Praktikum_2008

имя таблицы: «Группы». Чтобы столбец «Добавить поле» не отображался на экране, выделите его, откройте контекстное меню (ПКМ) и введите команду «Скрыть столбцы». После проделанных операций основная часть таблицы примет следующий вид.

Таблица 4.4 Типы и описание полей таблицы «Группы»

§ 4. Установка и исправление свойств полей

Для того чтобы убедиться в правильности определения характеристик полей и добавить или откорректировать свойства полей, необходимо воспользоваться специальным режимом кон-

структора.

Перейти в режим конструктора (в случае, если таблица уже создана) можно одним из следующих способов:

•если таблица открыта в режиме таблицы - нажать кнопку «Режим», расположенную в левом верхнем углу и выбрать «Конструктор таблиц»;

•если таблица закрыта, то в окне области переходов надо выделить имя таблицы нажать ПКМ и ввести команду «Конструктор».

•Воспользуйтесь любым способом для перехода в режим конструктора.

181

На экране вместо таблицы появится диалоговое окно конструктора (рис. 4.2). Обратите внимание, что на ленте появится новая вкладка «Конструктор».

Замечание.

Вид окна может немного отличаться от представленного на рисунке. Поле «Код» уже удалено

В верхней части окна конструктора находится бланк определения полей таблицы, который разбит на три графы, где указывается имя поля (столбца), тип данных и краткое описание для вывода в строку состояния краткой справки.

Как только мы определим имя поля и его тип, в нижней части окна активизируются списки свойств. Для нашего примера некоторые свойства полей уже определены. Активная (текущая) строка бланка таблицы помечена символом «8». В нижнем правом углу выводится краткая информация о типах полей и свойствах.

Рис. 4.2. Вид окна конструктора

182

В первой строке бланка находится поле «Код», которое система создала сама и присвоила этому полю статус «Первичный ключ» (он отображается в соответствующей строке бланка). Это поле надо удалить.

•Выделите строку с этим полем (ЛКМ на кн. слева от имени поля), нажмите кн. Del. и подтвердите в следующем запросе системы свои намерения.

Нашей следующей задачей является подробное определение свойств всех полей таблицы «Группы».

Если вы правильно ввели образцы, то типы полей уже определены. Нам надо дополнить или подкорректировать значения столбцов верхнего бланка в соответствии с данными таблицы

4.4.

Замечание.

Для определения типа данных поля надо щелкнуть ЛКМ на треугольнике в соответствующей клетке таблицы бланка и выбрать из списка нужный тип.

Прежде чем приступать к описанию свойств полей, определим «первичный ключ», т. к. тот, который создала система, мы удалили. В таблице «Группы» первичным ключом будет поле «Код_Гр».

•Установите указатель на это поле и на вкладке «Конструктор» нажмите кн. «Ключевое поле».

Теперь нам надо определить свойства полей, которые задаются на вкладках в нижней части окна.

Перечисленные ниже общие свойства определяют.

•Размер поля — количество символов (знаков) для хранения значений.

•Формат поля — задает формат отображения данных при выводе на экран или печать.

•Число десятичных знаков (для числового поля) - устанавливает количество знаков после десятичной точки.

•Маска ввода — устанавливает шаблон ввода данных. Используется для качественного контроля данных сложной структуры (телефонных номеров, почтовых индексов и т.п.) при вводе.

183

•Подпись – задает название столбца БД, которое будет отображаться в режиме «Таблица» вместо имени поля.

•Значение по умолчанию – устанавливает то значение поля, которое будет автоматически установлено при вводе новой записи.

•Сообщение об ошибке – определяет текст, который надо вывести при нарушении условий контроля при вводе исходных данных.

•Условие на значение — определяет количественные условия, по которым система будет контролировать ввод исходных данных.

•Свойство «Обязательное поле». Значение «да» требует обязательного ввода значения в поле, иначе система «не выпустит» вас из поля или записи до тех пор, пока вы не

введете правильное значение.

Установка остальных свойств здесь не рассматривается.

