Praktikum_2008

§3. Создание базы данных

Общая схема создания БД в СУБД MS Access

При создании элементов БД мы воспользуемся разными способами (мастерами, конструкторами, образцами и смешанными).

Замечание.

Ранее мы использовали термин «объект» для сокращения названия «информационный объект». Далее мы будем использовать аналогичный термин и для специальных объектов СУБД. Объектами в СУБД называется все то, что может иметь имя: таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.

Можно предложить следующую схему создания БД и ее элементов в среде СУБД MS Access.

1.Создание таблиц. Опытный разработчик может сразу начинать создание таблиц в режиме конструктора. Начинающему мы рекомендуем сначала создать одну таблицу (например, «Группы») по образцу тех данных, которые будут храниться в таблице,

азатем откорректировать свойства полей в режиме конструктора.

2.После создания всех таблиц БД можно установить структурные связи (создать схему данных). Лучше это делать, когда таблицы пусты или содержат хорошо выверенные данные.

3.Затем следует заполнить таблицы данными из контрольного примера и проверить работу связей и свойств (масок, условий на значения, установки по умолчанию, синхронизацию работы связанных таблиц при удалении данных и т. д.). Далее, если необходимо, следует исправить ошибки и откорректировать структуру таблиц и связей.

4.Следующий этап - создание экранных форм для ввода и редактирования записей таблиц БД. На начальном этапе лучше воспользоваться мастером форм. После создания основы — форма корректируется в режиме конструктора и наполняется функциональными элементами.

5.Самый трудный этап — создание запросов. Здесь необходимо иметь формализованные требования на выборку данных из БД и хорошее знание о построении логических выражений.

176

Запросы позволяют объединять данные из разных таблиц и представлять их в одной таблице в нужном формате. Запросы создаются с помощью мастера, конструктора или специального языка запросов (SQL).

6. Для удобного представления «объемной» информации, содержащей сгруппированные, отсортированные и итоговые данные отдельных таблиц и запросов или объединенные данные из разных источников, необходимо создавать отчеты. Технология создания отчетов определяется их структурой и может быть выполнена аналогично созданию форм.

Создание основного файла БД

Для обеспечения надежной сохранности результатов выполнения упражнений организуйте на своей дискете (в системе Windows) папку (например, «БД_Культуры») и постарайтесь придерживаться следующей схемы.

Вначале сеанса переписывайте все созданные файлы БД со своего диска из созданной папки на жесткий диск (например, в папку «Мои документы»).

Работайте (открывайте БД и т.д.) на жестком диске.

Вконце сеанса перепишите файл БД на свою дискету в нужную папку.

Создадим базу данных.

•Любым способом запустите систему MS Access. Появится окно системы. В левой части находится колонка категорий шаблонов, где можно выбрать нужный шаблон для БД. Справа – перечень баз данных, с которыми работали пользователи в предыдущих сеансах.

Для открытия уже созданной базы данных надо нажать кн. «Другие».

Для создания новой базы данных – щелкните ЛКМ на значке «Новая база данных». В ДО «Новая база данных» укажите место хранения и имя файла базы данных. Имя файла должно быть уникальным. По умолчанию систе-

ма устанавливает тип .accdb.

Замечание.

Для работы с файлами можно воспользоваться круглой кнопкой «Office» в верхнем левом углу окна системы. В процессе ра-

177

боты используйте эту кнопку для регулярного сохранения файла после внесения изменений. Для открытия существующего файла используйте команду «Открыть».

Учтите, что в Access нет команды «Сохранить как…» для переименования или перезаписи базы данных на другой диск. Эта команда действует только на отдельные объекты БД (таблицы, формы, запросы и др.).

• После установки имени файла нажмите кн. «Создать». Внутри главного окно СУБД появятся окна «Область перехо-

дов» с именем одной таблицы и рабочее окно таблицы (пустой). Окно системы состоит из стандартных (для Windows) элемен-

тов.

