Praktikum_2008

«Shift+F12». Документ будет сохранён в ранее указанной папке под тем же именем. При этом предыдущая копия файла будет удалена.

Если вы хотите хранить все версии документа с внесёнными изменениями, то сохраняйте эти версии под разными именами.

Вы можете сохранить документ в другом формате. Программа Microsoft Word позволяет экспортировать содержимое документа

вфайлы различных форматов: Microsoft Works, Word Perfect, Rich Text Format (RTF), Обычный текст и др.

При экспорте содержимого в другой формат следует учитывать, что некоторые свойства документа могут быть изменены, а также может быть потеряна часть информации. Например, если вы экспортируете документ, содержащий форматирование и графику, в формат обычного текста, то в сохранённом TXT-файле будут отсутствовать и графика, и форматирование.

Программа Microsoft Word обладает функцией автоматического сохранения создаваемого документа. Представьте следующую ситуацию. Вы создаёте большой документ в течение нескольких часов работы. Если вы периодически не нажимаете кнопку Сохранить, то можете потерять результат нескольких часов работы

вслучае сбоя в работе компьютера. Функция автоматического сохранения позволит избежать эту неприятность.

1.Нажмите кнопку Office. На экране появится список доступных команд.

2.Нажмите кнопку Параметры Word в нижней части списка команд. На экране появится одноименное окно.

3.Выберите категорию Сохранение в списке, расположенном в левой части окна Параметры Word. Содержание окна изменится (рис. 1.11).

21

Рис. 1.11. Категория Сохранение окна Параметры Word

4.Установите флажок Автосохранение каждые, а в поле минут, расположенном правее, установите периодичность сохранения.

Таким образом, установив периодичность сохранения, например, пять минут, вы при непредвиденном сбое потеряете в худшем случае результат работы за последние пять минут (каждые пять минут программа Microsoft Word автоматически будет сохранять ваш документ). Установив меньший интервал сохранения, например одну минуту, вы ещё более сократите объём потерянной информации при сбое системы.

5.Нажмите кнопку ОК. Окно будет закрыто, а изменения применены.

Следует учитывать, что изменения, сделанные в окне Параметры Word, применяются не к текущему документу, а к программе и, следовательно, ко всем создаваемым впоследствии документам. Иными словами, при создании следующего документа вам не придётся заново настраивать параметры автосохранения.

22

Первоначальное сохранение документа на съёмном диске или на дискете, а не на жестком диске, выполняется только тогда, когда вы намерены покинуть компьютер, ни разу до этого не сохранив документ на жестком диске. Признаком того, что операция сохранения документа еще не выполнялась, является его имя: «Документ1», «Документ2», «Документ3» и т.д.

Повторные сохранения того же документа на дискете так же, как и повторные сохранения на жестком диске, диалога не потребуют.

§3. Загрузка и редактирование документа

В процессе работы вам, возможно, придётся загружать в программу Microsoft Word ранее созданные документы, а также текстовые документы, созданные в других программах. Чтобы загрузить в программу документ, необходимо выполнить следующие действие.

1.Нажмите кнопку Office. На экране появится список доступных команд.

2.В появившемся списке выберете команду Открыть. На экране появится окно Открытие документа. (рис. 1.12).

3.В окне Открытие документа перейдите в папку, содержащую файл, который вы хотите загрузить, затем выберите файл и нажмите кнопку Открыть. Окно будет закрыто, а файл загружен в программу.

Вышеуказанным способом вы можете загрузить только документы, созданные в программе Microsoft Word с расширением DOC и DOCX. Окно Открытие документа содержит фильтр, скрывающий файлы, имеющие другие расширения. Однако вы можете изменить настройку фильтра, чтобы отобразить файлы других форматов.

В качестве примера загрузим в программу Microsoft Word текстовый файл с расширением TXT.

23

1.Нажмите кнопку office и в появившемся списке выберите команду Открыть. На экране появится окно Открытие доку-

мента.

2.В окне Открытие документа перейдите в папку, содержащую текстовый файл, который хотите загрузить.

3.В раскрывающемся списке Тип файлов выберите нужный тип файла. В данном примере это пункт Текстовые файлы. Фильтр окна будет изменён.

Теперь файлы с расширением TXT будут отображаться в спи-

ске файлов окна Открытие документов.

4. Выберите нужный текстовый файл и нажмите кнопку Открыть. Окно будет закрыто, а файл – загружен в программу.

