Тема 5

Управление комплектованием кадров

Задачи менеджерапри комплектовании кадров

Процесскомплектования кадроввключает несколько этапов(рис.5.1).

Комплектование кадров

Прикомплектовании кадровобычно решаются следующие задачи:

-определение оптимальной численности исполнителей;

-определение качественного состава и подбор кадров;

-распределение по рабочим местам в соответствии с профессионально-квалификационным уровнем персонала;

-сохранение квалифицированных работников;

-обеспечения продвижения по службе внутри организации.

Для определения степени укомплектованности предприятия персоналом используют коэффициент комплектования кадров.

Ку.к = C p.m.i ,

C p.i

где Cp.m.i - необходимое число рабочих мест; Cp.i - численность работников во всех сменах.

Очевидно, что процесс комплектования кадров, как в принципе и любой другой, подвержен влиянию различных факторов. Традиционно их разделяют на внешние и внутренние (рис.5.2).

Внешние факторы:

-демографические (пол, возраст и т.п.);

-социально-экономические (образование, уровень дохода и т.п.);

-правовые (КЗоТ РФ и другие нормативные акты);

-научно-технические (организационно-технический уровень предприятия).

Рис.5.2. Факторы, воздействующие на процесс комплектования

Внутренние факторы могут быть представлены совокупностью различных воздействий, определяющих эффективность выполнения задач комплектования.

Основные статьи затрат, связанные с работой персонала

В деятельности предприятия многое зависит от начального этапа комплектования кадров. Следовательно, необходимо оценить возможные потери от ошибок при проведении кадровой политики. Для этого следует прежде всего рассмотреть состав и структуру затрат на персонал. При этом нужно учитывать, что потери могут быть и результатом различного уровня подготовки кадров.

Структура расходов на персонал определяется как сумма статей расходов на персонал:

Sперсонал = Sнаем + Sотбор + Sобуч + Sз/п + Sпремии + Sльготы + Sувольнение + Sнекомп.

Затраты на обучение (Sобуч) включают затраты на профессиональную ориентацию, повышение квалификации специалистов, подготовку персонала (привитие и развитие навыков), профессиональное обучение, тренерство и наставничество. Sнекомп - расходы, обусловленные некомпетентностью сотрудников. Если это производственный рабочий, то такие расходы вызваны обыкновенным браком. Если же речь идет, например, о менеджере, это может быть недополученная прибыль по причине неверного или запоздалого решения.

Привлечение опытных менеджеров по персоналу на этапе комплектования кадров позволит избежать неоправданных расходов фирмы.

Минимизация ошибок при найме

Для минимизации ошибок при комплектовании кадров необходимо предварительное выполнение следующих процедур:

-анализ выполняемой работы;

-описание работы;

- составление персональнойспецификации (спецификации работы). Первая процедура осуществляется, как правило, с помощью

контрольных блоков вопросов. На основе ответов необходимо получить комплексную оценку работы, сформировать профессиональную спецификацию, должностную инструкцию.

Контрольный блок 1. Метод ключевых слов.

-Что выполняется на данном рабочем месте?

-Когда это делается (сроки, продолжительность)?

-Зачем это делается?

-Где находится конкретное рабочее место?

-Как это делается?

Контрольный блок 2. Обязанности:

-ответственность за подчиненных;

-ответственность за оборудование, материалы;

-финансовая ответственность.

Контрольный блок 3. Рабочие взаимоотношения:

-отношения с вышестоящими работниками;

-отношения с коллегами;

-отношения с другими отделами и подразделениями;

-отношения с посетителями, клиентами, поставщиками и т.п. Контрольный блок 4. Требования, предъявляемые к работе:

-необходимая квалификация и опыт;

-требуемый стандарт по характеристикам, по результатам;

-необходимые аналитические способности сотрудника;

-необходимое оборудование и обучение;

-необходимые физические данные и здоровье;

-необходимая мотивация.

Контрольный блок 5. Рабочие условия:

-физические условия и окружающая среда;

-социальные условия и рабочая группа;

-экономические условия и оплата.

Контрольныйблок6. Проверка иоценкарезультатов:

-проверка, осуществляемая работодателем;

-проверка, осуществляемая вышестоящим руководством.

Вторая процедура включает в себя описание работы. Одновременно с анализом выполняемой работы производится описание работы, в частности, указываются такие сведения, как:

-название занимаемой должности;

-квалификационный разряд;

-подчинение (кому подчиняется человек в этой должности и кто ему подчиняется);

-перечень обязанностей и ответственности;

-особые обязанности (по штату, по фондам, по финансам, по конфиденциальности информации).

