Розділ 4 Вдосконалення системи автоматизації обліку, аналізу та аудиту витрат і доходів діяльності досліджуваного підприємства із використанням комп'ютерної техніки

4.1.Загальна характеристика систем автоматизації бухгалтерського обліку, аналізу та аудиту обліку витрат та доходів на підприємстві

Організація управління й обліку на підприємстві сьогодні неможливі без застосування інформаційних технологій. Працівники практично всіх сфер господарського життя на виробництві, у торгівлі, у сфері обслуговування використовують у своїй діяльності комп'ютери. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп'ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію й вдосконалення обліку.

Об'єктом інформаційного забезпечення управління є організаційно-еконо-мічна, облікова та технологічна інформація, яка відображає процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ та послуг, та виникає в процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для управління цією діяльністю при здійсненні всіх функцій управління. Вона виражає стан виробничо-господарської і фінансової діяльності підприємства в числовому вигляді через систему натуральних в вартісних показників.

Облікова інформація, як частина економічної інформації має ряд особливостей, які зображені на рис. 4.1.

На формування облікової інформації впливає методологія бухгалтерського обліку. Структуру інформаційної системи бухгалтерського обліку визначають такі методологічні принципи, як рахунки та подвійний запис, баланс та інші. Ними позначається організація інформаційних процедур, зокрема обчислювальна обробка та використання облікової інформації. Особливості облікової інформації відображаються і в інформаційних задачах бухгалтерського обліку, сутність рішення яких полягає у визначенні зведено-підсумкових величин із в

Особливості облікової інформації

Безперервність

Зумовлена, з одного боку, великим числом взаємопов'язаних і взаємодіючих елементів внутрішнього характеру, а з іншого - місцем підприємства в загальній системі економіки, складовою частиною якою воно є.

становленими групувальними ознаками.

Циклічність

Облікова інформація зазнає однакової обробки за одні і ті ж часові періоди, але її зміст і числове наповнення змінюються

Масовість

Наявність однорідних масових арифметичних операцій при обробці

Суттєвість

Не потрібно втрачати час на облік незначних факторів

Середня кількість арифметичних, логічних та інших дій. що доводяться на одну форму показника, і чим вони складніші, тим більше часу потрібно на автоматизацію даної задачі або комплексу задач

Складність розрахунків

Рис. 4.1 Особливості облікової інформації

Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництва підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства.

Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. При комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку.

Правильно організований облік витрат в розрізі статей калькуляції, за місцями їх виникнення, за видами продукції дає керівництву достатній обсяг інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Комп'ютеризація обліку витрат охоплює широке коло трудомістких операцій. До них відносять: групування виробничих витрат за напрямами витрачання, визначення нормативної (планової) та фактичної собівартості продукції, напівфабрикатів і незавершеного виробництва, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, відображення на рахунках синтетичного обліку кореспонденції рахунків. В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції. В комп'ютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку можлива побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності. Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію про: витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу по конкретному розділу; витрати за видами і групами продукції; витрати по підрозділах; витрати за видами витрат або за групами витрат (використовуючи різні рівні аналітичного обліку).

Стандартні підходи до обробки даних дають можливість взаємо замінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.

Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:

1. складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків, тощо;

2. в будь-який момент часу коригувати введені операції:

• змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

• доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;

• цілком та безслідно знищувати будь-які операції;

3. будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень. До того ж, правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

Комп'ютерні системи сьогодні дозволяють:

1. обробляти і зберігати велику кількість однакових в структурному плані одиниць інформації (наприклад, адреси із зазначенням імені, міста, вулиці, телефону, поштового індексу тощо);

2. здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних (пошук адреси, назв фірм чи телефонів будь-яких конкретних осіб тощо);

3. виконувати складні математичні розрахунки (складати графіки повернення кредиту на кілька років вперед тощо);

4. одержувати паперову копію будь-якого документу (первинних документів, форм звітності тощо) за декілька секунд;

5. багато разів відтворювати будь-які дії (наприклад, роздруковувати примірники певного документу тощо).

