Принципы и методы планирования
Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов.
Полнота планирования – при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значения для развития организации.
Точность планирования - при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.
Ясность планирования – цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.
Экономичность планирования – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.
Все виды планирования, таких как традиционных используют бюджетные методы, до более сложных – моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев позволяют уменьшить неопределенность, но и повысить точность прогноза.
Один из наиболее распространенных инструментов, который используется при планировании – это бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.
Другой прием техники планирования – это анализ. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализа окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.
В прошлом широко применялась такая техника планирования, как оперативное исследование. Речь идет об использовании научной техники управления для анализа проблемы и оценки возможных решений. Сюда входят теория очередей, игр, имитационное моделирование. Применения той или иной модели в процессе планирования зависит от накопления и анализа объективной информации.
Названные модели, хотя и носят количественный характер, успешно применяется для решения качественных вопросов планирования.
В любом плане функция планирования отвечает вопрос что (что включать в план? что предвидеть? и т.д.), но ему должна быть присуща функция организации, которая ставит вопросы кто и как (т.е. кто и как будет реализовывать план).
Метод ключевых событий
Проект – это комплекс взаимосвязанных действий (или операций), которые необходимо выполнить для достижения цели. Руководитель проекта несет ответственность за три основных параметра: сроки выполнения проекта, затраты на выполнение проекта, качество проекта.
Наиболее важным параметром являются сроки выполнения проекта, т.к. нельзя выполнить проект на необходимом качественном уровне и уложиться в заданную смету расходов, если нарушаются сроки. Поэтому контроль за соблюдением сроков выполнения проекта является одной из важнейших задач руководителя. Именно для этого и существуют методы разработки проектов.
Простейшей формой представления проекта является перечень основных (ключевых) событий, которые должны произойти в определенное время. Само событие не занимает время, т.е. не является процессом. Например, присутствие на лекции – процесс, а не событие, приход на лекцию к определенному времени – событие.
В настоящее время наиболее широкое применение нашли следующие методы планирования. Можно назвать две важнейшие области, в которых используется метод ключевых событий.
Определение общей структуры проекта, когда необходимо дать сотрудникам возможность подготовить свои планы, соответствующие ключевым событиям.
Определение контрольных сроков выполнения этапов большого проекта, которые должны соблюдать подразделения и отдельные исполнители части проекта.