4.2. Алгоритм розв’язання задачі автоматизації обліку, аналізу та аудиту витрат і доходів діяльності підприємства
Для організації аналітичного обліку за бухгалтерськими рахунками в системі “1С:Предприятие" використовуються види субконто, за допомогою яких реалізується можливість отримання деталізованої характеристики даних синтетичних рахунків. Види субконто в даній конфігурації мають тип “Справочник”, “Документ”, “Дата”.
“Справочник” призначений для ведення аналітичного обліку на рахунку за об'єктами обліку підприємства. Що стосується витрат, то для витратних та доходних операцій Товариство використовує такі довідники, як :
“ТМЦ". Даний довідник призначений для збереження списку ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів та ін.), наданих та отриманих послуг. Він використовується як для заповнення документів, так і для ведення аналітичного обліку за рахунками 2 класу (крім рахунків 21 “Тварини на вирощуванні та відгодівлі", 23 “Виробництво”), а також на позабалансовому рахунку 02 “Активи на відповідальному зберіганні" та ТМЦ “МШП в експлуатації”. На закладці “Дополнительно” в реквізиті “Услуга” вказують рахунок витрат (за замовчуванням це рахунок 94.)
“Состав продукции”. Даний довідник підпорядковано довіднику “ТМЦ”, оскільки, по-перше, даний довідник можна відкрити за допомогою кнопки “Состав" при редагуванні ТМЦ виду “Продукция” та, по-друге, реквізит “Затрата” може приймати значення як з довідника „ТМЦ", так і з довідника “Види затрат”. Цей список затрат використовується для первинного заповнення документа „Калькуляция".
“Контрагенти”, оскільки даний довідник використовується як при складанні первинних документів, так і при веденні аналітичного обліку на рахунку ВР “Валовые расходы”.
“Валовые доходы / расходы”. Даний довідник використовується для ведення аналітичного обліку на забалансових рахунках ВР “Валовые расходы”, “Валовые доходи”. Цей довідник організовано згідно структурі Декларації про прибуток. В дужках після найменування елементу вказано розділ (стаття) декларації. Якщо в кожній проводці по рахунку ВР, в кожному документі правильно вказано статтю з цього довідника, то декларація про прибуток сформується автоматично.
“Види затрат” містить список видів витрат. Цей довідник використовується як при редагуванні документів, так і для ведення аналітичного обліку за рахунками класу 9, а також рахунку 23 “Виробництво”, 39 “Витрати майбутніх періодів” та 44.3 “Прибуток”, який використовується в звітному періоді.
Типова конфігурація включає широкий набір документів. Частина документів призначена тільки для введення, зберігання та друку первинних документів, наприклад, “Платіжне доручення”, “Рахунок”. Інша частина, крім введення даних первинного документу виконує автоматичне формування проводок. Це такі документи як: “Видаткова накладна”, “Видатковий касовий ордер”, “Введення в експлуатацію”.
Для ведення витратних операцій ЗАТ “СБМУ №15” у своїй діяльності використовує такі документи: договір, акт виконаних робіт, видаткова накладна, банківська виписка, видатковий касовий ордер, калькуляція, нарахування зносу та ін.
Розглянемо на прикладі введення деяких документів пов'язаних з обліком штатних операцій на досліджуваному Товаристві.
Нарахування амортизації. Для нарахування амортизації в бухгалтерському та податковому обліку використовується документ “Нарахування зносу”, рис.4.4, який відкривається через меню Документи Необоротные активи та МБП Начисление износа (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Меню програми “Документы" 1С: Предприятие 8.0”
Даний документ є регламентованим, оскільки його необхідно вводити щомісяця з ознакою “Рассчитать амортизацию в бухгалтерском учете”. Натисканням кнопки ОК документ проводиться та зберігається.
Рис. 4.4. Нарахування амортизації в бухгалтерському обліку
Для відображення амортизації в податковому обліку в програмі потрібно ввести документ “Начисление износа” один раз в квартал з встановленим прапорцем “Рассчитать амортизацию в налоговом учете”.
Відображення послуг сторонніх організацій. За допомогою документа “Услуги сторонних организаций” можна розподілити витрати за різними видами затрат. Наприклад, 30.11.06 ЗАТ “СБМУ №15” отримало рахунок за послуги зв'язку від ВАТ „Укртелеком" на суму 100,64 грн., в т.ч. ПДВ 10,77 грн. Для введення документа необхідно зробити таку послідовність дій:
відкрити новий документ, “Услуги сторонних организаций” через меню Документи - Приход Услуги сторонних организаций. Спочатку заповнюється шапка закладки “Основные”, а потім закладка “Дополни-тельные”;
другим кроком є заповнення табличної частини. В графі “Услуга" необхідно вибрати потрібний елемент довідника “Номенклатура". Оскільки кожному елементу відповідає свій рахунок і вид витрат, в довіднику повинно бути два записи “Услуги связи" - для адміністративних витрат та загальновиробничих. Ввести нові записи можливо, не покидаючи форму вибору довідника, натисканням клавіші “INS” або відповідної кнопки на панелі інструментів. Після того як таблична частина заповнена необхідно натиснути кнопку “ОК”. З'явиться вікно з запитом “Провести документ ?”. Натисканням на кнопку “Да” автоматично даний документ зберігається і проводиться.