На даному підприємстві (ЗАТ “СБМУ №15), на мою думку, можуть використовуватися наступні технології обробки інформації:

1. Програми, розроблені власними силами або з залученням сторонніх фірм, які не мають легалізованих повноважень здійснювати розробку бухгалтерських програм:

• прості КІС (комп’ютерні інформаційні системи). Як правило, дані системи обробки і збереження інформації виконані в електронних таблицях - Excel і СУБД - Access. Дані програми є досить простими й у більшості випадків виконані на досить низькому професійному рівні, що, у свою чергу, належним чином не дозволяє провести їхнє тестування. Облік з використанням даних програм ведеться автоматизовано ручним способом, де основна частина інформації зберігається на паперових носіях. Формування бухгалтерських проводок, зв'язаних з урахуванням витрат і калькулюванням собівартості туристського продукту, здійснюється ручним способом, що не дає можливості провести певну систематизацію витрат і з'ясувати правильність їхнього включення в собівартість. Формування проводок здійснюється ручним способом загальною сумою (як правило без аналітики). При використанні таких систем рівень аудиторського ризику вважається досить високим;

• КІС, розроблені сторонніми організаціями, не мають у своєму штаті фахівців з обліку. Дані програмні продукти, як правило, мають досить великий коефіцієнт огріхів і вихідні інформаційні файли, як правило, можуть бути оброблені і розкриті тільки внутрішньою обробкою, інтегрованою в КІС. Використання даних програм дозволяє проводити певну систематизацію витрат, переглядати й аналізувати дані про фактично понесені витрати, складати попередні калькуляції і т.д. Основним недоліком даних КІС є неможливість вивантаження даних, а це переводить аудит від автоматизованої форми до ручної форми. Дані програми мають досить високий аудиторський ризик.

2. Універсальні комп'ютерні системи, розроблені спеціалізованими фірмами.

До даних систем належать програми однокористувальницького типу (локальні). Облік витрат ведеться в розрізі синтетичних рахунків другого, третього і вище порядку, а аналітичний облік не ведеться. Дані програми здатні формувати облікову інформацію як на паперових носіях, так у файлах, що можуть бути піддані обробці аудиторською програмою. Формування проводок здійснюється автоматично, що дозволяє формувати зведений реєстр по кожній калькуляційній одиниці в розрізі статей витрат. При тестуванні даних програм рівень аудиторського ризику досить низький, а рівень виправлення і знаходження помилок досить високий. Це робить дані бухгалтерські програми найбільш прийнятними для проведення тестування, обробки і збору аудиторських доказів. Дані програми мають середній аудиторський ризик.

3. Складні багаторівневі бухгалтерські комп'ютерні системи, розроблені спеціалізованими фірмами.

До даних програмних продуктів належать програми мережного (глобального) характеру з елементами технологій Інтернет, складних запитів у режимі SQL, що дозволяє здійснювати досить великий обсяг операцій з мінімальними тимчасовими витратами. У КІС даного рівня розвинута система внутрішнього контролю в режимі діалогових вікон при веденні, обробці і формуванні облікової інформації. Облік витрат і калькулювання собівартості здійснюється в розрізі окремо взятих статей витрат на рахунках аналітичного обліку з наступним виводом підсумкових оборотів на рахунках синтетичного обліку. Закриття витратних рахунків та архівування даних відбувається автоматично. Аудитор має можливість порівнювати планові калькуляції з фактичними даними. Ступінь ризику допущення помилок у даних системах вважається низьким.

Для вирішення різноманітних завдань за допомогою персональних комп'ютерів застосовують пакети прикладних програм, які дозволяють вводити в комп'ютер дані та виконувати над ними різні операції.

Найбільш відомими і розповсюдженими є такі програми, як “Галактика”, “Парус - Предприятие 7.11” та “1С: Предприятие”.

Програма “Галактика” є багатокористувацькою комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності. Значною відмінністю програми “Галактика” від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами.

Контур - це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач. В програмі „Галактика" їх є чотири:

1. “Контур адміністративного управлення”;

2. “Контур оперативного управлення”;

3. “Контур управлення виробництвом”;

4. “Контур бухгалтерського обліку”.

Модульний принцип побудови даної програми дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми. Наприклад, модуль “Фактичні витрати” призначений для розрахунку бухгалтерських фактичних витрат за підсумками виробничої діяльності підприємства за місяць. Основним джерелом первинної інформації для проведення розрахунків є книга бухгалтерських проводок. Розподіл непрямих витрат здійснюється шляхом такої процедури, як закриття рахунків. Ця процедура служить також для розподілу витрат при наданні зустрічних послуг підрозділів підприємства один одному. Результатом послідовного виконання операцій по закриттю рахунків є бухгалтерські проводки, які містять суми затрат по аналітичним рахункам. Ці суми враховуються при розрахунках кошторисів витрат, зведення витрат і калькуляцій, на основі яких визначається фактична виробнича собівартість. Різноманітні звіти по зведенню витрат, кошторисів, калькуляцій, фактичному випуску дозволяють отримати повну картину калькулювання бухгалтерської фактичної собівартості.

