3.4.4.1. Этап 1. Подготовка к проекту

На первом этапе подготовки к проекту решаются три основные задачи:

• сбор и анализ предварительной информации;

• формирование бригады проекта;

• подготовка исходных документов.

Сбор информации, формирование бригады и подготовка исходных документов выполня­ются параллельно, как показано на рис. 21.

3.4.4.2. Сбор и анализ предварительной информации

На первом этапе собирается (актуализируется) различная информация, имеющая отноше­ние к проекту: архивные материалы по законченным аналогичным проектам; научно-технические статьи, мнения экспертов и пр. Для легких и сверх легких проектов собран­ная информация оформляется в виде аннотированного списка найденных источников ин­формации.

Для крупных проектов первый этап называется «Обследованием» и, как прави­ло, оформляется в виде самостоятельного проекта или отдельного этапа проекта в соот­ветствии с общей процедурой. При проведении обследования применяются различные специальные приемы, такие как анкетирование, протоколирование действий пользовате­лей, технические совещания с представителями заказчика.

Замечание по конструированию. Сбор информации на этапе подготовки к проекту носит предварительный характер. В зави­симости от типа проекта на фазе анализа второго этапа работы над проектом может быть предусмотрен сбор и анализ более детальной информации о заказчике и предметной облас­ти, необходимой для составления концепции («одностраничного» описания) проекта.

Главной задачей сбора информации на этапе подготовки к проекту является получение оценки экономической целесообразности проекта.

3.4.4.3. Формирование бригады проекта

Формирование бригады проекта осуществляется по следующему алгоритму:

1. предварительный анализ;

2. назначение руководителя проекта;

3. подготовка проекта исходных документов;

4. утверждение бригады и запуск проекта.

На рис. 22 риведена процедура формирования бригады проекта и подготовки исходных документов.

Замечание по конструированию. На рис. 22описана логическая взаимосвязь различных действий по формированию бригады проекта и подготовке проектов исходных документов. Эти действия не обязательно выпол­няются последовательно во времени; как правило, эти действия выполняются параллельно (одновременно). Процедуру на рис. 22можно было бы определить, как показано на рис. 21

Шаг 1. Предварительный анализ

Руководитель подразделения разработки проектов самостоятельно или посредством кон­сультаций производит первичный анализ задачи:

• на соответствие ресурсам;

• на квалификацию исполнителей;

• на экономическую целесообразность;

• на предмет развития структуры подразделения и предприятия в целом.

Замечание по конструированию. В описании процедур используются названия подразделений и должностей. Таким образом, считается, что в организации определены организационная структура и штатное расписание.

Итогом первого шага является оценка экономической целесообразности проекта или тех­нико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта и кандидатура руководителя проекта.

Замечание по конструированию. Технико-экономическое обоснование является более широким документом, чем оценка эко­номической целесообразности. Как правило, ТЭО предусматривает рассмотрение несколь­ких вариантов решения и обоснование выбора варианта с точки зрения заказчика. Оценка же экономической целесообразности содержит просто предварительный расчет рентабельности проекта с точки зрения организации-разработчика.

Шаг 2. Назначение руководителя проекта

Руководитель подразделения разработки проектов на производственном совещании выно­сит на обсуждение ТЭО проекта (или оценку экономической целесообразности) и канди­датуру руководителя проекта.

Состав производственного совещания: руководитель предприятия, руководитель подраз­деления разработки проектов и другие специалисты по усмотрению руководителя пред­приятия.

Итогом второго шага является решение руководителя предприятия о целесообразности продолжения подготовки к проекту и утверждение кандидатуры руководителя проекта.

Замечание по конструированию. В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения подготовки к проекту сразу выполняется последний шаг общей процедуры (архивирование результатов проекта) и на этом выполнение проекта заканчивается.

Замечание по конструированию. Рекомендуется принимать решение о назначение руководителя проекта как можно раньше, чтобы сразу вовлечь его в подготовку исходных документов, в особенности договорных ма­териалов.

Шаг 3. Подготовка проекта исходных документов

Руководитель подразделения разработки проектов знакомит утвержденного руководителя проекта с принятым решением и со всей собранной информацией о проекте. Предлагает детализировать задачу (путем контактов с техническими специалистами заказчика, анали­за документов заказчика и т. д.), а также подготовить предложения по составу бригады проекта, распределение ролей в бригаде и оценить необходимые ресурсы на каждом из предполагаемых этапов проекта.

Итогом третьего шага является проект (предварительный вариант для обсуждения) исход­ных документов, в состав которых могут входить: техническое задание, технические (коммерческие) предложения или «одностраничное» описание проекта; предложения по формированию бригады проекта; предварительная оценка требуемых ресурсов, и, в случае необходимости, предложения по привлечению ресурсов извне.

Замечание по конструированию. Состав и форма предварительных вариантов исходных документов не фиксированы в опи­сании процедуры. Эти документы используются только для предварительного обсуждения на совещании шага 4 и подлежат дальнейшей доработке.

Шаг 4. Утверждение бригады и запуск проекта

Руководитель проекта на производственно-техническом совещании выносит на обсужде­ние свои предложения.

В состав производственно-технического совещания кроме перечисленных выше руково­дителя предприятия и руководителя подразделения разработки проектов включаются: ру­ководитель проекта, руководители групп (все или только имеющие административное от­ношение к составу бригады) и ведущие специалисты по усмотрению руководителя пред­приятия.

Замечание по конструированию. Сверх легкие проекты может выполнять один человек, который последовательно (или па­раллельно) играет все роли. Для проектов других типов рекомендуется назначение бригады из нескольких человек, возможно занятых только частично. Процедура динамического на­значения команды из состава бригады для выполнения конкретных фаз проекта описана в теме 4 «Модели команды разработчиков».

Итогом четвертого шага является распоряжение (приказ) руководителя организации о проведении проекта, составе бригады, распределении ролей в бригаде и выделяемым ре­сурсам. Проект приказа готовит руководитель проекта.

Замечание по конструированию. Появление приказа означает, что этап подготовки к проекту завершен и начался этап работы над проектом. Определяющим является принятие решения о проведении проекта и утвер­ждение состава бригады. Наличие полного комплекта исходных документов не является обязательным для начала работы над проектом. В этом случае доработка исходных доку­ментов выполняется на втором этапе. Например, для сверх легких проектов техническое за­дание и договорные материалы (см. следующий раздел) готовятся и утверждаются до начала второго этапа работы над проектом, а для тяжелых проектов, наоборот, ТЗ утверждается во время работы над проектом на фазе анализа, а Дополнения к ТЗ составляются и утвержда­ются на фазе повторного анализа. Решение о составе исходных документов принимает руко­водитель проекта в зависимости от типа проекта.