заказчиков, запросы на уча­стие в конкурсе (тендере), внутренние приказы и распоряжения руководства.

На рис. 23 показана общая процедура подготовки исходных материалов. Предполагается, что заказчик участвует в процедуре согласования и не прекращает подготовку к проекту на данном этапе. Детали подготовки конкретных документов описаны в последующих разделах.

Технические (Коммерческие) предложения

В случае если руководитель проекта более детально представляет предмет разработки, чем представитель заказчика, он инициирует создание Технических (Коммерческих) предложений, которые служат основой для разработки последующих технических доку­ментов, в частности, Технического задания.

Замечание по конструированию. Технические (Коммерческие) предложения должны содержать по крайней мере следую­щие основные части: описание целей проекта, укрупненное содержание работы, (в Ком­мерческих предложениях - экономический эффект от внедрения), краткие сведения о предприятии-исполнителе.

Замечание по конструированию. Технические (Коммерческие) предложения не являются обязательным документом. Состав­ление этого документа целесообразно в следующих случаях: заказчик - это очень крупная организация; заказчик - совершенно новый для организации разработчика; есть информация о том, что заказчик рассматривает предложения конкурентов; заказчик технически не готов к составлению ТЗ. Очень полезно иметь заранее заготовленные образцы Технических пред­ложений для типовых проектов.

Техническое задание

Как правило, Техническое задание (ТЗ) создается руководителем проекта совместно с представителем заказчика. В проекте, регулируемом договорными документами, ТЗ явля­ется обязательным документом, поскольку является приложением к договору. ТЗ является исходным техническим документом, определяющим назначение, конкретные цели и задачи разработки, технические требования, конечные результаты, и сроки выпол­нения работ на всех этапах проекта.

ТЗ является основанием для расчета трудоемкости работ и стоимости проекта. Коррекция ТЗ производится путем оформления Дополнения, которое после согласования становится неотъемлемой частью ТЗ.

Замечание по конструированию. Согласованное ТЗ обычно включает в себя перечень этапов и является основой для подго­товки договорных материалов.

Договорные материалы

В различных заказывающих предприятиях существуют сложившиеся традиции оформле­ния договорных материалов. При оформлении и определении состава договорных доку­ментов рекомендуется придерживаться явно выраженных пожеланий заказчика. Таким образом, состав и оформление договорных материалов могут варьироваться в различных проектах.

Стандартный набор договорных материалов содержит следующие документы:

• договор;

• техническое задание;

• календарный план со стоимостью каждого этапа и работы в целом;

• протокол согласования договорной цены;

• структура цены.

Договор, Техническое задание, Календарный план, а также Протокол согласования дого­ворной цены являются обязательными договорными документами, прочие документы со­ставляются при необходимости. Порядок составления Технического задания, как наиболее специфического для проекта договорного документа, описан в предыдущем разделе. Алгоритм процесса согласования договорных материалов (см. рис. 23):

1. проект договорных материалов (включая ТЗ) в одном экземпляре (или в электрон­ном виде) передается заказчику на предварительное согласование;

2. заказчик возвращает проект с замечаниями технического подразделения, планового и юридического отделов;

3. производится коррекция и оформление договорных материалов;

4. заказчику передаются оригиналы договорных материалов в двух экземплярах в ви­де твердых копий на окончательное согласование; если согласование не получено, то переход на шаг 3.