Ведення виробничого обліку в системі „Галактика" передбачає певне групування витрат підприємства, які розподіляються за:

1. Видами. Згідно П(С)БО 16 „Витрати" витрати групуються за економічними елементами. Крім того, витрати на виробництво і реалізацію класифікуються за статтями витрат. Організація обліку витрат за їх видами дозволяє підприємству розрахувати структуру собівартості виробленої продукції. Аналіз структури собівартості сприяє виявленню найбільш ефективних напрямків її зниження.

2. Місцями виникнення. Облік витрат за місцем виникнення забезпечує контроль за роботою підприємства в цілому та його структурних підрозділів зокрема. Комп'ютерні системи вирішують такого роду задачі досить оперативно, надаючи керівництву саму різноманітну аналітичну інформацію.

3. Центрами відповідальності. Метою організації обліку за центрами відповідальності є накопичення даних про витрати по кожному з них, з тим, щоб відхилення від кошторису могли відноситись до матеріально відповідальної особи. Фактичні дані за центрами відповідальності відображаються в звітах про виконання кошторису. З них керівники центрів отримують інформацію про відхилення від кошторису за різними статтями витрат.

4. Носіями витрат. Носіями витрат в залежності від виду продукції і технології її виробництва можуть бути товари або напівфабрикати, групи однорідних товарів, будівельні об'єкти, види робіт та послуг.

5. Інші способи групування виробничих витрат. За допомогою комп'ютерної системи “Галактика” надається можливість групування витрат з метою планування і прийняття рішень. Застосовуючи дану систему, користувач може не тільки калькулювати собівартість, а і одночасно ділити витрати на постійні і змінні, що дозволяє використовувати методи поглибленого оперативного аналізу для планування діяльності підприємства.

Програма „Галактика" є багатофункціональною і тому вона підходить для великих підприємств, об'єднань, корпорацій тощо. На Україні дана програма використовується на таких великих підприємствах, як наприклад, Компанія „NEMIROFF".

Програма “Парус-Предприятие” є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого та середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру записів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо. Наприклад, в існуючій версії собівартість готової продукції можна визначити, використовуючи розширену користувацьку аналітику по рахунку 23 “Виробництво”, розкривши інформацію, принаймні, в двох розділах: за типами витрат (рекомендується для виявлення тих витрат, які можна скоротити і знизити собівартість) і за видами готової продукції.

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: “Администратор”, “Бухгалтерия”, “Реализация на склад”, кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в ОС МS Windows.

Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому диску комп'ютера або на жорсткому диску окремого комп'ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі. Якщо декілька комп'ютерів працюють з однією базою даних, то будь-яка зміна інформації в ній і буде відображена одразу на всіх комп'ютерах. В той же час, в програмі є ряд характеристик, що стосуються лише того додатку і лише того комп'ютера, на якому йде робота. Це, передусім, різноманітні налагодження відображення даних. Вони стосуються лише інтерфейсу програми; їх можна назвати налагодженнями робочого місця. Вся інформація зберігається в різних об'єктах, зареєстрованих в програмі. Об'єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо.

Програма дозволяє формувати велику кількість різного роду звітності (на базі Місrosoft Ехсеl). Це дає змогу робити різноманітні звіти, які стосуються витрат діяльності підприємства для подальшого їх вивчення та аналізу.

Досліджуване підприємство, ЗАТ “СБМУ №15”, для обліку своєї фінансово-господарської діяльності та ведення бухгалтерського обліку використовує ліцензійну програму “1С: Предприятие 8.0”.

Програма “1С: Предприятие 8.0” - це універсальна програма автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

Програма “1С:Предприятие 8.0” має компонентну структуру. Всього існує три основні компоненти:

1. "1С: Бухгалтерия 8.0". Дана компонента може бути використана для ведення будь-яких розділів бухгалтерського обліку на підприємствах різного типу. Різнобічність та гнучкі можливості системи „1С:Предприятие" дозволяють використовувати її як досить простий і наочний інструмент бухгалтера, і як засіб повної автоматизації обліку від введення первинних документів до формування звітності.