Третья процедура включает в себя составление персональной спецификации (документа, содержащего требования, предъявляемые к исполнителю работы). На данном этапе фиксируются факты:

-умственные качества (минимум - хорошая речь, эрудиция, желательно - высокая эрудиция, красноречие, аналитические способности);

-физические качества;

-образование и квалификация;

-опыт и подготовка;

-личные качества (ответственность, целеустремленность, добросовестность, потенциал);

-функциональное описание выполняемой работы (т.е. то, что человек должен делать на работе).

Факторы, влияющие на планирование потребности в персонале

Факторы, оказывающие влияние на потребность предприятия в персонале на предприятии, разбивают на две группы: внешние и внутренние факторы.

Внешние факторы:

-государственная экономическая политика (налоговые льготы и другие экономические условия, которые могут либо стимулировать, либо тормозить развитие предприятия);

-конъюнктура рынка и изменение структуры рынка продукции и рынка труда;

-научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР).

Внутренние факторы:

-стратегия фирмы (определение цели, миссии и перспектив развития фирмы);

-организационная структура предприятия;

-текучесть рабочей силы (изменение структуры персонала);

-режим работы организации (гибкий график работы и т.п.);

-уровень оснащенности предприятия (оборудование и технологии, используемые на предприятии);

-система организации труда (менеджмент).

Показатели численности персонала

Общая численность персонала - число людей, имеющих трудовые отношения с предприятием (в том числе по договору).

Списочный состав - состав промышленно-производственного персонала, который формируется согласно расписанию на определенный момент времени.

Явочный состав - состав промышленно-производственного персонала, который должен находиться на рабочих местах в планируемом периоде.

Среднесписочный состав персонала за месяц определяется путем деления суммы списочного состава за все дни месяца (включая выходные и праздничные дни) на количество календарных дней в месяце.

Краткая характеристика качественной потребности в персонале

Качественная потребность в персонале - это потребность в кадрах поспециальностям, профессиям, категориям. Онаопределяется исходя из:

-требований к должностям и рабочим местам, которые содержатся

вдолжностных инструкциях и описаниях рабочих мест;

-профессионально-квалификационного деления работ, которое отражено в технологической документации на рабочий процесс;

-штатного расписания (состава должностей);

-документации, в которой содержатся различные регламентирующие условия управленческой деятельности с выделением требований к составу исполнителей.

Качественная потребность в руководителях может быть определена на основе:

-системыцелейкакосновыорганизационнойструктурыуправления;

-организационной структуры предприятия в целом и организационной структуры подразделений;

-должностной инструкции руководителей (должностные инструкции могут быть использованы как база для определения трудоемкости выполнения должностных функций).

Существуютследующие блокитиповой(классической) инструкции:

-характеристика организационного статуса должности (место в иерархической структуре, система оплаты труда);

-содержание выполняемых задач и функций, в том числе основные предписания по выполнению задач и функций;

-описание рабочих требований к исполнителю;

-взаимосвязи, права, обязанностииответственность рабочего места.

Методы планирования потребности

Выделим три основные группы методов планирования потребности в персонале.

1.Общая потребность:

-планирование потребностипо объемупродажнаодного работника;

-планирование потребности по прибыли до оплаты налогов;

-планирование потребности по добавочной стоимости.

2. Потребность по категориям:

- по времени выполнения и объему работ (по трудоемкости); - по нормам обслуживания; - по штатному расписанию.

3. Дополнительная потребность:

-прирост численности в связи с расширением сферы деятельности;

-расчет численности в связи с необходимостью возмещения выбывающих работников.

Планирование потребности в персонале по производительности труда (по объему продаж на одного работника) можно определить следующим образом:

C = Nпр ,

Ппр. тр

где С - численность работников; Nпр - объем производства (услуг, путевок и т.п.), шт. / год; Ппр. тр - производительность труда одного работника.

Планирование потребности в персонале по прибыли до уплаты налогов:

C = ПП′ ,

где П - общая сумма прибыли до уплаты налогов; П′ - прибыль, приходящаяся на одного работника.

Планирование потребностивперсоналеподобавочнойстоимости:

C = dcd ′ ,

где dc - это размер добавочной стоимости; d′ - удельный показатель добавочной стоимости на одного работника.

Определение потребностивперсоналепотрудоемкостипроцесса:

где Тн - время выполнения производственной программы (трудоемкость); Тпол - полезный фонд времени работы одного работника; qя - коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Для определения Тпол необходимо составить баланс рабочего времени одного работника (см. форму табл.5.1).

Форма таблицы 5.1

Порядок определения полезного фонда времени 1 работника

Коэффициент пересчета явочной численности в списочную определяется по формуле

qя = РРспя ,

где Ря - явочное число рабочих; Рсп - списочное число рабочих. Существуют два подхода к определению списочного числа

рабочих (исходя из различных вариантов оценки).

