Praktikum_2008

§ 11. Создание отчетов

Основные сведения об отчетах

Отчет является объектом БД (так же, как и форма) и используется для организации и представления данных в виде печатного документа.

По сравнению с «распечаткой» содержимого базовой таблицы (или запроса) отчет обладает рядом специфических свойств.

•Он предоставляет широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов.

•Отчет может быть красиво оформлен с помощью дополнительных средств. Например, каждая группа записей может иметь отдельные заголовки и примечания, можно вставить дополнительные надписи и рисунки и т.д.

•В отчете можно производить сложные вычисления не только внутри групп, но и по нескольким группам одновременно.

Структура отчета

Отчет содержит несколько разделов, которые могут иметь разное содержание и различные свойства.

1.Заголовок отчета. Содержит общее название документа и печатается только один раз.

2.Верхний колонтитул. Содержит сведения, которые необходимо печатать на каждой странице отчета в верхней части страницы (дату, краткое название отчета, номер страницы и т.д.). Если отчет должен иметь форму таблицы и не содержит группированных данных, то в этой части можно разместить шапку таблицы.

3.Заголовок группы. Используется, если в отчете выполняется группировка записей и начало каждой группы должно содержать какие–то данные. Часто здесь повторяют шапку таблицы (в этом случае в колонтитуле ее не используют).

4.Область данных. Этот раздел присутствует в любом отчете и содержит значения полей записи таблицы (или запроса).

5.Примечание группы. Используется для вычисления и отображения итоговых значений по полям записей, которые объединяются в группы. Если в отчете вводится группировка с под-

231

ведением итогов, то этот раздел должен присутствовать обязательно.

6.Нижний колонтитул. Используется аналогично верхнему колонтитулу для вывода дополнительной информации в нижней части страницы.

7.Примечание отчета. Этот раздел используется для отображения информации, которая должна выводиться в самом конце отчета (один раз). Часто сюда помещают общие итоговые данные и примечания.

Замечание.

Наличие разделов в отчете определяется способом создания и наличием группировки данных. Пустой макет отчета, если его создавать вручную, содержит только разделы колонтитулов и область данных. Остальные разделы добавляются по мере необходимости.

Способы создания отчета

Создание отчета может выполняться разными способами и с использованием «мастеров» разного уровня.

1.Вручную, с помощью «Конструктора». Это самый уни-

версальный, но и самый трудоемкий способ, требующий высокой квалификации и хорошего знания структуры БД.

2.С использованием «Мастера отчетов». Этот способ по-

зволяет быстро создать хороший отчет для дальнейшей модификации в конструкторе с использованием информации из разных таблиц.

3.С использованием «Автоотчета». Он строится на основе одной таблицы с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Создание». В результате мы увидим аналог таблицы с некоторыми элементами дополнительного форматирования. Такой отчет очень скудный по оформлению, но не требует сложных манипуляций с параметрами.

•Откройте таблицу «Культуры» и создайте отчет этим способом. Изучите его форму и содержание. Посмотрите элементы управления окна предварительного просмотра.

4. С использованием «Мастера почтовых наклеек». Этот способ позволяет сформировать отчет специального вида для распечатки данных таблицы в виде отдельных карточек (накле-

232

ек). При этом мастер предлагает выбрать один из распространенных шаблонов.

Отчеты созданные в режимах «мастера» и «автоотчета» можно изменять в режимах «макета» или «конструктора» (по аналогии с формами).

Создание отчета с помощью мастера.

В нашу задачу входит создать отчет для вывода на печать данных из таблицы «Культуры» Для сортировки и группировки записей по группам культур используем поле «Назв» из таблицы «Группы». По некоторым числовым полям вычислим значения некоторых функций (средних, максимальных, минимальных и итоговых).

•Закройте таблицы.

•В меню «Создание в разделе «Отчеты» нажмите кн. Мас-

тер отчетов».

На экране появится знакомое (по построению формы) окно «Создание отчетов». Далее мастер будет последовательно выводить эти окна с инструкциями для конструирования отчета.

Процесс создания состоит из ряда шагов. Шаг 1. Окно выбора полей (рис. 4.17).

В окошке «Таблицы и запросы» установите имя таблицы «Группы» и переведите в правое окно поле «Назв». Затем укажите т. «Культуры и переместите (кнопкой «>>«) все поля в окно «Выбранные поля». Затем кнопкой «<» верните обратно поле «Код_Гр». Нажмите кн. «Далее». Откроется следующее окно мастера «Определение вида представления данных»

233

Шаг 7. Последнее окно создания отчета позволяет ввести имя отчета. Введите имя «Культуры», включите опцию «Просмотр отчета» и нажмите кн. «Готово».

Система перейдет в режим предварительного просмотра, где вы можете оценить результаты вашей работы и вывести отчет на печать.

Если вы все сделали правильно, то при распечатке вы получите отчет (БД) фрагмент которого представлен на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Фрагмент окна с отчетом и меню экспорта

В окне предварительного просмотра вы можете выполнить различные действия по просмотру, форматированию, печати, а также экспортировать отчет в разные программы (Exel, Share Point, Word и другие).

На рисунке показано меню экспортирования отчета в файл формата RTF, который может быть использован для вставки отчета в окно документа текстового редактора (например, Word).

•Постарайтесь поработать с элементами форматирования окна предварительно просмотра, распечатать отчет и экспортировать его в документ Word-а.

236

• Советуем также посмотреть конструктор отчета и разобраться с его работой.

Заключение

В данной главе мы рассмотрели только часть этапов проектирования и создания базы данных в среде СУБД MS Access.