Рис.1.12. Окно Открытие документа

Программа Microsoft Word позволяет загружать файлы документов самых разнообразных форматов. Вы можете убедиться в

24

этом, посмотрев содержимое открывающегося списка Тип файлов окна Открытие документа.

Редактирование текста

Понятие редактирование происходит от латинского слова «redaсtus» - приведенный в порядок. Редактирование – это процесс изменения содержания документа, а именно: добавление, удаление и перемещение фрагментов текста (слов, предложений и абзацев).

Программа Microsoft Word предназначена в первую очередь для создания текстовых документов, поэтому умение быстро вводить и корректировать текст поможет вам создавать документы в минимальные сроки.

Абзац – это фрагмент текста, как правило, выделенный отступом в первой строке. Абзац обычно несет в себе определенную законченную логическую мысль, которую автор желает выделить. Текст, разбитый на абзацы, легче читается. При создании больших документов крайне желательно научиться правильно, делить текст на абзацы, чтобы придать документу удобночитаемый вид. При вводе текста, если вы нажимаете клавишу Enter, то переносите курсор на следующую строку и создаете начало нового абзаца. При вводе текста абзац будет создаваться до тех пор, пока вы снова не нажмете клавишу Enter, чем закончите создание текущего абзаца и обозначите начало следующего. В пределах абзаца не переносите текст вручную – он должен переноситься автоматически.

Для выделения абзацев наиболее часто применяется метод отступа первой строки. Как правило, начало первой строки абзаца расположено не у левого поля документа, а чуть смещено вправо

(рис. 1.13).

25

Рис. 1.13. Отступ в начале первой строки зрительно отделяет абзац от предыдущего.

Программа Microsoft Word содержит инструменты для автоматического создания отступа первой строки абзаца. Рассмотрим метод создания такого отступа.

1.Введите какой-либо текст документа и разбейте его на несколько абзацев.

2.Убедитесь, что в левой и верхней частях страницы документа отображаются линейки. Если линейки не отображаются, перейдите на вкладку Вид и в группе Показать или скрыть установите флажок Линейка. В левой и правой частях верхней линейки (на границах полей) расположены треугольные маркеры. Эти маркеры служат для быстрой установки отступа первой строки и остального текста абзаца.

3.Установите курсор в любую позицию абзаца. Для этого щёлкните кнопкой мыши на любом слове в пределах абзаца.

4.Установите указатель мыши на верхнем маркере, расположенном в левой части линейки. На экране появится всплы-

вающая подсказка Отступ первой строки.

26

5.Нажав и удерживая левую кнопку мыши, переместите маркер отступа первой строки на 1-2 см вправо. Начало первой строки абзаца будет смещено (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Отступ первой строки абзаца на 1 см создан с помощью маркера линейки.

Нижними маркерами, расположенными в левой и правой частях линейки, вы можете изменить размер отступа остальных строк абзаца соответственно от левого и правого полей. При создании отступа первой строки с помощью маркера это изменение коснулось лишь того абзаца, на котором установлен курсор. Если создаваемый документ достаточно объемный, такой способ изменения отступа может показаться не самым удобным. Но, нажав Ctrl+A, вы сможете выделить весь текст, а затем переместить маркеры так, как требуется. Изменения будут применены ко всему тексту.

При чтении различных текстов вы можете заметить, что абзацы отделены друг от друга интервалом, превышающим интервал между строками внутри абзаца. Это также вносит определенное удобство при чтении текста. Для установки Поля Интервал до и Интервал после в области Интервал должна быть выбрана вкладка Разметка страницы. В поле Интервал до вы можете изменить интервал между выделенным абзацем (в котором находится курсор) и вышестоящим абзацем. В нижнем поле Интервал после вы можете изменить интервал между выделенным и нижестоящим абзацем. Изменяя значение в полях Интервал до и Интервал после, вы устанавливаете не новое значение интервала, а величину, на которую следует увеличить обычный межстрочный интервал. Чтобы установить интервал между абзацами

27

во всем тексте, вам также придется выделить весь текст, нажав сочетание клавиш Ctrl+A, и установить нужный интервал между всеми абзацами текста. Если вы устанавливаете значение интервала между абзацами в пустом документе, то во время ввода текста интервал с заданным вами значением будет автоматически создаваться при нажатии клавиши Enter.

В процессе создания документа вы будете допускать ошибки, опечатки, а возможно, и изменять содержимое документа, заменяя слова, фразы или отдельные предложения другими. Рассмотрим несколько способов удаления фрагментов текста.