1. Рсп определяется с учетом степени использования фонда рабочего времени и явочной численности работников:

Рсп = Ря Ксс .

Вданном случае Ря - явочное число рабочих в сутки в планируемом периоде, определяется исходя из Ря в смену и количества смен в сутки, Ря в смену - минимальное количество рабочих, необходимое для выполнения планируемого задания по производству продукции за смену, определяется по участкам, цехам, операциям производственного процесса.

При определении Ря используются два основных подхода:

где Nсм - сменное задание по выпуску i-й продукции (в натуральном виде); Nвыр.см - норма выработки одного рабочего в смену; Квп.пл - коэффициент выполнения норм (плановый); tшт - штучная норма выработки (штук в час); Tсм - продолжительностьработыодного работника.

Ксс - коэффициент списочного состава, определяемыйпо формуле

Ксс = ФФн ,

факт

где Фн - номинальный фонд рабочего времени в данном периоде, дней; Ффакт - фактическое число рабочих дней (по планируемому балансу рабочего дня).

2. Рсп определяется сучетом невыходов по уважительным причинам:

где ∑Y - общий расчетный (намечаемый) процент планируемых невыходов на работу.

Время выполнения производственной программы

Расчет Тн производится по формуле

где n - количество номенклатурных позиций изделий в производственной программе; Ni - количество изделий i-й номенклатурной позиции; Ti - время выполнения процесса по изготовлению i-й номенклатурной позиции (трудоемкость); Тн.прi -

время, необходимое для изменения величины незавершенного производства в соответствии с производственным циклом изделий i-й номенклатурной позиции; Квп.пл - коэффициент выполнения норм (в зарубежной практике - уровень производительности), рассчитываемый по формуле

где tшт.норм - время изготовления единицы изделия по нормам (по технологии); tшт.факт - фактическое время изготовления единицы изделия.

Определение численности административноуправленческого персонала фирмы с использованием формулы Розенкранца

Особое значение для любой организации имеет численность административно-управленческого персонала (АУП), так как это связано с дополнительными затратами и оперативностью управления. Для расчета необходимой численности АУП используют следующую формулу:

где n - количество видов управленческих работ, выполняемых данной категорией управленцев; mi - среднее количество определенных действий (расчетов, переговоров, согласований и т.д.) в рамках i-й управленческой работы за определенный период времени (квартал, год); ti - время, необходимое для выполнения единицы "m" действия в рамках i-го управленческого вида работ; Ti - работа специалиста по контракту (договору) за соответствующий промежуток времени, принятый в расчетах (квартал, год); КНРВ - коэффициент необходимого распределения времени; КФРВ - коэффициент фактического распределения времени; tр - время на различные виды работ, которые невозможно предвидеть и учесть в предварительных расчетах.

Для расчета коэффициента необходимого распределения времени используется следующая формула:

КНРВ = КДР Ко qя ,

где КДР - коэффициент затрат на дополнительные работы (КДР = 1 - 1,4); Ко - коэффициент затрат времени на отдых в течение рабочего дня (Ко ≈ 1,12); qя - коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Расчет коэффициента фактического распределения времени проводится по формуле

КФРВ = Фn общ ,

∑miti

i=1

где Фобщ - общий фонд времени работы подразделений.

В плановых расчетах формула Розенкранца используется в следующем виде:

∑n miti

Вышеприведенная формула чаще всего используется при долгосрочном планировании деятельности фирмы.

Расчет потребности в кадрах по нормам обслуживания

Потребностьвобслуживающем персоналеопределяется по формуле

Cобс = n CTн d Tд ,

пол

где Собс - численность обслуживающего персонала; n - число установок; Сн - число рабочих, обслуживающих одну установку в течение смены; d - количество смен в сутки; Тд - количество суток работы установки в плановом периоде; Тпол - полезный фонд времени работы одного работника.

Расчет дополнительной потребности в кадрах производится по формуле

Cдоп = ∆Cчисл + ∆Cвозм ,

где ∆Счисл - прирост численности персонала в связи с расширением производства; ∆Свозм - возмещение работников, ушедших с работы по различным причинам.

Прирост численности персонала в связи с расширением производства определяется по выражению

где T1 - трудоемкость изготовления до роста объемов производства; q1 - производительность труда до роста объемов производства; ∆Т - прирост трудоемкости за счет увеличения объема производства; ∆q - прирост трудоемкости за счет повышения производительности.

Возмещение численности персонала рассчитывается по формуле

∆Cвозм = ∆Cе.у + ∆Cдв ,

где ∆Се.у - естественная убыль сотрудников (рабочих); ∆Сдв - "движение" кадров.