Система “1С: Бухгалтерия" може бути використана для ведення практично будь-яких розділів бухгалтерського обліку:

• облік операцій із банком та касою;

• облік основних засобів і нематеріальних активів;

• облік матеріалі і МШП;

• облік товарів, послуг та виробництва продукції;

• облік валютних операцій;

• облік взаєморозрахунків з організаціями, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами;

• облік розрахунків по заробітній платні;

• облік розрахунків з бюджетом;

• інші розділи обліку.

Система “1.С: Бухгалтерия” має гнучкі можливості щодо організації обліку:

• синтетичний облік за багаторівневим планом рахунків;

• облік за декількома планами рахунків;

• валютний облік і облік покриття валют;

• багатомірний аналітичний облік;

• багаторівневий аналітичний облік за кожним виміром;

• кількісний облік; облік по декількох підприємствах в одній інформаційній базі.

2. "1С: Оперативний учет 8.0". Дана компонента є універсальною системою для обліку наявності та руху засобів і може бути настроєна різноманітні схеми обліку складських запасів, взаєморозрахунків, коштів на розрахункових рахунках та в касі, кредитів тощо. Система “1С: Оперативний учет” забезпечує рішення широкого кругу різнобічних задач оперативного обліку, наприклад:

• облік складських запасів товарів та їх руху;

• облік амортизації основних засобів;

• облік взаєморозрахунків з клієнтами та постачальниками;

• облік товарних кредитів і контроль їх погашення;

• автоматичний розрахунок цін на списання товару та ін.

Компонента „Оперативний учет" орієнтована на роботу в реальному часі. Вона автоматично підтримує в актуальному стані поточні залишки товарів та грошових коштів. При вводі документів може використовуватися контроль наявності товарів на складі чи стану взаєморозрахунків клієнта.

3. “1С: Расчет 8.0”. Дана компонента орієнтована на проведення періодичних розрахунків і призначена для вирішення широкого кругу різних задач, пов'язаних із обліком самих різнобічних ресурсів та розрахунків тих чи інших параметрів за ними. Це можуть бути:

• облік номенклатури продукції що виробляється, послуг, розрахунків їх собівартості;

• реєстрація клієнтів і розрахунок вартості замовлень, які для них виконуються та ін.

Система дозволяє проводити розрахунки з конкретною періодичністю, від одного дня до року. Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, як це зображено на рисунку 4.2.

Режими роботи в програмі “1С: Бухгалтерия 8. 0"

“1С:Предприятие 8.0”

У мережевій версії режим застосовується при роботі кількох бухгалтерів з однією базою даних. Використовуються для ведення господарських операцій бухгалтером у випадку використання однокористувацької версії.

Використовується тільки в мережевій версії програми, призначений для запуску програми в однокористувацькому режимі. Використовується головним бухгалтером для розрахунків підсумків або для зміни робочого періоду.

“1С:Предприятие Монопольно”

Призначений для налагоджування програми - для зміни структури даних (налагодження аналітичного обліку, створення форм документів та звітів і програмування алгоритмів облікових розрахунків). Використовується головним бухгалтером та спеціалістом з налагодження програми.

“Конфигуратор”

“Отладчик”

Призначений для пошуку та усунення помилок при роботі певної конфігурації програми. Використовується програмістами.

“Монітор”

Призначений для здійснення контролю дій користувачів щодо зміни облікових даних або параметрів налагодження, які фіксуються і запам'ятовуються програмою. Використовується головним бухгалтером або аудитором (контролером).

Рис. 4.2. Режими роботи в програмі „1.С:Бухгалтерия 7.7”

У типовій конфігурації можуть бути реалізовані різні варіанти обліку витрат підприємства: з використанням рахунків 8 і 9 класу; з використанням рахунків тільки класу 8; з використанням тільки рахунків класу 9.

Система програм “1С:Предприятие 8.0” - це досить могутній інструмент для роботи головного бухгалтера, який дає можливість систематично та оперативно володіти фінансовим станом підприємства та контролювати своїх підлеглих. Одночасно програма є надійним та доступним помічником рядового бухгалтера, вона дає можливість підняти якість обліку на будь-якій ділянці бухгалтерського обліку.