1.Установите курсор слева от символа, который хотите удалить.

2.Нажмите клавишу Delete. Символ будет удален, а курсор окажется слева от следующего в слове символа.

3.При повторном нажатии клавиши Delete будет удален следующий символ, слева от которого установлен курсор.

4.Нажмите клавишу Backspace. Символ, стоящий слева от

курсора, будет удален.

Данный пример демонстрирует, что действие клавиш Delete и Backspace, похоже, только при нажатии клавиши Delete удаляется символ, расположенный справа от курсора, а при нажатии клавиши Backspace – слева от курсора.

Программа Microsoft Word содержит удобные интеллектуальные алгоритмы выделения текста. Ранее вы выделяли слово в тексте путем перетаскивания указателя мыши при нажатой левой кнопке. Есть более удобные способы.

•Дважды щелкните кнопкой мыши на любом слове в тексте. Все слово будет выделено.

•Щелкните кнопкой мыши на любом слове тексте, удерживая нажатой клавишу «Ctrl». Будет выделено все предложение.

•Трижды щелкните кнопкой мыши на любом слове. Будет выделен весь абзац.

•Установите указатель мыши на левое поле (за левой границей текста) и нажмите кнопку мыши. Будет выделена вся строка, расположенная правее указателя мыши.

•Установите курсор в начале выделяемого фрагмента. Прокрутите документ до конца выделяемого фрагмента и, нажав

28

и удерживая клавишу «Shift», щелкните кнопкой мыши на окончании выделяемого фрагмента. Весь фрагмент будет выделен. Такой способ удобен для выделения больших участков текста.

•Нажав и удерживая левую кнопку мыши и клавишу «Alt», перетащите указатель мыши по диагонали. Будет выделен прямоугольный фрагмент теста (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Выделение прямоугольного фрагмента

Выделение фрагмента текста необходимо не только для удаления и замены содержимого документа. В процессе работы с документом вам придется постоянно выделять различные фрагменты, чтобы изменить их свойства: размер, цвет шрифта, выравнивание, стиль и т.д.

Буфер обмена Microsoft Word 2007 предусматривает хранение до 24 фрагментов текста, графики и других данных. Иными словами, буфер обмена программы Microsoft Word содержит 24 ячейки, в каждую из которых вы можете поместить какой-либо набор данных и брать его оттуда по мере необходимости.

Работа с буфером обмена предусматривает выполнение одной из трех операций:

1.вырезать – выделенный фрагмент текста копируется в буфер обмена и удаляется из текста;

2.копировать – выделенный фрагмент копируется в буфер обмена, но при этом остается в тексте;

29

3. вставить – в текст вставляется ранее вырезанный или скопированный фрагмент.

Вышеперечисленные операции применимы не только к тексту, но и к другим типам данных: графике, видеофайлам, звуку и т.д.

Рассмотрим несколько примеров работы с буфером обмена.

1.Выделите любое слово или словосочетание в документе.

2.Нажмите правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Копировать. Вы также можете нажать одноименную кнопку на вкладке Главная или словосочетание клавиш «Ctrl+C» (Ctrl+Insert).

3.Установите курсор в позицию документа, в которую хотите вставить скопированный фрагмент.

4.Нажмите правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Вставить. Вы можете нажать кнопку Вставить, расположенную на вкладке Главная, или комбинацию клавиш «Shift+Insert». Ранее скопированное слово или словосочетание будет вставлено в позицию курсора.

5.Установите курсор в новую позицию документа и снова нажмите кнопку Вставить или словосочетание клавиш «Shift+Insert». Ранее скопированное слово или словосочетание снова будет вставлено в позицию курсора.

6.Таким образом, вы можете вставлять ранее скопированный фрагмент в любую позицию документа неограниченное количество раз.

В данный момент в буфере обмена программы Microsoft Word содержится один скопированный вами фрагмент. Давайте скопируем в буфер еще несколько фрагментов, чтобы научиться вставлять в текст именно нужный фрагмент.

1.Последовательно скопируйте несколько разных фрагментов текста в буфер обмена.

2.Перейдите на вкладку Главная.

3.Нажмите кнопку, расположенную в правой нижней части группы Буфер обмена. В левой части окна Microsoft Word появится список содержимого буфера обмена.

4.Установите курсор в позицию, в которую хотите вставить текст из буфера обмена. (рис. 1.16).

30