Категория свойств «Подстановки» позволяет определить особые свойства поля как объекта управления. В этом случае поле снабжается списком, который может формироваться автоматически по значениям полей из другой таблицы, или из сформированного в ручную списка, или из запроса, или из других источников. Мы рассмотрим использование этого свойства при создании некоторых полей второй таблицы — «Культуры».

При установке курсора в строку определенного свойства справа может появиться кнопка с треугольником или многоточием. Треугольник открывает список возможных вариантов значения поля, а многоточие запускает «мастера» построителя выражений или формирования значения свойства.

Переход из верхнего бланка в нижний и обратно выполня-

ется клавишей F6 или мышью.

Перед установкой свойств полей внимательно прочитайте следующие замечания.

О масках ввода.

Маски ввода (для поля) - это набор символов, каждый из которых указывает системе, какой тип данных может быть указан в данной позиции поля.

Маска состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой.

184

Первая часть — собственно маска ввода.

Вторая часть определяет, нужно ли сохранять в значении поля указанные постоянные символы (разделители). Если нужно, то следует указать 0, иначе — 1.

Третья часть определяет символ — заполнитель маски (по умолчанию «_»).

В таблице 4.5 приведены основные коды маски, которые можно использовать в разных типах данных.

Таблица 4.5 Коды, используемые в масках ввода

В верхней части таблицы приводятся коды маски символов. Ниже указаны коды управления преобразованием символов. Обязательный код требует обязательного ввода соответствующего символа. Необязательный код позволяет переместить курсор ввода в другую позицию без занесения символа в текущую позицию.

Пример.

Допустим, что нам надо вводить сложный код ХХХ–РРР–NN, где ХХХ — любые (необязательные символы, РРР — обязательные буквы, NN — обязательные цифры. Все символы должны находиться в верхнем регистре. Разделители следует хранить со значением поля. Тогда маску для ввода этого кода можно задать следующим образом:

«>CCC–LLL–00;0;_».

185

Замечание.

В этом примере, вторая и третья части маски указаны из методических соображений. Все символы набиваются в латинском регистре.

Организация контроля при вводе данных (свойства: «Значение по умолчанию» и «Условие на значение»)

Установка маски не решает всех проблем, связанных с надежным вводом значений полей. MS Access предоставляет дополнительные возможности обеспечения контроля исходных данных.

Вы можете:

-установить начальное значение поля при вводе новой записи (значение по умолчанию);

-установить признак обязательного ввода значения поля (обязательное поле). В этом случае система не выпустит вас из поля, пока вы не введете туда значение;

-задать логическое выражение для проверки вводимого значения (установить условие на значение) и определить текст сообщения при ошибке.

Простые условия проверки значений формируются из опера-

торов сравнения и значений (операндов). К операторам сравнения относятся знаки: «<» — меньше, «>» — больше, «>=» — больше или равно, «<=» — меньше или равно, «<>» — не равно.

Сложные условия формируются с помощью логических операторов AND (И) и OR (ИЛИ).

Например, если значение поля должно быть равно 0 или изменяться от 100 до 200, но не равно 150, то условие будет выглядеть так (имя поля в этих выражениях не указывается):

=0 OR > 100 AND < 200 AND <> 150.

Ниже приводится таблица 4.6 с характеристиками полей (свойствами) для таблицы «Группы». Некоторые свойства полей в этой таблице и в последующих таблицах такого рода приводятся в условных обозначениях.

«Размер и Формат» – может быть указан в виде перечисления трех компонент (Р, Ф, ЧДЗ), где:

Р — размер поля (один из стандартных: Б — байт, Ц — целое, ДЦ — длинное целое, ПЛТ — с плавающей точкой);

186

Ф — формат поля (для чисел мы используем либо основной формат (ОФ), либо фиксированный (ФК), либо с разделителем разрядов (РР));

ЧДЗ — число десятичных знаков (используется для описания числовых полей). Система по умолчанию назначает два знака.

Для целых чисел (байт, целое и длинное целое) компоненты Ф и ЧДЗ могут не указываться или указывается «Авто», как установила сама система.