Оскільки ЗАТ “СБМУ №15” у своїй діяльності облік витрат та доходів діяльності веде за допомогою використання 7, 8 та 9 класу рахунків, то послідовність дій по обліку витрат в конфігурації 1С: Предприятие є наступною:
ведення обліку витрат на рахунках класу 8, 9;
введення в кінці місяця регламентованого документу “Финансовые результаты” з ознакою “Закрытие административных затрат";
введення в кінці місяця регламентованого документу “Финансовые результаты” з ознакою “Закрытие затрат на сбыт”;
введення регламентованого документу “Финансовые результаты” для реалізації етапу “Закрытие общепроизводственных затрат";
формування заключних калькуляцій;
введення документа “Финансовые результати” з ознакою „визначення фінансового результату".
Калькулювання. Документ “Калькуляция" призначений для відображення господарських операцій, пов'язаних зі списанням матеріалів у виробництво, оприбуткуванням продукції, розрахунком її собівартості і відпускної ціни. Даний документ може працювати в режимі “предварительная” і “окончательная”. Будь-яка „калькуляція", введена в режимі “ввод нового” є початковою, а будь-яка введена “калькуляція” в режимі “ввод на оснований” є заключною.
3.1. Створення початкових калькуляцій. Для створення даного документа передбачена така послідовність дій:
Відкриття документу через меню Документи Производство Калькуляция.
Шапка документу складається з двох закладок: “Основные” та “Налоги и рентабельность” (рис.4.5).
Рис. 4.5. Створення початкових калькуляцій
На закладці “Основные”, в групі “Материалы и продукция”, вказується продукція, її кількість, склад матеріалів, що списуються, та готової продукції. На закладці “Налоги и рентабельность” можна задати складові для розрахунку продажної вартості виробу: рентабельність, ПДВ та ін.
В табличній частині вказується перелік витрат, які включаються в розрахунок собівартості партії продукції. В ролі витрат можуть бути матеріали з довідника “Номенклатура” та види витрат з довідника “Виды затрат”.
Кнопка “Заполнить” дозволяє заповнити табличну частину у відповідності з кількістю і складом продукції для виробу, що виготовляється. За допомогою кнопки “Подбор” можливо підібрати додатково необхідні ТМЦ з довідника “Номенклатура”, використовуючи механізм підбору.
Матеріали списуються на рахунки і види затрат, які вказані для кожного з них в формі редагування елементу довідника “Номенклатура” (група “Затрат” на закладці “Дополнительно”).
3.2 Створення заключних калькуляцій.
Для відкриття даного документу зручно користуватися меню: Сервис Помощник „Создание окончательньїх калькуляций” (рис.4.6).
Рис. 4.6. Створення заключних калькуляцій
Обробка виконується наприкінці кожного місяця, коли проведені документи “Фінансові результати” в режимах “Закрытие административных затрат" (рахунок 92), “Закрытие затрат на сбыт” (рахунок 93) та “Закрытие общепроизводственных затрат (рахунок 93)”.
У процесі роботи помічник пропонує вказати фірму, місяць і вид діяльності, за яким створюються калькуляції. Перед формуванням документів пропонується сформувати “Оборотно-сальдовую ведомость по счету 23”, щоб перевірити витрати за видами і впевнитися в тому, що внесені всі документи по незавершеному виробництву.
Останнім кроком є формування документу “Калькуляция" в режимі “окончательная" і пропонує їх провести.
Як було зазначено вище, наприкінці кожного місяця рахунки витрат повинні закриватися для визначення фінансового результату.
При встановленні режиму “Закрытие элементов затрат” здійснюється списання сальдо рахунків класу 8 за елементами витрат на рахунки, які вказані для кожного елементу (виду затрат) в формі елемента довідник “Виды затрат" (тобто Д-т 9 клас К-т 8 клас). Після списання (розподілу) сальдо рахунків 8 класу
Для цього здійснюється списання сальдо рахунків 9 класу на фінансовий результат (тобто Д-т 79 К-т 9 клас). Всі ці списання здійснюються за допомогою документа “Закрытие затрат”.
В конфігурації 1С:Предприятие є можливість не тільки постійно контролювати, але й аналізувати свою роботу.
Так, наприклад, для аналізу витрат та витратних операцій головний бухгалтер ЗАТ “СБМУ №15” використовує документи, які знаходяться в меню “Отчеты”.
Звіти поділяються на дві групи:
Стандартні звіти. Взагалі, вони видають бухгалтерські підсумки в різних розрізах для будь-яких рахунків, що вказуються, видів субконто, валют. До них відносяться такі звіти, як “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматка”, “Анализ счета”, “Карточка счета”. Такі звіти використовуються дуже широко безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку для аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів аналітики, різних періодів і детальних проводок.
Регламентовані звіти. Ці звіти призначені для їх передачі різним контролюючим органам. До таких звітів відносяться такі як “Баланс”, “Звіт про фінансові результати”, “Декларація про прибуток” та ін.
Вдосконалення обліку витрат та доходів діяльності, при автоматизованій системі обліку, яку використовує у своїй діяльності Товариство являє собою механізм накопичення інформації про витрати та доходи діяльності звітного періоду за допомогою формування бухгалтерських проводок із одночасним відображенням цих витрат по їх видам (елементам) згідно класифікації. Також автоматизована система обліку витрат надає бухгалтеру можливість групування відповідних витрат за видами діяльності (ЗАТ “СБМУ №15” здійснює звичайну діяльність) для подальшого більш детального аналізу своєї господарської діяльності.