Тема: Туристические выставки и ярмарки в рекламной деятельности

На выставках поставщики гостиничных и туристских услуг встре­чаются с покупателями лицом к лицу. Любой организатор выс­тавки делает все, чтобы создать деловую атмосферу для экспонен­тов и посетителей. Однако просто заказать выставочную пло­щадь – это еще не все. Благодаря планированию, экспоненты могут значительно увеличить эффективность своего участия в вы­ставках, а также выйти на новые рынки, найти новые контакты и развить свой бизнес.

Бронирование площади для участия в любой выставке долж­но быть осуществлено заранее. При этом возможно самостоятель­ное бронирование площади напрямую в администрации выстав­ки или через фирму консолидатора. Через всемирную Сеть это сделать проще всего и выгоднее для заказчика, поскольку сразу можно познакомиться со схемой размещения стендов и выбрать для себя наиболее выгодный вариант, познакомиться с другими участниками.

Консолидатор – это хорошо известная организаторам выс­тавки или форума компания, которая постоянно приобретает вы­ставочную площадь (обычно большие объемы площади, что дает возможность получать значительные скидки), оборудует ее, сни­мает с организаторов хлопоты по размещению информации в каталоге, получению бэджей на вход и т.д.

Сроки бронирования площадей по разным выставкам варьи­руются, но чтобы получить желаемое место, если оно не нахо­дится в длительной аренде у других компаний, лучше всего зака­зать площадь для участия в следующей выставке сразу же после окончания форума, т.е. за год вперед.

Не менее чем за полгода до начала выставки перечисляется по представленным банковским реквизитам аванс, составляющий от 30 до 50% общей суммы платежа.

В эти же сроки (за 6 месяцев до начала ярмарки) заказыва­ется оборудование, определяется напряжение в электросети. При этом следует тщательно обдумать его целесообразность и необ­ходимость на стенде. Если менеджер, занимающийся выставка­ми, не представляет, что такое подиум, витрина, и не может ни с кем проконсультироваться по данному вопросу, то лучше всего их не вносить в список, потому что стенд будет оборудован строго по представленному заказу, а поменять что-то в после­дний момент вряд ли удастся. Опытными участниками выставок обычно заказывается 2–3 барных стула, поскольку высокий стенд почти полностью скрывает сидящего стендиста, а стоять целый день достаточно тяжело. Вообще, мировой опыт показы­вает, что более 50% расходов у экспонентов уходит на дизайн и возведение стенда.

Необходимо также помнить, что если заказ на оборудование стенда придет позже 6 месяцев до начала работы ярмарки, то фирмы, занимающиеся оборудованием, выставляют дополнительные счета компании за поздние сроки, и цена возрастает в среднем на 30%.

Российская практика по некоторым выставкам, особенно по региональным, показывает, что при благоприятном стечении об­стоятельств стенд можно получить за месяц до начала открытия выставки. Оплата за аренду площадей на российском форуме иногда вносится во время самой выставки.

Однако приобретение выставочной площади за длительный срок не прихоть, а необходимость при грамотном ведении рабо­ты отдела маркетинга компании. Это делается для того, чтобы начать рекламную кампанию и сообщить всем реальным и по­тенциальным партнерам о том, что фирма будет представлена на этой выставке, информировать их о номере ее стенда, зала и па­вильоне. Тогда партнеры, даже те, кто не приедет на данную выс­тавку, поймут значимость фирмы и серьезность ее намерений. Поэтому, приобретая место на выставке, необходимо понимать, что чем меньше времени отводится на подготовку к выставке, тем меньше от нее отдача.

Нередки случаи, когда финансы компании ограничены, и она приобретает выставочную площадь на правах долевого участия с другими участниками. При этом их совместная площадь настолько мала, что каждый оказывается, образно говоря, чуть ли не на одной ноге. Таким образом, получается общее представительство. В этой ситуации необходимо понимать, что к такой компании вряд ли пойдет какой-то крупный туроператор или компания и приобретет его продукт. Они обычно не воспринимаются как со­лидные партнеры.

С другой стороны, совместные стенды могут сыграть положи­тельную роль для их участников и сэкономить некоторые сред­ства, когда выступают единым тематическим стендом.

Если компания желает, чтобы стенд посетили как можно больше потенциальных партнёров и потребителей, необходимо зара­нее разослать информационные письма с номером стенда компа­нии и приглашениями для гостей. Чтобы все профессиональные посетители не пришли в один и тог же день или, еще хуже, час, следует составить расписание встреч. После получения подтверж­дений встреч расписание корректируется. Обычно этот процесс начинается за 1 месяц до начала работы выставки и заканчивается за несколько дней до ее открытия.

Рекламная кампания в профессиональных средствах массовой информации проводится в среднем за 3 месяца до начала работы выставки. В публикациях указывается номер стенда, перечисляются новые предложения и туристские продукты, а также все ак­ции, которые фирма собирается провести во время работы на выставке.

К выставке готовится вся рекламная продукция: каталоги, проспекты, брошюры, листовки. Из-за существующей проблемы формирования цен на продукцию для российских компаний бы­вает достаточно сложно подготовить печатную продукцию. Выход прост: брошюры, каталоги готовятся заранее без указания стоимости, лист с ценами размножается ротапринтным способом и вкладывается в печатную продукцию.

Все каталоги, брошюры, проспекты должны быть готовы за 1 месяц до открытия выставки. За 2–3 недели до выставки их необ­ходимо разослать потенциальным покупателям, чтобы они мог­ли их изучить и были готовы обсудить возможные варианты со­трудничества.