Ряд элементов СУБД, связанных с автоматизацией работы БД и ее компонентов (например, создание кнопочных форм (типа «меню»), синхронизацию работы форм БД, элементы программирования и др.), мы оставили без внимания. Вы можете познакомиться с ними по соответствующей литературе.

Далее мы приводим материал, который поможет вам выполнить индивидуальную работу и создать отчет по РГР по данной теме.

Требования к порядку выполнения и содержанию индивидуальной расчетно-графической работе (РГР).

Для выполнения индивидуальной работы необходимо получить у преподавателя задание с постановкой задачи на создание БД определенного содержания и структуры.

При выполнении индивидуального задания студент должен выполнить следующее.

•Сделать постановку задачи по созданию базы данных (БД) и внести необходимые исправления по указанному варианту.

•Разработать структуру таблиц и базы данных с использованием нормализации и согласовать с преподавателем.

•Создать базу данных (таблицы и связи) с указанной структурой.

•Заполнить БД необходимым количеством записей (не ме-

нее 15).

•Распечатать (или сохранить в отдельных файлах например, типа .rtf) информацию о БД и содержимое таблиц БД и затем включить их в отчет по РГР.

•Создать элементы эксплуатации (формы и отчеты).

•Выполнить сортировку и фильтрацию. Результаты сортировки и фильтрации вставить в отчет.

•Создать запросы на выборку и выполнить их. Результаты поместить в отчет.

237

•Создать отчет СУБД по таблицам или запросам.

•Составить и оформить отчет о работе по созданию БД и ее

элементов в среде редактора «Word».

База данных и все необходимые данные (в том числе и отчет) должны находиться на личной дискете, которая предъявляется преподавателю при защите работы.

Рекомендуем, получив задание, сразу создать файл, титульный лист и первый раздел «Постановка задачи...», списать (используя редактор «Word») из задания исходную формулировку задачи с таблицей, внести в нее необходимые изменения, соответствующие варианту и добавить свои записи.

Используя процесс нормализации, доработать структуру таблиц и структуру базы данных. Заранее наметить способы и методы решения задач эксплуатации (критерии сортировки, фильтрации, запросов и структуры форм и отчетов).

Установить типы столбцов, точность представления данных, форму и вид контроля значений данных при вводе, значения по умолчанию, маски и т.д.

Далее необходимо оформить таблицы с характеристиками полей (например, как показано в таблицах (а) и (б)).

Таблица (а)

Типы и описание полей таблицы: ….

Таблица (б).

Свойства полей таблицы: ….

Распечатать таблицу с данными и с характеристиками полей и представить материалы преподавателю для утверждения.

После утверждения варианта постановки задачи и структуры таблиц, студент приступает к созданию базы данных и средств ее эксплуатации.

238

Для оценки работы, студент предъявляет преподавателю отчет и диск с базой данных

Отчет должен содержать следующие разделы.

•Титульный лист с указанием:

•названия факультета, номера группы, фамилии И.О. студента;

•номера задачи и название задачи и варианта.

•должности, звания и Ф. И. О. преподавателя.

•даты написания и защиты отчета.

•Текстовую часть.

Текстовая часть должна содержать следующие разделы.

1.Описание постановки задачи.

Вразделе дается краткое описание задания и приводятся следующие материалы.

•Исходная форма таблицы с внесенными изменениями по варианту с полным набором записей (контрольными и своими), а также краткое описание процесса нормализации и его результат: таблицы с данными и структурная схема взаимосвязей таблиц. При представлении нормализованных таблиц в шапке каждой таблицы указываются исходные названия столбцов и имена полей, которые будут использованы в БД.

•Характеристика полей таблиц (см. выше). Таблицы могут быть дополнены необходимым текстовым описанием особенностей свойств отдельных полей.

2.Описание создания базы данных.

Вэтом разделе приводятся:

-имя БД и место ее хранения;

-описание особенностей создания БД;

-описание изменений настроек среды и макета таблицы;

-описание результата анализа структуры таблицы с использованием «Архивариуса». Все необходимые установки для «Архивариуса» можно выполнить по аналогии с указаниями параграфа 8. Распечатку отчета «Архивариуса» поместить в отчет (рекомендации см. ниже);

-вид и содержимое таблиц с полными данными.

239

3.Описание и вид форм для ввода и редактирования данных.

4.Сортировка и фильтрация.

В этом разделе Вы должны привести описание критериев сортировки, фильтрации и распечатки соответствующие выполненным операциям.

Как минимум, в отчет необходимо включить:

-одну распечатку с отсортированными данными;

-одну распечатку с отфильтрованными данными.

5.Создание и выполнение запросов.

Вэтот раздел необходимо включить:

-исходное описание запроса и формализованный критерий отбора записей;

-вид критерия для бланка запроса;

-распечатку результата выполнения запроса на выборку

данных.

6. Описание и вид отчетов по БД.

Внутреннее оформление отчета (использование шаблонов, стилей, рисунков и т.д.) определяет сам студент.

Замечания по переносу информации из Access в Word.

Для вставки в отчет по РГР содержимого таблиц, элементов эксплуатации (например, форм, отчетов, бланков запросов и др.) можно использовать разные способы.

•Для вставки таблиц можно использовать способ, изложенный в параграфе 10 (см. таблицу 4.10).

•Для вставки изображений форм и бланков запросов можно использовать стандартный способ «фотографирования», используя комбинацию клавиш «Alt+Print Screen».

•Результаты «Архивариуса» и отчета БД могут быть размещены в приложениях в виде распечаток или экспортированы в Word с помощью соответствующего инструментария (вкладка «Внешние данные» главного меню). При таком способе экспортирования вид и содержание документа могут быть искажены. При экспортировании результат помещается в промежуточный файл формата .rtf, из которого надо данные скопировать в отчет.

240