26. Электронный документооборот

Под документооборотом понимается движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды. Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: бумага; микрофиши; электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1.Хранение электронных документов в архиве. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: стоимостью хранения 1 мегабайта информации; скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов. Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д. Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ. Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения. Система электронной почты

27. Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия

Внутримашинные структурированные информационные ресурсы – это множество бумажных управленческих документов, а также информации поступающей из вне, размещаемых в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью. Наиболее распространенными формами существования внутримашинных информационных вопросов являются: файлы; базы данных; хранилища данных; базы знаний.

Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный.

Для обработки файл должен характеризоваться: именем для его поиска; количеством полей в записи; последовательностью фиксации полей в записи; типом записи (постоянная или переменная длина записи); типом поля (символьное или числовое); длиной поля (количество разрядов); ключом доступа. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись и вторичным, если больше одной.

Недостатки файловой системы: чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку; высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов.

Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от баз файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.).

Широкое применение баз данных не профессионалами-программистами стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу – системам управления базами данных (СУБД). Появление СУБД избавило пользователей от знания значительного объема тонкостей, связанных с решением экономических задач.

Дальнейшее развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных, назначение которых отлично от баз данных. Хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах. Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных и формирования решений.