Для текстовых данных указывается только размер поля (количество символов).

Таблица 4.6

Свойства полей таб. «Группы»

•Используя данные этой таблицы, заполните все необходимые позиции бланка свойств полей БД. Тексты «Сообщений об ошибке» для контролируемых полей придумайте самостоятельно. Правильное смысловое содержание сообщений послужит оценкой уровня Вашего отношения к данной работе и придаст ей индивидуальный характер.

Ввод данных в таблицу «Группы»

После внесения изменений в свойства таблицы нам надо продолжить ввод данных.

•Для этого перейдите в «Режим таблицы».

•Перед выводом таблицы система запросит сохранение макета. Подтвердите кнопкой «Да» сохранение изменений.

Приведем несколько замечаний по работе с таблицей.

187

Текущая запись и текущий столбец обозначены слева и сверху цветными метками, а номер записи приводится в нижней части окна таблицы. Там же расположены кнопки навигации, которые позволяют перемещаться по записям таблицы, кнопка добавления новой записи «8*», полоса горизонтальной прокрутки полей записи и другие сообщения.

В статусной строке окна MS Access приводится дополнительная информация о режимах работы и расшифровка содержания поля, которую мы определили при создании таблицы.

Слева вместо маркера текущей записи может находится маркер новой записи «*».

Перемещение по таблице может быть выполнено мышью — установкой на нужное поле, мышью с помощью линеек прокрутки, клавиатурой (стрелками, PgUp, PgDn).

Замечания.

1.Если вы допустили ошибки при вводе данных, то лучше (для данной таблицы) сотрите ошибочное значение и введите новое.

2.Для отмены неправильного действия можно воспользоваться кнопками отмены.

•Ведите в таблицу «Группы» остальные записи из таблицы 4.2. Поведение курсора при нажатии на клавишу Enter после ввода значения в поле зависит от настроек рабочей среды и может отличаться от текущего.

•Закройте таблицу сохранив изменения и откройте ее вновь. Система должна отобразить данные уже в отсортированном по коду группы виде (см. таблицу 4.7).

188

Использование записи неполных дат (без года) в таком виде позволит без осложнений выполнять операции сравнения, сортировки и выборки.

Для учета фактического состояния (наличия) культур на участке вводится два поля, в которых приводятся фактическое размещение культуры на участке и урожай (в кг).

Будем полагать, что если культура не высаживалась, то ее количество (или площадь) и урожай по умолчанию будут иметь значения: 999 (количество) и 0 (урожай).

Сформулируем общие требования к элементам эксплуатации таблицы «Культуры».

1.Код группы должен быть согласован с таблицей «Группы».

2.Код культуры следует вводить обязательно.

3.Записи таблицы должны быть упорядочены по коду группы

ивнутри групп — по коду культуры.

4.Поле «Ед. измер.» должно быть согласовано по свойствам с соответствующим полем из таблицы «Группы».

Данную таблицу мы создадим в режиме конструктора. Отметим одно важное обстоятельство. Система требует, что-

бы поля, по которым выполняется структурная связь между таблицами, имели одно имя и одинаковые значения некоторых свойств (тип, размер, формат, число десятичных знаков). Поэтому при создании поля «Код_Гр» и его свойств мы воспользуемся данными из первой таблицы (скопируем их во вторую таблицу).

Создавать таблицу будем в следующей последовательности.

1.Для копирования поля «Код_Гр» из первой таблицы таблицу «Группы» откройте в режиме конструктора.

2.Перейдите на вкладку «Создание» и в группе «Таблицы» нажмите кн. «Конструктор таблиц». Появится окно конструктора (возможно, с названием «Таблица 1») с чистым бланком.

3.Вновь перейдите в окно «Группы», например, используя ярлык вкладки. Выделите первую строку с полем «Код_Гр», нажмите ПКМ и введите команду «Копировать».

4.Вернитесь в конструктор новой таблицы, установите курсор в первую строку и введите команду «Вставить». Первое поле будет полностью определено. Однако неко-

190