•В верхней части расположен заголовок с набором стандартных кнопок.

•Главное меню (ГМ) системы – «лента»— используется для выполнения всех команд и операций с помощью кнопочных панелей инструментов (ПИ), расположенных на вкладках, которые разделены на функциональные группы.

•Внизу расположена строка состояния, которая содержит

общую справочную информацию, текущие подсказки и сообщения об ошибках. В нижнем правом углу находятся кнопки управления режимами просмотра объектов БД.

Центральная часть окна СУБД служит для отображения разных функциональных окон. Наиболее важными из них являются.

•Окно «Области переходов» (ОПЕР).

Это аналог окна базы данных в предыдущих версиях. Оно расположено справа. Появляется сразу при создании или открытии БД. По мере создания объектов БД в этом окне

отображается их список, разделенный на группы. Следующие окна открываются (в разных режимах) при вы-

полнении соответствующих команд или при нажатии на соответствующую кнопку в окне базы данных.

•Окно таблицы. В этом окне отображается содержимое указанной таблицы БД доступное для ввода и редактирования данных, или структура таблицы (в режиме конструктора).

178

•Окно запросов служит для построения запросов на выборку информации из БД по определенному критерию.

•Окно формы используется для обработки записей БД в удобной форме типа «формуляр».

•Окно отчета. Если оно открывается в режиме предварительного просмотра, то показывает (в разных масштабах) вид сформированного документа для печати. Изменить форму, программу формирования и структуру отчета мож-

но в режиме конструктора.

Другие окна открываются по мере выполнения определенных команд или операций с данными.

Создание таблицы «Группы».

При создании новой БД, если параметры рабочей среды установлены по умолчанию открывается окно пустой таблицы в ре-

жиме «Таблицы» (см. рис. 4.1)

Рис. 4.1. Начальное состояние окна таблицы

Из методических соображений мы будем создавать таблицу «Группы» «по образцу», т.е. введем в каждое поле данные из таблицы 4.2 и система сама установит тип поля (столбца) и некоторые его характеристики.

Сейчас таблица имеет условное имя «Таблица1». Позже мы дадим ей конкретное имя - «Группы».

По умолчанию система сформировала таблицу с одним полем «Код», присвоив ему статус первичного ключа. Справа от него

179

находится вкладка «Добавить поле». Значения в поле «Код» будут формироваться автоматически.

Введите в столбец «Добавить поле» значение = 1 (код группы «Деревья») и нажмите Enter. Появится новое поле «Поле1» со значением = 1. По этому значению система определит тип поля – «числовой». Значение поля «Код» будет установлено = 1.

Используя контрольный пример из таблицы 4.2 – «Группы», введите две первые записи, строго соблюдая регистр (прописные/строчные буквы) и знаки препинания. В конце ввода значения нажимайте Enter или Tab. Для установки курсора в начало следующей записи используйте стрелки или курсор мыши.

После ввода первых записей фрагмент таблицы может выглядеть следующим образом.

Внимание !

Если при вводе в числовые поля разных записей вы допустите ошибку, меняющую тип поля, то система автоматически определит для него тип «Текстовый». Если вы не исправите такую ошибку и сохраните таблицу, то исправить тип можно будет только в режиме конструктора.

После ввода начальных образцов записей необходимо переименовать столбцы в соответствии с макетом из графы «Имя поля» таблицы 4.4.

•Для изменения имени поля щелкните на его заголовке ПКМ и выберите команду «Переименовать столбец». После этого введите новое название из таблицы 4.4. Например, вместо «Поле1» введите «Код_Гр».

•Любым способом переименуйте остальные поля.

•Для того, чтобы поля имели размеры, соответствующие размерам своих значений, проводите курсором мыши по строке заголовков полей и, как только курсор примет форму крестика с двунаправленными стрелками, щелкните

2ЛКМ. Размер столбца изменится.

Сохраните макет таблицы с данными. Для этого введите команду «Сохранить» и в отрывшемся окне «Сохранение» введите

180